Вопрос
Когда правильно рассматривать на экспертной комиссии снятие отметки ЭПК с дел, включенных в номенклатуру дел: по окончании делопроизводственного года или непосредственно перед уничтожением по истечении срока хранения?
Отвечает

Процедура регламентирована совершенно иначе. Непосредственное уничтожение документов и дел возможно только после утверждения (или согласования) соответствующих описей дел и при условии согласования экспертной комиссией (ЭК) организации проекта акта о выделении документов к уничтожению. Обратите внимание на:

  • п. 4.11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015 г.) и
  • п. 1.1.2 Методических рекомендаций по их применению, выпущенных ВНИИДАД в 2018 году.

Если следовать общему правилу, то снятие отметки «ЭПК» осуществляется на 2 этапе экспертизы ценности документов, когда сформированные дела с исполненными документами ежегодно готовятся к передаче в архив и выявляются документы, не подлежащие дальнейшему хранению в связи с истечением сроков их хранения, – по результатам этой работы составляются описи дел на передачу в архив и акты о выделении к уничтожению.

Отметка «ЭПК» означает, что часть документов дела с временным сроком хранения (например, «5 л. ЭПК»), по результатам экспертизы ценности может быть отнесена к документам постоянного срока хранения. Она является своеобразным предостережением от формального подхода к уничтожению всех документов дела по истечении обозначенных для него лет хранения. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру, и если в них обнаруживаются документы постоянного срока хранения, то они выделяются в самостоятельные дела и вносятся в опись дел постоянного хранения или включаются в уже сформированные однородные дела. Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

Таким образом, экспертная комиссия организации «снимает» отметку «ЭПК» на очередном заседании (обычно в 1 квартале каждого года), когда рассматривает и согласовывает оформленный в соответствии с Правилами 2015 г. проект сводного акта. Акт оформляет служба делопроизводства на основании проектов актов (предложений), подготовленных в структурных подразделениях, и, конечно, методически руководит совместно с архивом подготовкой дел к передаче в архив. А факт согласования акта должен быть зафиксирован в протоколе заседания ЭК.

Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то соблюдение данной регламентированной процедуры для нее обязательно. В процессе экспертизы ценности на данном этапе участвует куратор соответствующего архива, который должен быть включен в состав экспертной комиссии организации (п. 4 Примерного положения об экспертной комиссии организации, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43). Он заинтересован в полноте комплектования фонда источника комплектования и может помочь в оценке значимости документов, выявлении документов постоянного срока хранения в делах с отметкой «ЭПК».

Если ваша организация не является источником комплектования, то рекомендуем обратить внимание на интересный опыт лучших практик. Если направления деятельности стабильны (значит, стабилен и состав категорий и видов документов документального фонда), то из общего правила делаются исключения.

При качественно составленной номенклатуре дел с правильной систематизацией дел, точно сформулированными заголовками, полностью отражающими состав и содержание документов каждого конкретного дела, срок хранения дел сразу устанавливается в соответствии с перечнями документов со сроками хранения, но отметка «ЭПК» из них не переносится. В этом случае уже на 1 этапе экспертизы ценности документов (когда разрабатывается номенклатура дел и ее проект согласовывается экспертной комиссией) отметка «ЭПК» фактически совсем снимается или заменяется отметкой «ЭК». Но при этом номенклатура дел при ежегодном утверждении приказом руководителя организации внимательно пересматривается и уточняется 1 раз в 3 года (не в 5 лет, как обычно) или в связи с появлением новой функции и новых участков деятельности организации.

При такой технологии управления документами специалисты службы делопроизводства поддерживают актуальность номенклатуры дел в течение года, оперативно уточняют сроки хранения и осуществляют общий контроль за правильностью формирования дел. Квалифицированные исполнители и обученные ответственные за делопроизводство в подразделениях полностью соблюдают утвержденные схемы формирования дел. Тогда каждый документ сразу попадает в «правильное» дело, у которого в номенклатуре зафиксирован конкретный срок хранения (т.е. «засланных казачков» в деле не оказывается). И конечно, такую технологию должна поддерживать полнофункциональная информационная система (СЭД) с соответствующими настройками для управления сроками хранения документов, что могут позволить себе крупные организации.

Но практика показывает, что совсем небольшие организации тоже могут ее применять при стабильных функциях и стабильном составе документального фонда.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Где взять форму журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов

Подскажите, пожалуйста, где взять образец журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов?

Сколько хранить типовую и индивидуальную должностную инструкции? Как их различить?

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, т.е. от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения?

Документы к протоколам: правильное оформление и формирование в дела

Показываем, как формировать дела с протоколами, их приложениями (утвержденными коллегиальным органом документами) и др. документами к протоколам, которые детализируют ход обсуждения и аргументируют принятые решения (списками присутствующих, докладами, презентациями, справками, отчетами и т.п., а также черновиком протокола в бумажном виде или в форме аудиозаписи). Показываем, как делать взаимные ссылки между этими документами, чтобы увязать их с протоколом, оформить все необходимые идентификационные реквизиты и подписи для придания юридической силы. Объясняем, что, где и сколько надо хранить. Показываем примеры отражения соответствующих дел в номенклатуре дел и в описи на передачу в архив.

Сколько хранить кассовые документы, если нет лицевых счетов?

Помогите, пожалуйста, аргументировать с точки зрения действующего законодательства срок хранения следующих документов: 1. Кассовые документы (отчеты по кассе, приходные и расходные кассовые ордера) формируются в дело вместе с платежными ведомостями на выплату денежных сумм из кассы, с «живыми» подписями о получении (выплат через кассу очень мало, т.к. основной объем зарплаты выплачивается путем перечисления денежных средств на банковские карточки работников). При определении срока хранения данного дела нужно использовать ст. 277 и ст. 295 Перечня 2019 г. По «старшинству» ко всему делу можно применить срок хранения 6 лет, но только в том случае, если есть лицевые счета, а при их отсутствии, срок хранения составляет – 50/75 лет. 2. Акционерное общество не ведет лицевых счетов. В архив на хранение передаются на бумажном носителе только расчетные листы – вторые экземпляры (информация, содержащаяся в расчетном листе, в большинстве своем, совпадает с информацией лицевого счета). Также с помощью программы 1С: ЗУП ведутся расчетные ведомости (при необходимости в этой же программе можно сформировать и лицевые счета). Можно ли применить 6-летний срок хранения для дел, содержащих кассовые документы и расчетные ведомости, при условии хранения: – расчетных листов по зарплате вместо лицевых счетов; – вместо лицевых счетов – расчетных ведомостей в электронном виде?"

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах

Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?