Ответ нам дает п. 4.2 действующих Правил: документы временного (до 10 лет включительно) срока хранения не подлежат передаче в архив. При этом упоминаются исключительные случаи, когда такие документы все-таки могут быть переданы в архив.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), далее – Правила 2015 г.
4.2. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел.
Если в исключительном случае такие документы вам приходится принимать в архив, то делайте это на основании номенклатуры дел кадровой службы. А перед этим проверьте, правильно ли она составлена: учтено ли в ней количество томов заведенных дел, подписана ли она руководителем кадровой службы, правильно ли по новому Перечню 2019 г. определены сроки хранения дел.
На основании номенклатуры дел кадровая служба может также составить простую сдаточную опись, по которой документы передаются на «депозитарное» хранение в помещение архива, а не на собственно архивное хранение.
Пример 1. Графы табличной части сдаточной описи
Утвержденную форму описи дел по личному составу (Приложение № 15 к Правилам 2015 г.) использовать не советуем. Не вносите также сведения о принятых документах временного (до 10 лет включительно) срока хранения в обязательные учетные документы архива. Считайте, что документы приняты на так называемое «депозитарное» хранение (оно возможно, если позволяют площади вашего архива), отделите их от собственно архивных документов и поместите на стоящем ближе к выходу стеллаже или полках.
Положение об архиве должно быть утверждено первым руководителем вашей организации. Думаю, что категория документов временного (до 10 лет включительно) срока хранения не включена в состав документов архива – в профиль архива. Если по решению руководителя такая категория документов все-таки принимается в архив, то инициируйте внесение изменений в Положение об архиве и принимайте такие документы только на «депозитарное» хранение, при котором все справки по таким документам и иное их использование осуществляют ответственные за это сотрудники структурных подразделений, а не архив.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Руководитель организации должен утверждать описи дел организации (годовые разделы) и акт о выделении документов к уничтожению. Где это установлено? Что делать, если руководитель не хочет «утруждаться» и требует сократить количество своих подписей? Можно ли делегировать это его заместителю? Стоит ли утверждать такие документы единым приказом либо использовать факсимиле? Кто подписывает описи дел структурных подразделений? Как стоит усовершенствовать утвержденную форму?
По какому алгоритму действовать архиву, в который обратились за документами или сведениями, содержащими персональные данные. Как он зависит от «личности» обратившегося. Какая специфика есть у государственных, муниципальных архивов и у архивов «обычных» организаций, вузов. Когда необходимо согласие субъекта персданных, а когда нотариальная доверенность или другие документы. Как архиву минимизировать риски в попытке выполнить требования законодательства о защите персданных, чтобы не попасть на штрафы.
Можно ли разделить архивный фонд организации на 2 части: управленческой документации и научно-технической документации (НТД)? Технический архив (как подразделение) может называться отделом технической документации (ОТД) или еще как-то. В чем гибридность его функций – что у него от архива, а что от оперативного хранения любого другого отдела? Какие документы ОТД передает в обычный архив? Надо ли отражать хранимые им НТД в его номенклатуре дел? С какого момента надо оформлять НТД в дела? Пример с фрагментом номенклатуры дел архива и ОТД.
В итоговой записи к номенклатуре указано, сколько дел постоянного хранения образовано в истекшем году. Но в архив организации поступило дел больше, чем указано в итоговой записи. Возможна ли ситуация наоборот: в архив поступает меньше дел, чем указано в итоговой записи к номенклатуре? В принципе, должно ли совпадать количество дел постоянного хранения в номенклатуре дел и в описи за один и тот же год?
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.
Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
