Закрытие делопроизводственного года

Закрытие делопроизводственного года – трудоемкий процесс, который не сделать качественно за пару дней. Обычно он занимает почти два месяца: начинается в декабре и завершается в первые дни февраля. А крупные организации начинают разработку или уточнение своей номенклатуры дел еще раньше – в ноябре.

Последовательно рассмотрим все эти мероприятия, за которые традиционно отвечает служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

Уточнение номенклатуры дел и утверждение ее на следующий год

Номенклатура дел является документом, отражающим актуальный состав дел предприятия. Это означает, что нельзя составить ее один раз на несколько лет. Коренная переработка этого документа может потребоваться в результате существенной перестройки бизнеса (изменения структуры, появление новых видов деятельности и т.п.). Поэтому в большинстве случаев ее не разрабатывают «с нуля» для нового года, а просто уточняют ранее действующую номенклатуру. Итак, ежегодно в конце текущего на следующий календарный год номенклатура дел как минимум уточняется, для этого вам нужно:

• проверить разделы номенклатуры дел. В зависимости от ранее выбранного способа классификации ими могут быть:
  • структурные подразделения организации (чаще всего используется этот вариант),
  • направления деятельности или
  • выполняемые функции.
    Возможно, что при появлении новых видов деятельности состав подразделений не изменится и наоборот. Т.е. нужно проверить, что изменилось за прошедший год и планируется изменить в будущем. И если нужно, отразить реалии в номенклатуре дел путем переработки ее разделов;
• внести в разделы дела, возникшие в уходящем году (это неизбежно приведет к тому, что индексы «съедут» на один или несколько номеров вперед);
• удалить индексы дел, которые не планируется вести в следующем году и которые не удалось занять новыми делами (из-за этого нумерация запросто может вновь «съехать», но уже в обратном направлении);
• проследить, чтобы после всех «движений» в нумерации индексы дел были последовательными, без пропусков и повторений.

Далее мы подскажем, как грамотно организовать работу по подготовке номенклатуры дел, чтобы не взваливать ее целиком и полностью на плечи сотрудников службы ДОУ.

Внесение в разделы новых дел

Конечно, заниматься этим должны в течение года работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях. Как только в отделе заводится новое дело, они должны вписать его от руки в рабочий экземпляр номенклатуры дел подразделения на текущий год, присвоить очередной индекс и срок хранения, после чего оперативно сообщить в службу ДОУ о внесенных дополнениях. К сожалению, в реальности встретить такую идиллию автору этой статьи пока не удавалось. Чаще всего дополнения вносятся в конце года сотрудником службы ДОУ после личного опроса коллег из всех отделов на предмет заведения новых дел.

Как бы то ни было, новые дела помещаются на резервные строки номенклатуры дел на 2016 год. Вписываются они от руки в ее рабочий экземпляр. Индексы новым делам присваиваются очередные внутри раздела:

Обратите внимание: в Примере 2 по общему правилу на резервные строки после изначально планируемого дела 21-45 помещено новое дело 21-46, но вот следующее дело имеет индекс не 21-47, а выбивается из этой стройной логики своей трехкомпонентностью (выделено «!»). В данном случае в номенклатуре изначально под индексом 21-10 шли арбитражные дела и было принято решение каждое из судебных дел учитывать отдельно, причем крайним было дело 21-10-27, потому новому мы можем присвоить номер 21-10-28, но вписать его сможем только внизу соответствующего раздела номенклатуры дел. А далее будем добавлять дела по общему правилу: 21-47, 21-48 и т.д.

При подготовке проекта номенклатуры дел на 2017 год вновь внесенные в 2016 году дела будут перемещены внутри раздела в соответствии с правилами расположения заголовков дел и потому получат новые индексы.

Исключение из номенклатуры «вымерших» дел

Если какое-то дело так и не было заведено, то в рабочем экземпляре номенклатуры дел на 2016 год его ни в коем случае не вычеркивайте, а в графе «Примечание» напишите «Дело не заведено» и проставьте рядом подпись руководителя соответствующего подразделения с расшифровкой и датой (в номенклатуре отдела распишется его руководитель, а в сводной – руководитель службы ДОУ). В следующую номенклатуру дел 2017 года вы это дело уже не перенесете.

