В какой архив и за чей счет передавать документы по личному составу ликвидируемого АО?

Арбитражный суд Пермского края в марте 2020 года вынес решение по делу № А50-37571/2019. Аналогичные споры возникают систематически, обнажая нерешенные проблемы:

• в какой (федеральный или региональный) архив надо сдавать документы по личному составу реорганизованной компании, которая в конце концов стала коммерческой структурой (например, АО) и теперь ликвидируется?
• кто должен за это платить архиву? и должен ли?

ПАО «Мотовилихинские заводы», работающее в сфере специального машиностроения и металлургии, просило суд признать незаконным отказ Государственного архива Пермского края принять более 200 тысяч дел с документами по личному составу.

В 1992 году Пермский машиностроительный завод им В.И. Ленина был преобразован в АО «Мотовилихинские заводы», которому перешло в собственность все имущество. В 2013 году АО «Мотовилихинские заводы» было переименовано в ОАО «Мотовилихинские заводы», а в 2014 году – в ПАО «Мотовилихинские заводы» (далее – ПАО). В апреле 2018 года оно было признано банкротом.

Конкурсный управляющий в сентябре 2019 года направил в адрес архива письмо, в котором просил принять на хранение документы по личному составу за период с 1944 по декабрь 1992 года. Но региональный архив:

• отказался принять их за счет средств бюджета Пермского края как отнесенные к федеральной собственности, а также
• известил о готовности рассмотреть вопрос о приеме этих документов на договорной основе (т.е. за деньги).

Суд рассуждал следующим образом:

• у ПАО не было заключенного договора с архивом – оно не было его источником комплектования и хотело передать только документы по личному составу;
• документы по личному составу ликвидируемых организаций нужны для подтверждения бывшими работниками информации об их трудовой деятельности в целях защиты их социальных прав;
• отсутствие соответствующего договора в данном случае не препятствует возложению на архив обязанности принять от ПАО спорные документы, тем более что в Законе об архивном деле¹ нет указания на то, что документы по личному составу подлежат принятию на хранение по договору на возмездной основе.

Арбитражный суд Пермского края обязал региональный архив безвозмездно принять документы по личному составу за период с 1944 года по декабрь 1992 года в количестве более 200 тысяч дел. Следующая судебная инстанция поддержала решение 1-й инстанции.

Подобные споры судам приходится разбирать систематически, потому что в законодательстве до сих пор до конца не урегулирован вопрос финансирования хранения документов ликвидированных организаций. Фактически, в этой истории суды отмахнулись от аргументов архива, который пытался объяснить:

хранение в региональном архиве документов, относящихся к федеральной собственности, является незаконным;

а если это происходит, то должно кем-то финансироваться: организацией, сдающей документы, либо соответствующим госбюджетом.

Жаль, что региональный архив не стал вести спор до конца и не пошел до уровня высших судов, которые могли бы сподвигнуть законодателей решить наконец этот вопрос. Примечательно, что в похожих обстоятельствах суды принимают разные решения, поэтому заранее нельзя знать наверняка, обяжет суд архив принять документы ликвидируемой организации бесплатно или на возмездной основе.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании
«ЭОС», эксперт ИСО