Если документ существует в электронной и бумажной форме

Вопрос
Вопрос, на который так и не нашел однозначного ответа. Предположим, я создал электронный оригинал документа, который затем подписал электронной подписью, а затем распечатал и подписал. Который из них подлинник? Первый, второй или оба? Что потом в архив сдавать как оригинал?
Отвечает

Ищите ответ по нескольким направлениям. Во-первых, рекомендуем изучить терминологию. Базовые определения, закрепленные в данном стандарте, используются в судах, когда документы оцениваются в качестве доказательства:

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа;

копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме.

Опирайтесь на ключевое слово «единственный», т.е. в момент создания документа в нем самом оформляются такие реквизиты об авторе, дате, подписанте, которые подтверждают его достоверность и юридическую силу. Если вы не создаете договоры, акты, соглашения и другие документы, которые в установленных законом ситуациях должны быть оформлены как подлинники для каждой из сторон, то речь идет всегда о единственном документе, о подлиннике.

Когда требуется создание так называемых «умноженных оригиналов» (прежде всего в договорной работе), то независимо от формы представления (только бумажной или только электронной) речь может идти о нескольких подлинниках, имеющих одинаковую юридическую силу. Только это должно быть оговорено в тексте самого документа и оформлено в его реквизитах. Специальное нотариальное делопроизводство в данном ответе мы не рассматриваем.

Во-вторых, опирайтесь на технологию работы. Электронный документ создается в статусе электронного оригинала в информационной системе (например, в СЭД) на основании разработанных для конкретных видов документов «входных» форм (электронных шаблонов, моделей бланков и т.п.). Во входных формах предусмотрены поля и метаданные, которые исполнитель документа не видит, но которые позволяют документом управлять. В СЭД должны быть реализованы такие настройки функциональности, которые обеспечивают соблюдение базового принципа управления документами: форма представления документа зависит от срока его хранения.

Например, если необходимо создать документ постоянного срока хранения, то:

  • исполнитель может:
    • по своим правам доступа в СЭД оформить только проект такого документа, согласовать его в системе,
    • окончательную версию проекта распечатать в бумажной форме и
    • передать на подписание собственноручной подписью уполномоченному должностному лицу;
  • служба делопроизводства:
    • регистрирует (проставляет дату и индекс) на подписанный документ в бумажной форме – он и является единственным подлинником и
    • своей электронной подписью (простой, которую поддерживает СЭД) «переводит» проект исполнителя в СЭД в статус электронной копии, возможно добавляя в систему скан подписанного документа;
  • в архив передаются в обычном порядке документ в бумажной форме (по описи дел постоянного хранения) и заверенные электронные копии (по описи электронных документов фонда пользования).

Обратите внимание, что в настоящее время ВНИИДАД разрабатывает Перечень документов, которые должны составляться и оформляться исключительно в бумажной форме, т.е. концепция управления документами получит свою методическую и нормативную основу.

Если вы создали документ в электронной форме и подписали его электронной подписью (любого вида), то вы создали электронный подлинник документа. В электронном виде в системе он будет представлять собой 2 файла: документ + электронная подпись. За счет программных настроек подпись на документе будет визуализироваться, например так:

Пример 1. Визуализация электронной подписи на документе (электронном оригинале и бумажной распечатке)

Подписано. Начальник отдела Иван_Иванов. 01.10.2020 13.45 мск.

В вопросе описана ситуация, когда электронный документ был создан в статусе оригинала (т.е. его подписали электронной подписью), а затем его распечатали и почему-то еще раз подписали (уже на бумаге ручкой). В этом случае ваша подпись должна была войти, скорее, в состав отметки о заверении копии.

В СЭД обычно делаются настройки (проектируются технологические метаданные) о разрешении распечатывать электронные подлинники, которые должны потом удостоверяться в статусе бумажных копий. И наоборот: в системе могут удостоверяться электронные копии бумажных оригиналов (после сканирования или фотографирования). А дополнительные счетчики позволяют определять, сколько и на каких рабочих местах распечатано бумажных копий электронных документов, каков расход тех или иных бланков и т.п.

Таков общий алгоритм, особенности применения которого зависят от ваших прав доступа, полномочий составлять и оформлять документы конкретного вида, от вида используемой электронной подписи и т.п. Все конкретные технологические особенности работы с электронными документами в организациях желательно регламентировать в локальных нормативных актах, например: Положении о СЭД, Регламенте электронного документооборота, ведения переписки с помощью электронных сообщений и т.п.

Считаем, что изучение регламентирующих документов своей организации – это третье направление поиска ответа на вопрос о подлинности заинтересовавших вас электронных документов.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД

Что мешает долго хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями (КЭП)? Какими нормативными правовыми актами (НПА) руководствоваться при организации хранения таких документов? К сожалению, найденные нами НПА ответа на данный вопрос не дают. Но такие документы с КЭП у нас уже есть, и хранить их как-то надо. Пока «спасение утопающих остается делом рук самих утопающих», поэтому мы перечислили подходы к подтверждению верности исторических электронных подписей, встречающиеся в отечественной и мировой практике. Однако без законодательного решения этого вопроса нам не обойтись.

Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта

Характеристика технологического уровня СЭД в понимании Требований Росархива. На какую нормативную базу лучше опираться при использовании новых Требований.

О странных способах подписания электронного документа

Руководитель подписывает документ на планшете, потом секретарь распечатывает этот документ на цветном принтере и «Почтой России» отправляем данный документ в различные компании, включая банки. Подскажите, какие риски есть у нашей компании? Как убедить руководителя, что так делать нельзя?

Отстранение от работы из-за повышенной температуры в период борьбы с COVID-19: как оформить приказ, ответственность за нарушения

Кто обязал работодателей ежедневно измерять температуру у своих сотрудников и в случае обнаружения повышенной температуры отстранять таких лиц от работы? Какая температура считается повышенной? Ответственность организации и человека, которые отказываются от соблюдения мер профилактики COVID-19, весьма серьезная (в исключительных случаях для граждан штраф до 2 000 000 руб. и лишение свободы до 5 лет, организацию могут оштрафовать до 1 000 000 руб., приостановить ее деятельность до 90 суток и дисквалифицировать руководителя) – разъясняем в статье все возможные варианты. Поэтому работодателю важно документировать факт отстранения от работы предположительно заболевшего сотрудника. Объясняем также, что нужно сделать потом.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Оформление приказа

Правила оформления реквизитов приказа описаны с учетом изменений, внесенных новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению ОРД. Детально описано и показано: как оформить бланк приказа, дату и регистрационный номер, гриф ограничения доступа; сформулировать текст и заголовок к нему; разобраться со сроками исполнения и ответственными исполнителями; по-новому оформить отметку о наличии приложений и данные о разработчике проекта приказа.