Муниципальный архив через суд обязали бесплатно принять документы по личному составу ликвидируемого АО

Коммерческое предприятие АО «Интауголь» (далее – АО) было образовано из АО «Шахта «Интауголь», которое, в свою очередь, было создано на базе приватизированного государственного предприятия. В июне 2019 года общество АО «Интауголь» было признано судом несостоятельным (банкротом).

В декабре 2021 года АО направило шаблонное заявление в адрес Интинского городского архива документов по личному составу (далее – Архив) с намерением передать 397 единиц хранения с документами по личному составу за 2018–2021 годы, в результате чего был заключен договор об оказании возмездных услуг. Он подразумевал следующее:

• предварительную 100%-ую оплату более 1 млн руб. в течение 3 дней с момента получения счета (отдельно было оговорено, что в случае неоплаты услуг Архив имел право не принимать документы по личному составу);
• собственник передает Архиву документы по личному составу, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда Республики Коми, на долговременное хранение для использования в научных, практических, социальных и иных целях;
• Архив обязуется принять документы собственника на долговременное хранение в упорядоченном состоянии и хранить в течение 50 лет с даты окончания делопроизводства (даты завершения дела) после 100%-ой оплаты.

Интересно посмотреть, на какую нормативную базу опирался Архив, чтобы заставить конкурсного управляющего заплатить за передачу ему на хранение документов по личному составу:

• АО «Интауголь» является негосударственной организацией (согласно сведениям из ЕГРЮЛ) и его архивные документы относятся к частной собственности (ст. 9 Закона об архивном деле¹);
• в п. 18.9 Устава АО «Интауголь» установлено, что при ликвидации общества документы по личному составу передаются на хранение в архив за счет средств общества в соответствии с требованиями архивных органов;
• Архив осуществляет прием и хранение архивных документов по личному составу ликвидированных негосударственных предприятий, организаций, учреждений, находящихся на территории Муниципального образования городского округа Инта, за плату на договорной основе в соответствии с прейскурантом, утвержденным постановлением Муниципального образования городского округа Инта.

Уже после заключения договора конкурсный управляющих обратился в Архив с просьбой все-таки на безвозмездной основе принять кадровые документы. А получив отказ, пошел решать вопрос в суде. Дело прошло все судебные инстанции вплоть до Верховного Суда РФ. Все судебные инстанции настаивали на необходимости бесплатного приема Архивом документов по личному составу ликвидируемого «частного» АО. Их аргументация следующая:

• Архив не вправе принимать такие документы за плату на договорной основе, т.к. это противоречит Закону об архивном деле, – они должны быть приняты бесплатно;
• в ч. 10 ст. 23 данного Закона предусмотрена обязанность конкурсного управляющего в случае ликвидации негосударственной организации передать ее документы по личному составу в архив. В силу той же статьи государственные / муниципальные архивы обязаны принять такие документы по требованию конкурсного управляющего;
• ликвидируемое АО действовало в г. Инте на территории Республики Коми, поэтому АО правильно обратилось с заявлением о передаче на хранение кадровых документов в МБУ «Интинский архив документов по личному составу»;
• заключенный между АО и Архивом договор не расторгнут, не считается недействительным, однако для передачи в Архив «спорных документов» его заключение не обязательно.

Отказ Архива принять документы бесплатно суды посчитали незаконным и обязали все-таки это сделать (дело № А29-5232/2022 сначала рассматривал Арбитражный суд Республики Коми в октябре 2022 года, потом его решение подтвердили Второй арбитражный апелляционный суд в феврале 2023 года, Арбитражный суд Волго-Вятского округа в июне 2023 года, а судья Верховного Суда РФ в сентябре 2023 года (определение № 301-ЭС23-17308) отказал Архиву в передаче кассационной жалобы для рассмотрения в судебном заседании Судебной коллегии по экономическим спорам ВС РФ).

Архивы пытаются на платной основе принимать документы ликвидируемых организаций даже по личному составу. Поэтому подобные истории мы систематически видим в судебной практике и освещаем их в нашем журнале. Примечательно, что суды принимают в этих ситуациях разные решения, хотя чаще обязывают архивы бесплатно принимать документы именно по личному составу ликвидируемых организаций всех форм собственности. Эти документы часто востребованы бывшими работниками ликвидированных организаций для подтверждения их социальных прав, в основном пенсионного обеспечения.

Архивы тоже можно понять: государство держит их «на скудном пайке», бюджетного финансирования не хватает, свободных площадей тоже. Чтобы выполнять возложенные на них обязанности, им приходится изыскивать финансирование. Если подобные вопросы систематически доходят до судебных разбирательств, значит, они требуют более четкого нормативного регулирования, чтобы не оставлять возможности для разночтений! Конечно, чтобы вся система гладко работала, она должна должным образом финансироваться. А пока, если ваша организация либо коллеги столкнутся с подобной задачей, у вас на руках будет подборка судебной практики, на которую вы сможете опереться.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании
«ЭОС», эксперт ИСО