Нет, сам руководитель, проставивший резолюцию, не «списывает» документ в дело.
Нормативным актом, регламентирующим данный вопрос, может быть специально разработанный Регламент контрольной работы или тот или иной Административный регламент, в соответствии с которым организуются внутренняя деятельность, взаимодействие и предоставление государственной или муниципальной услуги, т.к. в административных регламентах всегда устанавливается контроль за реализацией той или иной административной процедуры.
Правило проставления отметки об исполнении документа и направления его в дело также зависит от того, как регламентирована работа исполнителей с документами и как этот вопрос служба делопроизводства отразила в Инструкции по делопроизводству.
В процессе контроля исполнения документов служба делопроизводства осуществляет контроль исполнения по срокам и обычно взаимодействует с руководителем организации, который осуществляет контроль исполнения по существу принятого управленческого решения (резолюции).
В этом взаимодействии уже давно сложились технология, когда на основании справок и отчетов об исполнительской дисциплине, подготовленных службой делопроизводства, а также служебных записок исполнителей о необходимости перенесения сроков исполнения, руководитель осуществляет общий управленческий контроль по отношению к исполнению документов. А контроль исполнения своих конкретных решений по их существу (правильно / неправильно) руководитель осуществляет в процессе подписания или утверждения проекта конкретного документа, подготовленного в соответствии с его резолюцией (плана мероприятий, отчета, ответного или инициативного письма и т.п.). При этом руководитель не обращается к тому документу, на котором проставил резолюцию, тот документ остается в структурном подразделении-исполнителе, ведь самые важные вопросы деятельности и свои управленческие решения (указания по исполнению) руководитель, как правило, помнит.
После подписания подготовленный исполнителем проект документа становится официальным документом. Необходимо заметить, что на самом исполненном документе (с резолюцией) отметка об исполнении в настоящее время проставляется редко, т.к. исполнители и служба делопроизводства (и руководители) в основном работают с регистрационно-контрольными карточками в СЭД, заполняя соответствующие поля, включая сведения об исполнении, и обеспечивая связки документов (например, письмо-запрос + письмо-ответ).
Проставление отметки об исполнении документа как реквизита – достаточно трудоемкая операция, поскольку в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 она должна включать не только слова «В дело», но и индекс дела по номенклатуре дел с указанием года, на который она составлена, должности лица, оформившего отметку, подписи и даты, а при необходимости – краткие сведения о характере исполнения (например, «направлен ответ от... №...», «проведено совещание 00.00.0000», «составлен план...» и т.п.).
В Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) устанавливается, что исполнитель документа определяет индекс дела по номенклатуре дел, в которое должен быть включен документ (п. 7.11), и передает его:
- для включения в дело (как правило, ответственному за делопроизводство в подразделении, если он назначен) или
- отправки (в службу делопроизводства).
Из этого следует, что отметку об исполнении документа и направлении его в дело могут оформлять:
- сам исполнитель,
- ответственный за делопроизводство в подразделении-исполнителе или
- служба делопроизводства,
но никак не руководитель, проставивший резолюцию!
Правила делопроизводства в государственных организациях, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) о проставлении отметки об исполнении ничего не говорят.
А Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199) подтверждают, что исполнитель определяет место хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ (подраздел 3.7 «Работа исполнителя с документами»).
