Такое требование традиционно соблюдалось со времен Единой государственной системы делопроизводства (1974) и Государственной системы ДОУ (1991), когда служба делопроизводства должна была направлять исполнителям (и даже передавать под расписку) копию поступившего письма с резолюцией руководителя и дополнительно экземпляр регистрационно-контрольной карточки для ведения контроля исполнения в структурном подразделении. Таким образом переписка формировалась в дела и хранилась, как правило, в течение 5-летнего срока:
Действительно, общий объем документального фонда организации увеличивался за счет копирования писем, дела с которыми включались в номенклатуру дел, подлежали экспертизе ценности, выделению к уничтожению и т.п. Но при утрате подлинников всегда можно было возместить их за счет копий, находящихся в структурном подразделении.
В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477) в п. 19 было установлено новое положение – при применении СЭД:
Такой порядок необходимо было закрепить в Инструкции по делопроизводству организации и одновременно решить вопрос о предоставлении соответствующих прав доступа в СЭД всем категориям исполнителей.
В действующей в настоящее время Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) в п. 5.33 и 5.34 вновь говорится о направлении в структурное подразделение копий поступивших бумажных подлинников. При том что в п. 5.3 сказано, что электронные подлинники и копии, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно), могут храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.
В новых Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) рекомендуем обратить внимание на п. 3.31, в котором устанавливается, что «структурное подразделение (работники) государственного органа, органа местного самоуправления, назначенные в качестве исполнителей по документу (поручению), получают доступ к документу и его электронной регистрационной карточке в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления и организуют работу с документом». Но одновременно п. 3.19 предусматривает, что возможна распечатка электронных документов с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.
Росархив опубликовал на своем сайте Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, которыми могут руководствоваться любые организации (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199; имеют статус документа рекомендательного характера). В данном документе предусмотрено, что в своей Инструкции по делопроизводству организация может закрепить такой порядок: при применении СЭД исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии) после рассмотрения документа руководителем и проставления резолюции (п. 3.4.5).
Таким образом, на основании действующих нормативных правовых актов и методических рекомендаций вы самостоятельно разрабатываете правила работы с поступившими документами в условиях действующей СЭД (МЭДО и других информационных систем) и закрепляете их в конкретной Инструкции по делопроизводству вашей организации.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Как оформить в письме отметку о приложении, если приложение и письмо сканируются одним файлом, а потом подписываются электронной подписью? В этом случае отдельного файла у приложения нет – и письмо, и его приложение «находятся» в едином файле.
Как правильно указывать денежные суммы в договоре (цифрами и словами; с включением НДС и когда сумма НДС не облагается). Как употреблять количественные и порядковые числительные в текстах документов в различных ситуациях (все показываем на примерах). Как правильно писать сокращения, знак «%», указывать диапазон значений, номер телефона и др.
Разбираем самые распространенные ошибки при оформлении бланка письма, адресата, подписи, отметок об исполнителе и о приложении, заголовка и самого текста письма (например, как указывать должность, ученую степень и звание, фамилию и инициалы, наименование организации, что нельзя «разлучать» по разным строкам текста, как писать даты и различные периоды времени, как использовать знаки №, §, %, кавычки и др.). На примерах показываем, что является явной ошибкой (с точки зрения ГОСТ Р 7.0.97-2016, правил русского языка), что опасно с точки зрения здравого смысла, а что – просто устаревший вариант оформления.
Надо ли подписывать исходящий документ в 2 оригинальных экземплярах, чтобы 1 отправить, а другой подшить в наше дело? Или можно подписать 1 оригинал и его отправить, а в свое дело подшить копию? Тогда как ее оформить? Ответное письмо необходимо формировать в дело следом за инициативным письмом. Но что делать, когда цепочка переписки гораздо длиннее? По каким критериям формировать переписку в разные дела, как при этом формулировать заголовки? Как определить сроки хранения дел с перепиской? Когда приложения к письму следует подшивать следом за самим письмом в дело с перепиской? И когда поступать иначе?
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.
Объясняем, какие документы надо пересылать с сопроводительным письмом. Показываем на примерах, как оформить отметку о приложении в различных ситуациях: если приложение названо и если не названо в тексте письма, если их несколько, если приложение к письму имеет собственное приложение, когда не надо указывать количество листов, если электронный документ пересылается по электронной почте или на съемном носителе, если приложение содержит конфиденциальную информацию, если оно направляется не всем адресатам письма, как оформить опись приложений и др. нюансы.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
