Top.Mail.Ru

Как оформить передачу в архив документов со сроком хранения до 10 лет

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, в случае приема архивом организации документов по личному составу временного (до 10 лет включительно) срока хранения, правильно ли такие дела указывать в описи дел временного срока хранения? Или все же нужно их помещать в описи дел по личному составу?
Отвечает

Ответ нам дает п. 4.2 действующих Правил: документы временного (до 10 лет включительно) срока хранения не подлежат передаче в архив. При этом упоминаются исключительные случаи, когда такие документы все-таки могут быть переданы в архив.

Фрагмент документа

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), далее – Правила 2015 г.

4.2. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел.

Если в исключительном случае такие документы вам приходится принимать в архив, то делайте это на основании номенклатуры дел кадровой службы. А перед этим проверьте, правильно ли она составлена: учтено ли в ней количество томов заведенных дел, подписана ли она руководителем кадровой службы, правильно ли по новому Перечню 2019 г. определены сроки хранения дел.

На основании номенклатуры дел кадровая служба может также составить простую сдаточную опись, по которой документы передаются на «депозитарное» хранение в помещение архива, а не на собственно архивное хранение.

Пример 1. Графы табличной части сдаточной описи

Утвержденную форму описи дел по личному составу (Приложение № 15 к Правилам 2015 г.) использовать не советуем. Не вносите также сведения о принятых документах временного (до 10 лет включительно) срока хранения в обязательные учетные документы архива. Считайте, что документы приняты на так называемое «депозитарное» хранение (оно возможно, если позволяют площади вашего архива), отделите их от собственно архивных документов и поместите на стоящем ближе к выходу стеллаже или полках.

Положение об архиве должно быть утверждено первым руководителем вашей организации. Думаю, что категория документов временного (до 10 лет включительно) срока хранения не включена в состав документов архива – в профиль архива. Если по решению руководителя такая категория документов все-таки принимается в архив, то инициируйте внесение изменений в Положение об архиве и принимайте такие документы только на «депозитарное» хранение, при котором все справки по таким документам и иное их использование осуществляют ответственные за это сотрудники структурных подразделений, а не архив.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Какие организации и куда не могут передавать свои документы?

В новых правилах организации хранения от 2023 года в п. 5 раздела 1 прописано: государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации. 1. Подскажите, а что это за перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и где с ним можно ознакомиться? 2. Прошу прокомментировать этот пункт, распространяется ли он на АО?

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

Отдельная опись для конфиденциальных дел

На конфиденциальные дела постоянного хранения надо оформлять отдельную опись дел для их передачи в архив? Как ее назвать и нумеровать? Кто должен это делать? Или же все-таки включать такие дела в основную опись дел постоянного хранения, сделав отметки о грифе ограничения доступа к данным делам? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?