Если документ существует в электронной и бумажной форме

Ищите ответ по нескольким направлениям. Во-первых, рекомендуем изучить терминологию. Базовые определения, закрепленные в данном стандарте, используются в судах, когда документы оцениваются в качестве доказательства:

Опирайтесь на ключевое слово «единственный», т.е. в момент создания документа в нем самом оформляются такие реквизиты об авторе, дате, подписанте, которые подтверждают его достоверность и юридическую силу. Если вы не создаете договоры, акты, соглашения и другие документы, которые в установленных законом ситуациях должны быть оформлены как подлинники для каждой из сторон, то речь идет всегда о единственном документе, о подлиннике.

Когда требуется создание так называемых «умноженных оригиналов» (прежде всего в договорной работе), то независимо от формы представления (только бумажной или только электронной) речь может идти о нескольких подлинниках, имеющих одинаковую юридическую силу. Только это должно быть оговорено в тексте самого документа и оформлено в его реквизитах. Специальное нотариальное делопроизводство в данном ответе мы не рассматриваем.

Во-вторых, опирайтесь на технологию работы. Электронный документ создается в статусе электронного оригинала в информационной системе (например, в СЭД) на основании разработанных для конкретных видов документов «входных» форм (электронных шаблонов, моделей бланков и т.п.). Во входных формах предусмотрены поля и метаданные, которые исполнитель документа не видит, но которые позволяют документом управлять. В СЭД должны быть реализованы такие настройки функциональности, которые обеспечивают соблюдение базового принципа управления документами: форма представления документа зависит от срока его хранения.

Например, если необходимо создать документ постоянного срока хранения, то:

• исполнитель может:
• по своим правам доступа в СЭД оформить только проект такого документа, согласовать его в системе,
• окончательную версию проекта распечатать в бумажной форме и
• передать на подписание собственноручной подписью уполномоченному должностному лицу;
• служба делопроизводства:
• регистрирует (проставляет дату и индекс) на подписанный документ в бумажной форме – он и является единственным подлинником и
• своей электронной подписью (простой, которую поддерживает СЭД) «переводит» проект исполнителя в СЭД в статус электронной копии, возможно добавляя в систему скан подписанного документа;
• в архив передаются в обычном порядке документ в бумажной форме (по описи дел постоянного хранения) и заверенные электронные копии (по описи электронных документов фонда пользования).

Обратите внимание, что в настоящее время ВНИИДАД разрабатывает Перечень документов, которые должны составляться и оформляться исключительно в бумажной форме, т.е. концепция управления документами получит свою методическую и нормативную основу.

Если вы создали документ в электронной форме и подписали его электронной подписью (любого вида), то вы создали электронный подлинник документа. В электронном виде в системе он будет представлять собой 2 файла: документ + электронная подпись. За счет программных настроек подпись на документе будет визуализироваться, например так:

В вопросе описана ситуация, когда электронный документ был создан в статусе оригинала (т.е. его подписали электронной подписью), а затем его распечатали и почему-то еще раз подписали (уже на бумаге ручкой). В этом случае ваша подпись должна была войти, скорее, в состав отметки о заверении копии.

В СЭД обычно делаются настройки (проектируются технологические метаданные) о разрешении распечатывать электронные подлинники, которые должны потом удостоверяться в статусе бумажных копий. И наоборот: в системе могут удостоверяться электронные копии бумажных оригиналов (после сканирования или фотографирования). А дополнительные счетчики позволяют определять, сколько и на каких рабочих местах распечатано бумажных копий электронных документов, каков расход тех или иных бланков и т.п.

Таков общий алгоритм, особенности применения которого зависят от ваших прав доступа, полномочий составлять и оформлять документы конкретного вида, от вида используемой электронной подписи и т.п. Все конкретные технологические особенности работы с электронными документами в организациях желательно регламентировать в локальных нормативных актах, например: Положении о СЭД, Регламенте электронного документооборота, ведения переписки с помощью электронных сообщений и т.п.

Считаем, что изучение регламентирующих документов своей организации – это третье направление поиска ответа на вопрос о подлинности заинтересовавших вас электронных документов.