В инструкции по делопроизводству вашей организации должно быть зафиксировано, что поступающие и отправляемые документы, составляющие переписку, должны регистрироваться однократно и в пределах документопотоков с целью их идентификации, быстрого поиска, обеспечения сохранности и доказательства факта их получения или отправки в рамках направлений деятельности организации.
Если ваша организация относится к микро- или малым организациям с соответственно совсем небольшим объемом документооборота (примерно до 1 000 документов в год), то в одном журнале поступающих документов (бумажном или электронном) и в ручном режиме вы сможете соблюдать все цели и задачи регистрации.
Но при значительном объеме переписки рекомендуем обратить внимание, что работу с документопотоками, которые на самом верхнем уровне исторически называются «входящие-исходящие», необходимо:
Изучите общую схему систематизации входящих и исходящих документов, т.е. переписки, на основе требований действующих нормативных правовых актов в области делопроизводства. Вам помогут:
Если в деятельности вашей организации возникли судебные споры, то на основании данных нормативных требований вы вполне можете выделить переписку с судом (судами) в отдельный документопоток, регистрировать их в отдельных регистрационных формах и хранить в отдельных делах.
Не забудьте также, что если такие письма поступают сразу в юридический отдел (иное структурное подразделение), то они должны быть зарегистрированы там или переданы для регистрации в службу делопроизводства (п. 5.18 Примерной инструкции и п. 3.14 Правил делопроизводства). И не потому, что судебная переписка должна рассматриваться первым руководителем, а потому, что данные документы имеют существенное и зачастую решающее значение для деятельности организации – их важно регистрировать!
Хранится судебная переписка в делах по общим правилам формирования таких дел: документ-ответ помещается за документом-запросом в соответствии с тематикой (делом, иском, вопросом и т.п.) и по хронологическому признаку1.
Дела с судебной перепиской могут формироваться как переходящие (даже в нескольких томах) и содержать документы за несколько лет до тех пор, пока не будет принято и исполнено соответствующее судебное решение. Срок хранения таких дел с судебной перепиской должна определить экспертная комиссия, исходя из ее значимости для деятельности организации и с учетом сроков хранения, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения2.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Когда следует регистрировать документ, который имеет жизненный цикл: подписание – согласование – утверждение (например, заявку на командировку сначала подписывает работник, потом согласовывают уполномоченные службы, потом утверждает уполномоченный руководитель): в момент подписания или утверждения?
В каких ситуациях отправка телеграммы выручит юрлицо. Как оформить сам документ на общем бланке организации или по специальной форме ТГ-1а (показываем оба примера). Какие требования к оформлению телеграммы и процедуре отправки надо соблюсти. За какой срок доставят телеграмму. Какие документы, подтверждающие отправку и доставку, можно получить. Поводом для написания этой статьи стал интересный вопрос подписчика.
Подскажите, пожалуйста, есть ли правила регистрации протокола? Он должен регистрироваться день в день, или можно его регистрировать позже в СЭД?
Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать. Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер). Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему. Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России». Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
