Top.Mail.Ru
Вопрос
Вопрос от администрации города. Если на документе проставлена резолюция руководителем, то после исполнения этот документ должен списать «В ДЕЛО» также руководитель? Какими правовыми актами это можно подтвердить?
Отвечает

Нет, сам руководитель, проставивший резолюцию, не «списывает» документ в дело.

Нормативным актом, регламентирующим данный вопрос, может быть специально разработанный Регламент контрольной работы или тот или иной Административный регламент, в соответствии с которым организуются внутренняя деятельность, взаимодействие и предоставление государственной или муниципальной услуги, т.к. в административных регламентах всегда устанавливается контроль за реализацией той или иной административной процедуры.

Правило проставления отметки об исполнении документа и направления его в дело также зависит от того, как регламентирована работа исполнителей с документами и как этот вопрос служба делопроизводства отразила в Инструкции по делопроизводству.

В процессе контроля исполнения документов служба делопроизводства осуществляет контроль исполнения по срокам и обычно взаимодействует с руководителем организации, который осуществляет контроль исполнения по существу принятого управленческого решения (резолюции).

В этом взаимодействии уже давно сложились технология, когда на основании справок и отчетов об исполнительской дисциплине, подготовленных службой делопроизводства, а также служебных записок исполнителей о необходимости перенесения сроков исполнения, руководитель осуществляет общий управленческий контроль по отношению к исполнению документов. А контроль исполнения своих конкретных решений по их существу (правильно / неправильно) руководитель осуществляет в процессе подписания или утверждения проекта конкретного документа, подготовленного в соответствии с его резолюцией (плана мероприятий, отчета, ответного или инициативного письма и т.п.). При этом руководитель не обращается к тому документу, на котором проставил резолюцию, тот документ остается в структурном подразделении-исполнителе, ведь самые важные вопросы деятельности и свои управленческие решения (указания по исполнению) руководитель, как правило, помнит.

После подписания подготовленный исполнителем проект документа становится официальным документом. Необходимо заметить, что на самом исполненном документе (с резолюцией) отметка об исполнении в настоящее время проставляется редко, т.к. исполнители и служба делопроизводства (и руководители) в основном работают с регистрационно-контрольными карточками в СЭД, заполняя соответствующие поля, включая сведения об исполнении, и обеспечивая связки документов (например, письмо-запрос + письмо-ответ).

Проставление отметки об исполнении документа как реквизита – достаточно трудоемкая операция, поскольку в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 она должна включать не только слова «В дело», но и индекс дела по номенклатуре дел с указанием года, на который она составлена, должности лица, оформившего отметку, подписи и даты, а при необходимости – краткие сведения о характере исполнения (например, «направлен ответ от... №...», «проведено совещание 00.00.0000», «составлен план...» и т.п.).

В Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) устанавливается, что исполнитель документа определяет индекс дела по номенклатуре дел, в которое должен быть включен документ (п. 7.11), и передает его:

  • для включения в дело (как правило, ответственному за делопроизводство в подразделении, если он назначен) или
  • отправки (в службу делопроизводства).

Из этого следует, что отметку об исполнении документа и направлении его в дело могут оформлять:

  • сам исполнитель,
  • ответственный за делопроизводство в подразделении-исполнителе или
  • служба делопроизводства,

но никак не руководитель, проставивший резолюцию!

Правила делопроизводства в государственных организациях, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) о проставлении отметки об исполнении ничего не говорят.

А Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199) подтверждают, что исполнитель определяет место хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ (подраздел 3.7 «Работа исполнителя с документами»).

