Прошивка многостраничного документа как способ скрепления листов с целью обеспечения его целостности зависит от целей применения такого документа.
В общем делопроизводстве руководствуются опытом лучших практик.
Если необходимо прошить один многостраничный документ или удостоверить копию многостраничного документа, то листы достаточно прошить на 2 прокола (это самый простой вариант). От середины листа бумаги отмечаем вверх и вниз по 40 мм точки для проколов с учетом размеров полей (левое – 20 или 35 мм), расстояние между верхним и нижним проколом должно быть 80 мм. Нить из натуральных материалов (лен, хлопок) вводится в проколы как показано на Схеме 1.
Концы нити связываются на обороте последнего листа, далее место узла и шире закрывается отдельным листом бумаги небольшого формата, на котором оформляется отметка об удостоверении, например, сшива копии (Пример 1) или удостоверительная надпись с указанием номера экземпляра и количества листов документа с ограничением доступа. В отметке используется типовая фраза «Прошито и пронумеровано...», указывается цифрами и прописью количество листов. При необходимости подпись лица, удостоверившего сшив, дополнительно удостоверяется специальной печатью организации.
Хотя для данных целей можно использовать и более сложный вариант сшива – на 3 прокола.
Сшив на 3 прокола еще применяют, когда хотят прошить несколько документов и сохранить их как первичный комплекс, досье в состоянии текущего оперативного хранения как отдельный сшив (например, так обычно делает бухгалтерия в процессе работы с бухгалтерскими документами дня). С учетом размеров полей первый прокол делается в середине стопки листов, а 2 других – на расстоянии 40 мм от центрального прокола. Порядок движения нити показан на Схеме 2. Концы натуральной нити потом выводятся через срединный прокол, охватывают нить, стягиваются и связываются в узел.
Не каждый сшив удостоверяется – зависит от того, с какой целью он делается.
Схема 1. Порядок движения иглы с нитью при прошивке стопки листов на 2 прокола
Схема 2. Порядок движения иглы с нитью при прошивке стопки листов на 3 прокола
Пример 1. Отметка о заверении сшива копии многостраничного документа на обороте поверх узла нити
В процессе подготовки документов к архивному хранению прошивка включается в технологию обязательной архивно-технической обработки дел. Дела прошиваются на 4 прокола, таким образом изготавливается «архивный сшив».
Только при полном оформлении дела (дела постоянного хранения, по личному составу и со сроком хранения свыше 10 лет) оно сначала прошивается, а потом переплетается по типографской технологии с корешком, на котором потом будут нанесены поисковые данные дела.
А при частичном оформлении дела (дела временного до 10 лет срока хранения) дело прошивается вместе с картонными обложками, которые накладываются сверху на будущее дело-сшив. Верхний и нижний проколы (с учетом размеров полей) делаются на расстоянии 30 мм от границ верхнего и нижнего полей пачки, два средних прокола делаются на расстоянии 80 мм от верхнего и нижнего проколов, расстояние между ними также с ставляет примерно 80 мм. Технический сшив делается двумя способами:
- только 1 иглой и 1 ниткой или
- 1 ниткой, но 2 иглами (см. Схему 3).
Схема 3. Порядок движения иглы с нитью при прошивке дела на 4 прокола
Нить используется натуральная, ее концы затягиваются и связываются на тыльной стороне сшива (пачки-дела).
Этим же способом на 4 прокола (с картонной обложкой или без неё) рекомендуют также прошивать бухгалтерские документы дня или дела с иными первичными учетными документами, имеющими в основном пятилетний срок хранения. А для обработки дел постоянного хранения и по личному составу советуем все-таки заключить договор с архивной компанией, которая может выполнить такую трудоёмкую и действительно пыльную работу, требующую применения дрели, струбцины и т.п.
Мнение эксперта
Мария Смольянинова, главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»
Прошивка документов регламентируется, но только в отдельных сферах деятельности, т.е. в специальном делопроизводстве, например:
- есть Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утв. постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 № 100. В ней есть такое правило про сшив копии судебного акта (п. 10.2): «Все листы копии прошиваются на 2 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии, заклеиваются бумажной наклейкой (в виде круга, квадрата, прямоугольника, размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм) и опечатываются печатью суда. Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, наименование должности лица, удостоверившего подлинность документа, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату»;
- в п. 6.10 Инструкции о порядке обеспечения бланками исполнительных листов и их приема, учета, хранения, использования и уничтожения в федеральных судах общей юрисдикции и федеральных арбитражных судах (утв. приказом Судебного департамента при ВС РФ от 28.12.2015 № 399) про сшив исполнительных листов сказано следующее: «Все листы документа прошиваются на два прокола в верхнем левом углу через левый и верхний край листа прочной нитью (не менее двух оборотов в каждую сторону), концы которой связываются и выводятся на оборотную сторону последнего листа. Прошивка также может быть осуществлена методом вальцовки с пропуском в образовавшееся металлическое кольцо прочной нити не менее двух оборотов на каждую сторону листа. Место прошивки заклеивается бумажной наклейкой (прямоугольной или квадратной формы, примерным размером от 45 до 55 мм на 35 до 45 мм), содержащей следующую удостоверительную надпись...»;
- есть разъяснения в письме Минфина России от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336: «При формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, представляемых в налоговые органы, рекомендуется учитывать следующее:
1) сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы;
2) все листы в сшиве прошиваются на 2–4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2–2,5 см».
Если говорить про архивный сшив дела на 4 прокола, то данное правило давно выработала практика, однако оно не включено в действующие документы, регламентирующие архивное дело.
Раньше прошивали на 3 прокола, но заметили, что документы меньшего фомата, чем А4, часто оказывались захвачены только 1 проколом. Большинство документов, которые меньше стандартного формата А4, оказываются вдвое меньше него. На практике заметили, что при прошивке дела на 4 прокола документ этого А5 формата прошивается минимум в 2 местах, и этого оказывается достаточно, чтобы документ «не танцевал» внутри сшива.
Есть специфические дела, например, в бухгалтерии, где много документов еще меньшего размера, чем формат А5. Такие дела могут прошить и на большее число проколов.
