Дата и регистрация доверенности

Вы совершенно правильно обращаете внимание на проблему регистрации документов «задним числом», т.е. backdating, что строго запрещают делать стандарты ИСО по управлению документами.

Регистрация как одна из операций в технологии делопроизводства предусматривает прежде всего:

• присвоение документу одного из важнейших идентификационных реквизитов – регистрационного индекса (номера) и
• внесение данных о документе в учетно-регистрационную форму.

Но состав реквизитов доверенности как документа установлен Гражданским кодексом РФ (ГК РФ), и среди них отсутствует в качестве обязательного регистрационный индекс (номер). А дата, которую вы назвали «датой выдачи», является:

• датой самой доверенности (идентификационным реквизитом) и
• датой начала ее действия, т.е. начала действия полномочий поверенного.

Таким образом, регистрационный индекс доверенности является необязательным, факультативным. Но другие задачи регистрации доверенности остаются актуальными – это:

• фиксация факта создания документа, идентификация его в пределах своего документопотока и в составе всего документального фонда организации;
• фиксация фактов передачи / получения доверенности поверенным или ее отзыва, контроль актуальности по сроку действия и правомерности полномочий (например, служба делопроизводства контролирует делегированные полномочия на подписание документов на основании доверенности);
• формирование утративших силу или отозванных доверенностей в дело, хранение и обеспечение сохранности в течение нормативно установленных сроков, а также уничтожение по акту в связи с их истечением.

В процессе регистрации номер документа обычно оформляется как порядковый номер в пределах документопотока и берется из соответствующей учетно-регистрационной формы (журнал,...