Top.Mail.Ru
Вопрос
Как правильно вести учет судебной переписки? Регистрировать / хранить судебные письма отдельно или в общем реестре входящих документов?
Отвечает

В инструкции по делопроизводству вашей организации должно быть зафиксировано, что поступающие и отправляемые документы, составляющие переписку, должны регистрироваться однократно и в пределах документопотоков с целью их идентификации, быстрого поиска, обеспечения сохранности и доказательства факта их получения или отправки в рамках направлений деятельности организации.

Если ваша организация относится к микро- или малым организациям с соответственно совсем небольшим объемом документооборота (примерно до 1 000 документов в год), то в одном журнале поступающих документов (бумажном или электронном) и в ручном режиме вы сможете соблюдать все цели и задачи регистрации.

Но при значительном объеме переписки рекомендуем обратить внимание, что работу с документопотоками, которые на самом верхнем уровне исторически называются «входящие-исходящие», необходимо:

  • конкретизировать в связи с видами и разновидностями документов на основе классификатора направлений (вопросов и участков) деятельности
  • и к тому же учитывать уровень организаций-адресатов (госорган, регулятор, орган местного самоуправления, гражданин, контрагент и т.п.).

Изучите общую схему систематизации входящих и исходящих документов, т.е. переписки, на основе требований действующих нормативных правовых актов в области делопроизводства. Вам помогут:

  • п. 3.5 и 3.6 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71);
  • п. 5.5 и 5.6 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

Если в деятельности вашей организации возникли судебные споры, то на основании данных нормативных требований вы вполне можете выделить переписку с судом (судами) в отдельный документопоток, регистрировать их в отдельных регистрационных формах и хранить в отдельных делах.

Не забудьте также, что если такие письма поступают сразу в юридический отдел (иное структурное подразделение), то они должны быть зарегистрированы там или переданы для регистрации в службу делопроизводства (п. 5.18 Примерной инструкции и п. 3.14 Правил делопроизводства). И не потому, что судебная переписка должна рассматриваться первым руководителем, а потому, что данные документы имеют существенное и зачастую решающее значение для деятельности организации – их важно регистрировать!

Хранится судебная переписка в делах по общим правилам формирования таких дел: документ-ответ помещается за документом-запросом в соответствии с тематикой (делом, иском, вопросом и т.п.) и по хронологическому признаку1.

Дела с судебной перепиской могут формироваться как переходящие (даже в нескольких томах) и содержать документы за несколько лет до тех пор, пока не будет принято и исполнено соответствующее судебное решение. Срок хранения таких дел с судебной перепиской должна определить экспертная комиссия, исходя из ее значимости для деятельности организации и с учетом сроков хранения, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения2.

Сноски 2

  1. Пункт 6.24 Правил делопроизводства, п. 8.20 Примерной инструкции, п. 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (опубликованы на сайте Росархива 19.07.2018). Вернуться назад
  2. Например, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как повысить качество подготовки исходящих писем

Делопроизводство – это еще и управление людьми, которые работают с документами. Тут теории из учебников будет мало, важен жизненный опыт, которым и делится автор: зачем стоит затевать борьбу за повышение качества исходящих писем, проекты которых готовят исполнители из разных подразделений; с чего надо начинать и какие приемы по преодолению сопротивления среды вам помогут. Как можно работать «пряником» (обеспечить исполнителям «сервисное обслуживание») и как «кнутом» (кого начинать считать нарушителем, какую отчетность представлять руководителям подразделений и первому лицу организации).

Сколько должно быть журналов регистрации приказов?

Если в номенклатуре дел указаны 6 разновидностей приказов по личному составу, то и журналов регистрации должно быть 6? Или их может быть меньше? То есть можно ли в одном журнале зарегистрировать несколько разновидностей приказов (например, 3), а остальные приказы еще в 3?

Как завести новый журнал по новой форме вместо старого

Даем пошаговую инструкцию с примерами: как завершить старый журнал и начать новый, какие записи необходимо внести и какими датами, чтобы не запутаться (особенно в ситуации, когда в одном году с похожими названиями оказываются 2 журнала из-за введения в действие в середине года новой формы документа, как это произошло с журналом для инструктажей по пожарной безопасности, на примере которого мы и раскрываем данную тему). Еще поясняем правила хранения и сдачи таких журналов в архив.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Оформляем приложения к договорам: сложные случаи

Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).