Если документ существует в электронной и бумажной форме

Вопрос
Вопрос, на который так и не нашел однозначного ответа. Предположим, я создал электронный оригинал документа, который затем подписал электронной подписью, а затем распечатал и подписал. Который из них подлинник? Первый, второй или оба? Что потом в архив сдавать как оригинал?
Отвечает

Ищите ответ по нескольким направлениям. Во-первых, рекомендуем изучить терминологию. Базовые определения, закрепленные в данном стандарте, используются в судах, когда документы оцениваются в качестве доказательства:

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа;

копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме.

Опирайтесь на ключевое слово «единственный», т.е. в момент создания документа в нем самом оформляются такие реквизиты об авторе, дате, подписанте, которые подтверждают его достоверность и юридическую силу. Если вы не создаете договоры, акты, соглашения и другие документы, которые в установленных законом ситуациях должны быть оформлены как подлинники для каждой из сторон, то речь идет всегда о единственном документе, о подлиннике.

Когда требуется создание так называемых «умноженных оригиналов» (прежде всего в договорной работе), то независимо от формы представления (только бумажной или только электронной) речь может идти о нескольких подлинниках, имеющих одинаковую юридическую силу. Только это должно быть оговорено в тексте самого документа и оформлено в его реквизитах. Специальное нотариальное делопроизводство в данном ответе мы не рассматриваем.

Во-вторых, опирайтесь на технологию работы. Электронный документ создается в статусе электронного оригинала в информационной системе (например, в СЭД) на основании разработанных для конкретных видов документов «входных» форм (электронных шаблонов, моделей бланков и т.п.). Во входных формах предусмотрены поля и метаданные, которые исполнитель документа не видит, но которые позволяют документом управлять. В СЭД должны быть реализованы такие настройки функциональности, которые обеспечивают соблюдение базового принципа управления документами: форма представления документа зависит от срока его хранения.

Например, если необходимо создать документ постоянного срока хранения, то:

  • исполнитель может:
    • по своим правам доступа в СЭД оформить только проект такого документа, согласовать его в системе,
    • окончательную версию проекта распечатать в бумажной форме и
    • передать на подписание собственноручной подписью уполномоченному должностному лицу;
  • служба делопроизводства:
    • регистрирует (проставляет дату и индекс) на подписанный документ в бумажной форме – он и является единственным подлинником и
    • своей электронной подписью (простой, которую поддерживает СЭД) «переводит» проект исполнителя в СЭД в статус электронной копии, возможно добавляя в систему скан подписанного документа;
  • в архив передаются в обычном порядке документ в бумажной форме (по описи дел постоянного хранения) и заверенные электронные копии (по описи электронных документов фонда пользования).

Обратите внимание, что в настоящее время ВНИИДАД разрабатывает Перечень документов, которые должны составляться и оформляться исключительно в бумажной форме, т.е. концепция управления документами получит свою методическую и нормативную основу.

Если вы создали документ в электронной форме и подписали его электронной подписью (любого вида), то вы создали электронный подлинник документа. В электронном виде в системе он будет представлять собой 2 файла: документ + электронная подпись. За счет программных настроек подпись на документе будет визуализироваться, например так:

Пример 1. Визуализация электронной подписи на документе (электронном оригинале и бумажной распечатке)

Подписано. Начальник отдела Иван_Иванов. 01.10.2020 13.45 мск.

В вопросе описана ситуация, когда электронный документ был создан в статусе оригинала (т.е. его подписали электронной подписью), а затем его распечатали и почему-то еще раз подписали (уже на бумаге ручкой). В этом случае ваша подпись должна была войти, скорее, в состав отметки о заверении копии.

В СЭД обычно делаются настройки (проектируются технологические метаданные) о разрешении распечатывать электронные подлинники, которые должны потом удостоверяться в статусе бумажных копий. И наоборот: в системе могут удостоверяться электронные копии бумажных оригиналов (после сканирования или фотографирования). А дополнительные счетчики позволяют определять, сколько и на каких рабочих местах распечатано бумажных копий электронных документов, каков расход тех или иных бланков и т.п.

Таков общий алгоритм, особенности применения которого зависят от ваших прав доступа, полномочий составлять и оформлять документы конкретного вида, от вида используемой электронной подписи и т.п. Все конкретные технологические особенности работы с электронными документами в организациях желательно регламентировать в локальных нормативных актах, например: Положении о СЭД, Регламенте электронного документооборота, ведения переписки с помощью электронных сообщений и т.п.

Считаем, что изучение регламентирующих документов своей организации – это третье направление поиска ответа на вопрос о подлинности заинтересовавших вас электронных документов.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как сослаться на измененный пункт приказа?

В основной приказ внесли изменения. Потом в другом документе надо сослаться на измененный пункт этого приказа. В такой ссылке достаточно указать только номер пункта и реквизиты измененного приказа? Или надо еще оговаривать, что он изменен и чем изменен? Как сформулировать ссылку правильно?

Что делать раньше с договором в электронном виде: регистрировать или подписывать?

Не все технологии бумажного делопроизводства удается полностью перенести на электронные рельсы, когда мы замахиваемся на полноценный электронный документооборот. Какие изменения придется внести в процедуру подписания электронного оригинала договора и его регистрацию (присвоение номера и даты)? Как при этом учесть реалии современных технологий и требования законодательства? Рассказываем о возможных вариантах.

Кому отчитываться в выполнении приказа?

Как сформулировать в приказе поручение представить информацию (отчет и т.п.) подписанту этого распорядительного документа?

Если приказ на бланке с указанием филиала, то как его упоминать в тексте?

На официальном бланке приказа/распоряжения, в левом верхнем углу указано полное наименование головной организации и ниже – нашего Филиала с указанием города. При оформлении на таком бланке в тексте приказа можно ли вместо полного наименования филиала писать просто «Филиал»? Ведь по официальному бланку и подписанту итак понятно, что за Филиал имеется в виду. Или все-таки в начале следует указывать полное наименование, а в скобках писать «(далее – Филиал)»?

Приказы: оформляем по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций

Анализ правил оформления всех реквизитов приказа, которые заложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендациях по его применению: с подсказками, какие их предписания выполнять не стоит и почему, что появилось нового, а что можно продолжать делать «по старинке». Дали минимально необходимую классификацию приказов – как их разделять на документопотоки, чтобы обеспечить правильную регистрацию. Объяснили, какие шрифты теперь нужно использовать и где их взять, с каким межстрочным интервалом печатать приказы. Показали возможный состав метаданных.

Кому отчитываться в выполнении приказа?

Как сформулировать в приказе поручение представить информацию (отчет и т.п.) подписанту этого распорядительного документа?

Как сослаться на измененный пункт приказа?

В основной приказ внесли изменения. Потом в другом документе надо сослаться на измененный пункт этого приказа. В такой ссылке достаточно указать только номер пункта и реквизиты измененного приказа? Или надо еще оговаривать, что он изменен и чем изменен? Как сформулировать ссылку правильно?

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.