Top.Mail.Ru

Переплет архивных документов: из опыта работы (часть 2)

В этой части статьи объясним, как можно максимально упростить работу. Во-первых, рассмотрим второй способ приклеивания корешка к простому архивному переплету дела (изготовление которого мы разобрали в прошлом номере журнала). А во-вторых, покажем, как вместо переплета дела можно подшить документы в 3 прокола в картонную папку «Дело» (ее легко купить у фирм, торгующих канцтоварами).
Продолжение статьи. Начало в № 02 / 2019, окончание в № 04 / 2019
Продолжение статьи. Начало в № 02 / 2019, окончание в № 04 / 2019

Что можно упростить?

Упрощаем приклейку корешка при изготовлении простого архивного переплета дела

В прошлом номере журнала мы подробно показали все этапы изготовления простого архивного переплета дела. При этом мы оклеивали блок документов корешком в виде «ласточкина хвоста». Данная технология экономит время, но для ее реализации нужен хороший глазомер: важно так рассчитывать длину «ласточкина хвоста», чтобы он не уперся в нитки прошивки блока документов. Если же этого навыка не наработано, то можно применить другой способ приклейки корешка.

Как и в первом случае, кладем на рабочую поверхность полоску переплетного материала клеевой стороной вверх (ее размеры обозначены буквами на шаге 1 Рисунка 9). Слева от полоски кладем прошитый том лицевой стороной вниз и корешком к полоске переплетного материала. Выравниваем нижние края полоски и обложки дела, а заготовленный картон для корешка кладем на переплетный материал так, чтобы нижний край картона находился напротив нижнего прокола (отверстия) на корешке, притираем картон к тканой основе.

Теперь см. шаг 2 Рисунка 9: мы накладываем переплетаемый блок лицевой стороной вниз на свободный левый край переплетного материала так, чтобы нижний край обложки сравнялся с нижним краем картонной полоски. Это позволяет нам без лишних замеров линейкой сделать так, чтобы между обложкой и верхним, нижним краями переплетного материала остались нужные нам зазоры – равные растояниям а и б данной схемы.

Рисунок 9. Изготовление упрощенного корешка для простого архивного переплета

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Переплет архивных документов: из опыта работы (часть 3)

В этой части статьи объясняем, как изготовить составной архивный переплет, в т.ч. с цельнокройным покрытием обложки. Он более долговечен, чем простой переплет, а при использовании красивых материалов позволяет еще и достойно оформить документы в представительских целях: научные и финансовые годовые отчеты, коллективные договоры, планы и программы и т.п.

Закрытие делопроизводственного года

Что нужно сделать службе делопроизводства, чтобы успешно завершить уходящий год и начать новый? Многое! И мы поможем вам уточнить номенклатуру дел и утвердить ее на следующий год, закрыть прошлогоднюю номенклатуру (правильно подсчитав количество томов / дел с бумажными и электронными документами в графе 3 и итоговой записи), закрыть журналы регистрации документов (бумажные, электронные в Excel и СЭД), подготовить справку об объеме документооборота за год, актуализировать ЛНА по делопроизводству, составить план передачи дел из подразделений в архив и план работы службы делопроизводства на следующий год, отчет об исполнительской дисциплине в организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Особенности подготовки научно-технической документации (НТД) к передаче в архив организации

Каковы принципиальные отличия в работе с научно-технической документацией от управленческой? Какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать? Как отличаются обложки дел у разных видов НТД (научно-исследовательских отчетов, проектной и конструкторской документации)? Как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись? Как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать (складывать), что брошюровать? Как разместить собранные ­«драгоценности» в архивохранилище, чтобы потом было удобно осуществлять поиск и замену НТД? Что выдавать ­пользователям?

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Закрытие делопроизводственного года

Что нужно сделать службе делопроизводства, чтобы успешно завершить уходящий год и начать новый? Многое! И мы поможем вам уточнить номенклатуру дел и утвердить ее на следующий год, закрыть прошлогоднюю номенклатуру (правильно подсчитав количество томов / дел с бумажными и электронными документами в графе 3 и итоговой записи), закрыть журналы регистрации документов (бумажные, электронные в Excel и СЭД), подготовить справку об объеме документооборота за год, актуализировать ЛНА по делопроизводству, составить план передачи дел из подразделений в архив и план работы службы делопроизводства на следующий год, отчет об исполнительской дисциплине в организации.

Готовим документы к передаче в архив организации

Какие организации обязаны создавать свой внутренний архив? Какие документы и когда туда стоит передавать из остальных подразделений? Как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят)? Как оформить опись на перемещаемые в архив документы? Как ­поделить обязанности между ­сотрудниками передающего подразделения и ­архива?

Особенности подготовки научно-технической документации (НТД) к передаче в архив организации

Каковы принципиальные отличия в работе с научно-технической документацией от управленческой? Какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать? Как отличаются обложки дел у разных видов НТД (научно-исследовательских отчетов, проектной и конструкторской документации)? Как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись? Как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать (складывать), что брошюровать? Как разместить собранные ­«драгоценности» в архивохранилище, чтобы потом было удобно осуществлять поиск и замену НТД? Что выдавать ­пользователям?