Вопрос
Когда правильно рассматривать на экспертной комиссии снятие отметки ЭПК с дел, включенных в номенклатуру дел: по окончании делопроизводственного года или непосредственно перед уничтожением по истечении срока хранения?
Отвечает

Процедура регламентирована совершенно иначе. Непосредственное уничтожение документов и дел возможно только после утверждения (или согласования) соответствующих описей дел и при условии согласования экспертной комиссией (ЭК) организации проекта акта о выделении документов к уничтожению. Обратите внимание на:

  • п. 4.11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015 г.) и
  • п. 1.1.2 Методических рекомендаций по их применению, выпущенных ВНИИДАД в 2018 году.

Если следовать общему правилу, то снятие отметки «ЭПК» осуществляется на 2 этапе экспертизы ценности документов, когда сформированные дела с исполненными документами ежегодно готовятся к передаче в архив и выявляются документы, не подлежащие дальнейшему хранению в связи с истечением сроков их хранения, – по результатам этой работы составляются описи дел на передачу в архив и акты о выделении к уничтожению.

Отметка «ЭПК» означает, что часть документов дела с временным сроком хранения (например, «5 л. ЭПК»), по результатам экспертизы ценности может быть отнесена к документам постоянного срока хранения. Она является своеобразным предостережением от формального подхода к уничтожению всех документов дела по истечении обозначенных для него лет хранения. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру, и если в них обнаруживаются документы постоянного срока хранения, то они выделяются в самостоятельные дела и вносятся в опись дел постоянного хранения или включаются в уже сформированные однородные дела. Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

Таким образом, экспертная комиссия организации «снимает» отметку «ЭПК» на очередном заседании (обычно в 1 квартале каждого года), когда рассматривает и согласовывает оформленный в соответствии с Правилами 2015 г. проект сводного акта. Акт оформляет служба делопроизводства на основании проектов актов (предложений), подготовленных в структурных подразделениях, и, конечно, методически руководит совместно с архивом подготовкой дел к передаче в архив. А факт согласования акта должен быть зафиксирован в протоколе заседания ЭК.

Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то соблюдение данной регламентированной процедуры для нее обязательно. В процессе экспертизы ценности на данном этапе участвует куратор соответствующего архива, который должен быть включен в состав экспертной комиссии организации (п. 4 Примерного положения об экспертной комиссии организации, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43). Он заинтересован в полноте комплектования фонда источника комплектования и может помочь в оценке значимости документов, выявлении документов постоянного срока хранения в делах с отметкой «ЭПК».

Если ваша организация не является источником комплектования, то рекомендуем обратить внимание на интересный опыт лучших практик. Если направления деятельности стабильны (значит, стабилен и состав категорий и видов документов документального фонда), то из общего правила делаются исключения.

При качественно составленной номенклатуре дел с правильной систематизацией дел, точно сформулированными заголовками, полностью отражающими состав и содержание документов каждого конкретного дела, срок хранения дел сразу устанавливается в соответствии с перечнями документов со сроками хранения, но отметка «ЭПК» из них не переносится. В этом случае уже на 1 этапе экспертизы ценности документов (когда разрабатывается номенклатура дел и ее проект согласовывается экспертной комиссией) отметка «ЭПК» фактически совсем снимается или заменяется отметкой «ЭК». Но при этом номенклатура дел при ежегодном утверждении приказом руководителя организации внимательно пересматривается и уточняется 1 раз в 3 года (не в 5 лет, как обычно) или в связи с появлением новой функции и новых участков деятельности организации.

При такой технологии управления документами специалисты службы делопроизводства поддерживают актуальность номенклатуры дел в течение года, оперативно уточняют сроки хранения и осуществляют общий контроль за правильностью формирования дел. Квалифицированные исполнители и обученные ответственные за делопроизводство в подразделениях полностью соблюдают утвержденные схемы формирования дел. Тогда каждый документ сразу попадает в «правильное» дело, у которого в номенклатуре зафиксирован конкретный срок хранения (т.е. «засланных казачков» в деле не оказывается). И конечно, такую технологию должна поддерживать полнофункциональная информационная система (СЭД) с соответствующими настройками для управления сроками хранения документов, что могут позволить себе крупные организации.

Но практика показывает, что совсем небольшие организации тоже могут ее применять при стабильных функциях и стабильном составе документального фонда.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД

Что мешает долго хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями (КЭП)? Какими нормативными правовыми актами (НПА) руководствоваться при организации хранения таких документов? К сожалению, найденные нами НПА ответа на данный вопрос не дают. Но такие документы с КЭП у нас уже есть, и хранить их как-то надо. Пока «спасение утопающих остается делом рук самих утопающих», поэтому мы перечислили подходы к подтверждению верности исторических электронных подписей, встречающиеся в отечественной и мировой практике. Однако без законодательного решения этого вопроса нам не обойтись.

Из-за появления в номенклатуре дел электронных документов ее надо перерабатывать? А из-за нового Перечня 2019 г.?

Нужно ли согласовывать номенклатуру дел филиала на 2021 год с ЭПК головной организации в связи с изменением сроков хранения документов по Перечню 2019 г. и появлением в номенклатуре дел электронных документов на основании приказов головной организации и филиала «Об организации опытной эксплуатации использования электронной подписи в электронных документах»? Последней согласованной с ЭПК головной организации была номенклатура дел на 2019 год.

Какой срок хранения у личных дел студентов вуза?

Работаю в вузе. Встал вопрос о сроках хранения личных дел студентов. В сфере образования существует свой документ, регламентирующий сроки хранения – Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения, утвержденный в 1980 году. Cогласно этому Перечню срок их хранения составляет 75 лет. Не так давно срок хранения документов по личному составу изменился с 75 лет на 50 лет. Соответственно, можно ли считать, что срок хранения личных дел обучающихся тоже сменился на 50 лет?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?