Top.Mail.Ru

Готовим документы к передаче в архив организации

Какие организации обязаны создавать свой внутренний архив? Какие документы и когда туда стоит передавать из остальных подразделений? Как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят)? Как оформить опись на перемещаемые в архив документы? Как ­поделить обязанности между ­сотрудниками передающего подразделения и ­архива?

Работа по подготовке к приему-передаче документов в архив требует организации, времени, контроля и навыков. Организует и координирует эту работу традиционно заведующий архивом (или руководитель структурного подразделения, в которое входит архив). Технические исполнители: представители отделов, готовящие свои документы к передаче. Контролирует данную работу обычно заместитель руководителя организации по общим вопросам (или тот зам, в чье ведение входит архив). А руководствоваться будем новыми вышедшими в 2015 году «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного ­само­управления и организациях» (далее – Правила).

Какие организации попадают под юрисдикцию Правил и обязаны создавать архив?

Обратимся к тексту самих Правил: если государственные органы и местного уровня, а также их подведомственные организации обязаны создавать архив (см. п. 1.3), то все другие юридические лица вправе это делать (п. 1.4). То есть вторая группа организаций вправе хранить документы в течение предписанного срока без создания такого структурного подразделения, как архив (хотя, конечно, обеспечить сохранность дела более 10 лет в ­любом другом подразделении будет проблематично).

Какие документы и когда передавать?

Если же у вас есть архив, то встает следующий вопрос: какие документы подразделений и когда передавать в него? Ответы вы найдете в п. 4.1, и 4.2, а также п. 4.16 и 4.19 Правил (мы процитировали их далее). Если коротко, то в архив должны поступать:

  • закрытые делопроизводством дела не ранее, чем через 1 год, и не позднее, чем через 3 года, после их закрытия;
  • передаче подлежат дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения (но на практике архив часто принимает дела и с меньшим сроком хранения, дабы гарантировать их сохранность, это решает сама организация);
  • перед передачей в архив дела необходимо оформить определенным образом и передавать их по описям.

В серьезных организациях утверждается график передачи дел из подразделений в архив приказом руководителя, чтобы упорядочить эту работу. Кроме того, в архив обычно передаются дела со сроком хранения от 3 лет и выше. Ориентиром становятся номенклатуры дел подразделений: из каждой видно, какие дела, с каким сроком хранения и в каком количестве были заведены в подразделении в течение года.

Фрагмент документа

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Минкультуры России 21.03.2015 № 526, зарегистрированы в Минюсте России 07.09.2015 № 38830)

1.3. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

1.4. Организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

<. .>

4.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через 1 год, и не позднее, чем через 3 года, после завершения дел в делопроизводстве.

4.2. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел.

<. .>

4.16. Номенклатура дел является основой для составления описей дел документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

<. .>

4.19. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Как правильно оформить дело?

Если дела со сроком хранения «свыше 10 лет», «постоянно», а также по личному составу подлежат полному оформлению (оно регламентируется и мы далее его подробно рассмотрим), то дела с меньшим сроком хранения можно готовить по «облегченной» программе.

К сожалению, Правила не определяют необходимый минимум работ по подготовке документов временного (до 10 лет) хранения к передаче в архив организации. Традиционно частичное оформление дел включает в себя наличие:

  • заголовка дела,
  • передаточной описи (или передача может осуществиться по номенклатуре дел),
  • листы дел должны быть скреплены на скоросшиватель или помещены в папки с клапанами (переплет или подшивку можно не делать).

Что делать не обязательно, так это:

  • нумеровать листы,
  • составлять внутреннюю опись документов дела,
  • оформлять титульные листы полностью (обязателен заголовок, индекс дела по номенклатуре, дата / год) см. Пример 1,
  • составлять лист-заверитель дела.

Здесь отметим, что даже если организация решила придерживаться общего правила и дела со сроком хранения менее 10 лет хранить в структурных подразделениях, то в архив они все равно могут попасть – при ликвидации какого-либо из подразделений. Если происходит перестройка с перетасовкой функций между оставшимися структурами, то документы ­ликвидируемой обычно перетекают к новому получателю прежних функций.

Далее рассмотрим, как подготовить дело к длительному хранению «по полной программе».

Обложка дела

Дело должно иметь правильно оформленный титульный лист или обложку. Ее основные реквизиты (обозначены цифрами в Примере 1):

  • наименование организации и подчиненность (если таковая имеется) на момент закрытия дела. Если наименование организации меняется в течение года, то на обложке указывается ее новое наименование и подчиненность (см. цифры 1 и 2);

Пример 1. Оформление титульного листа (обложки) дела

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.

Организация архива в компании

Как организовать архив своими силами с нуля? Во второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие аспекты его ­работы: учет документов в архиве, их использование и уничтожение. Мы также поможем вам прицениться к стоимости внеофисного хранения документов в коммерческом архиве, подскажем, на какие условия договора обратить внимание.

Архивные описи для электронных дел

С каждым днем количество электронных дел в организациях увеличивается. У многих есть даже электронные оригиналы постоянного срока хранения – ​это годовая бухгалтерская отчетность. Поэтому стоит разобраться, как оформлять описи подобных дел: на передачу из подразделений в архив и сводные годовые по организации, а заодно – ​кто будет формировать реестры документов электронных дел.

Организация архива в компании

Как организовать архив своими силами с нуля? В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие вопросы: какие организации обязаны создавать свой архив? чем грозит утрата документов, которые вы обязаны были хранить? какие нормативные документы нужно разработать и какие вопросы в них урегулировать? какие существуют требования к помещению архива и условиям хранения документов? как оптимально зонировать его пространство? как систематизировать документы (какой вариант при каком виде деятельности компании оптимален)? как упорядочить процесс передачи дел в архив из структурных подразделений?

Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.

Архивные описи для электронных дел

С каждым днем количество электронных дел в организациях увеличивается. У многих есть даже электронные оригиналы постоянного срока хранения – ​это годовая бухгалтерская отчетность. Поэтому стоит разобраться, как оформлять описи подобных дел: на передачу из подразделений в архив и сводные годовые по организации, а заодно – ​кто будет формировать реестры документов электронных дел.

Организация архива в компании

Как организовать архив своими силами с нуля? Во второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие аспекты его ­работы: учет документов в архиве, их использование и уничтожение. Мы также поможем вам прицениться к стоимости внеофисного хранения документов в коммерческом архиве, подскажем, на какие условия договора обратить внимание.

Организация архива в компании

Как организовать архив своими силами с нуля? В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие вопросы: какие организации обязаны создавать свой архив? чем грозит утрата документов, которые вы обязаны были хранить? какие нормативные документы нужно разработать и какие вопросы в них урегулировать? какие существуют требования к помещению архива и условиям хранения документов? как оптимально зонировать его пространство? как систематизировать документы (какой вариант при каком виде деятельности компании оптимален)? как упорядочить процесс передачи дел в архив из структурных подразделений?