Интересно, является ли планшет руководителя оконечным устройством, с помощью которого он реализует все свои права доступа в СЭД или иную информационную систему, и какие виды электронных подписей поддерживают системы, в которых работает руководитель? Юридическую силу документу, созданному в статусе электронного оригинала, придает факт его подписания электронной подписью.
Если руководитель подписывает документ на планшете своей электронной подписью (ЭП), то после подписания она должна визуализироваться и восприниматься по правилам, которые давно установлены для системы Межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и утверждены совместным приказом Минкомсвязи и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде». Пример оформления этой отметки об электронной подписи вы можете увидеть и в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Как видите, здесь должен указываться сертификат ключа ЭП, который выдает удостоверяющий центр.
Пример отметки об электронной подписи из п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Есть и другие примеры визуализации отметки об электронной подписи, в которой фиксируется подтверждаемое управленческое действие, т.е. транзакция. Например, факт подписания документа простой ЭП в СЭД – во внутреннем документообороте компании может визуализироваться так:
Пример 1. Возможный вариант отображения подписания документа простой ЭП в СЭД
Подписал. Генеральный директор Иван_Смирнов.
12.01.2021 11.25 мск.
Если же электронный образ («картинку») проекта документа, который загружается на планшет, руководитель собственноручно подписывает стилусом по технологии программного обеспечения, которое используется в основном для рисования, и полученная картинка распечатывается на цветном принтере как копия (это будет копия!), то на ней все равно видно, что подпись – не подлинная, а «рисованная», даже если ее «прикрыть» проставлением оттиска печати. Это означает, что организация направляет своим контрагентам и в банки фальсифицированный документ, а не подлинник документа. Все риски будут вытекать из этой фальсификации.
Руководитель как единоличный исполнительный орган отвечает за организацию работы по всем направлениям деятельности, включая внешние коммуникации, организацию делопроизводства, документальный и архивный фонд. Эту ответственность он должен осознавать сам. Убеждать руководителя, что он не всегда прав, очень трудно, особенно, когда руководитель поверил в новый способ подписания, который ему предложил, скорее всего, кто-то из ИТ-специалистов.
Мы не можем дать универсального совета, но в рамках полномочий службы делопроизводства рекомендуем разработать предложения по работе с электронными документами и порядку их подписания, в которых отразить требования Федерального закона 06.04.2011 № 63 «Об электронной подписи» (с изменениями, которые вступили в силу с 01.01.2021). Можете опираться на наш ответ, а также привлечь к этой работе юриста, аргументы которого помогут перевесить доводы ИТ-специалистов.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде? Их перечень в ТК РФ конкретный и краткий. Какие условия важно соблюсти работодателю, чтобы перевести в электронный вид ознакомление с приказом о работе в выходной день, получение на это согласия у работника, полный цикл работы с графиком отпусков? Вопросы читателей стали поводом для этой статьи:
Можно подписывать акт выполненных работ по гражданско-правовому договору с одной стороны собственноручной подписью исполнителя, а с другой – УКЭП руководителя организации-заказчика?
Какие документы в сфере дополнительного профессионального образования нельзя подписывать электронной цифровой подписью? Также прошу подсказать, есть ли ограничения в подписании усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) приказов по основной деятельности и по учебной деятельности (срок хранения – постоянный), служебных записок, учебно-тематических планов, справок об обучении?
Что говорит законодательство о 3 видах электронных подписей (простой, неквалифицированной и квалифицированной) и других ключевых понятиях. Структура, содержание и примеры формулировок для Регламента применения простой ЭП внутри организации и Регламента применения квалифицированной ЭП при взаимодействии с другими организациями. Какие документы стоит создавать в виде электронных подлинников, подписанных ЭП, как организации решать этот вопрос.
Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.
Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