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Использование предлога «до» в сроке исполнения поручения

На работе столкнулась с неверным толкованием предлога «ДО» в исчислении конечного срока исполнения документа / поручения. Как я понимаю, на сегодняшний день мы имеем несколько подходов: 1. Словарь С.И. Ожегова, где предлог «ДО» соответствует по значению словам: прежде, раньше чего-либо, перед чем-либо. 2. Пункт. 1 ч. 5 ст. 16 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»: «Срок, определенный в исполнительном документе календарной датой, оканчивается: 1) в день, непосредственно предшествующий указанной в исполнительном документе дате, если исполнительным документом предписано совершить определенные действия до этой даты…»; 3. В п. 8 ст. 6.1 Налогового кодекса РФ устанавливается срок для проведения финансовых операций: «Действие, для совершения которого установлен срок, может быть выполнено до 24 часов последнего дня срока». Вопрос: есть ли какой-то железобетонный аргумент, что в делопроизводстве применение предлога «до» подразумевает наступление определенного обязательства ранее установленного числа (т.е. накануне)?

Если контролирующее исполнение ЛНА лицо уволилось, то надо ли переиздавать приказ?

Приказом мы утверждаем и вводим в действие внутренний нормативный документ и в последнем пункте приказа указываем должностное лицо, которое контролирует исполнение приказа. После его увольнения должны ли мы переподписывать приказ на новое должностное лицо, чтобы оно контролировало исполнение?

Если в приказе написали ошибочный срок исполнения

Оперативные задачи обсуждались на совещании. Часть из них потом вылились в оформление приказа. На совещании исполнителю было устно дано поручение со сроком исполнения 10.08.2021. Но помощник руководителя при оформлении приказа ошиблась в одной цифре и вписала в него срок 10.09.2021. Эта ошибка выявилась, когда наступило 10.08.2021, а задача не выполнена. Исполнитель говорит, что ориентировался на дату в приказе. Как действовать теперь: — издать приказ о внесении изменений в первоначальный приказ, изменив дату 10.09.2021, но не на 10.08.2021, которое уже прошло, а на другую? Или все-таки на 10.08.2021? Подскажите, пожалуйста, как его оформить; — можно ли считать просрочкой выполнения данную ситуацию? Несколько людей, участвовавших в совещании, помнят, что звучал срок 10.08.2021. На него было увязано и выполнение других поручений, у которых в приказе срок исполнения записан правильный.

Организация контроля исполнения документов – опыт Федерального агентства связи

Показан разработанный и утвержденный Россвязью Перечень сроков исполнения документов, который помогает исполнителям лучше ориентироваться в них. Вы узнаете, как контроль исполнения документов организован в этом агентстве. Какие документы и кто контролирует. Как распределяется ответственность. Каковы особенности исполнения документов и поручений Правительства РФ, взаимодействия между ФОИВ. Какая отчетность в СЭД помогает напоминать исполнителям о приближении дедлайна и систематически подводить итоги по исполнительской дисциплине. Сколько дней отводится на регистрацию поступивших документов. От какого события считать срок исполнения. Куда его переносить, если он выпадает на нерабочий день (например, новогодние каникулы). Как можно изменить срок исполнения и исполнителя. Те вопросы по контролю исполнения, которые не урегулированы в нормативных правовых актах, Россвязь определила в своих внутренних Инструкции по делопроизводству и Регламентах.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Как в приказе зафиксировать контролирующее лицо?

В нашей организации в текстах приказов есть такая фраза: «Сектору бухгалтерского учета провести инвентаризацию основных фондов и о результатах доложить МНЕ». Честно говоря, «корежит» от этой фразы. Говорю коллегам, что нельзя в распорядительной части приказа употреблять личные местоимения, необходимо формулировать: «...и о результатах доложить начальнику отделения». Иначе приказ приобретает оттенок разговорной речи, что недопустимо в официальных документах. Как это доказать? Где найти правило?

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.

Разработка шаблона протокола, удобного для заполнения и контроля исполнения

Показываем, как разработать шаблон протокола в MS Word со всеми необходимыми реквизитами. Обращаем ваше внимание на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях к этому виду документов. Добавляем собственные находки, которые позволят и вам сделать процесс оформления протокола для исполнителя простым и логичным, а также легко отслеживать поручения, проходящие сквозь несколько протоколов с уточнением сроков и деталей исполнения, чтобы было удобно их контролировать.