Уточнение индексов подразделений и дел

Индексы разделов и дел внутри них в номенклатурах дел за два разных года могут отличаться. Это нормально. Но некоторые делопроизводители буквально боятся поменять индекс делу. А часто без этого не обойтись. Чтобы не загонять себя в тупик, нужно помнить следующие правила:

• не состав дел подгоняют под индексы, а индексы под состав дел;
• у нас есть графа «Примечание», в которую можно вписывать необходимые комментарии, в т.ч. об изменении индексов;
• если номенклатура дел перерабатывалась капитально и изменений индексов много, то можно составить таблицу соответствия переходящих дел.

Итак, в течение уходящего года в организации могла поменяться структура. Любой отдел мог появиться, расформироваться, поменять подчиненность… Все это отразится на составе его дел и принципах индексации. Ничего страшного нет в том, что дело, «живущее» в 2016 году под индексом 12-15, в 2017 году будет иметь индекс 10-22. Только не забудьте отразить изменение индекса на обложке дела.

Разве что переходящим делам нужно до последнего стремиться сохранить индексы. Переходящие – это дела, которые не были завершены делопроизводством в этом году и переходят в следующий. Например, Положение об архиве, утвержденное в 2015-м, будет переходящим уже второй год подряд, т.к. на момент утверждения номенклатуры-2017 является действующим. Если переходящему делу все же пришлось поменять индекс, то в 5-й графе «Примечание» нужно поставить отметку:

Если номенклатура дел перерабатывалась капитально и изменений индексов много, то для лучшей ориентации можно составить отдельный документ – «Таблицу соответствия переходящих дел» (Пример 4). Ее оформляют как приложение к новой номенклатуре дел в произвольной форме, т.к. утвержденной не существует. Минимально необходимая информация здесь – это номер индекса в новой номенклатуре дел и в предыдущих (см. первую и последнюю колонку). Обычно еще отражают заголовок дела и с какого года оно является переходящим. Обратите внимание: в эту таблицу заносятся только переиндексированные переходящие дела (а не все те, у которых поменялся номер).

Организационный аспект

В идеале нужно организовать работу так, чтобы ответственные за делопроизводство в подразделениях сумели уточнить свои номенклатуры дел и после согласования с вами утвердить их у руководителей подразделений. Тогда службе ДОУ останется разобраться досконально лишь «со своими» документами, а номенклатуры других подразделений «влить» в сводную номенклатуру дел организации.

Чтобы все это было возможно, нужно утвердить необходимые формы, потратить усилия на обучение специалистов на местах, осуществлять методическую поддержку их усилий и обязать их этим заниматься! См. Пример 5.

Готовый проект сводной номенклатуры дел организации на будущий год проходит процедуру согласования с экспертной комиссией (ЭК) организации¹.

Номенклатуру дел организации на будущий год утверждает генеральный директор. Сделать это нужно до 31 декабря (см. Пример 6). Действовать новая номенклатура начнет уже 1 января. Такая строгость в датах объясняется тем, что работники некоторых подразделений могут выходить на работу и в праздники, а диспетчеры и всевозможные дежурные оперативных служб и вовсе работают круглосуточно. Так что даже если документ создается в новогоднюю ночь, он уже должен учитываться по номенклатуре дел 2017 года.

В приказ об утверждении сводной номенклатуры дел организации на следующий 2017 год лучше сразу добавить поручение руководителям структурных подразделений предоставить сведения о количестве заведенных дел в 2016 году.

Если ваша организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то, планируя свою работу в конце года, учитывайте, что вам нужно дополнительно согласовать свой проект номенклатуры с архивным учреждением, которому вы подведомственны. Это займет как минимум несколько дней, а стандартный срок ответа на запрос – 30 дней.

Актуализация локальных нормативных актов по делопроизводству

Основной локальный нормативный акт (ЛНА) в работе службы ДОУ – это, конечно, Инструкция по делопроизводству. Мы уже не раз писали о том, что этот документ разрабатывается и утверждается не для того, чтобы был, а чтобы им пользовались все сотрудники организации. Один из секретов популярности Инструкции по делопроизводству среди коллег состоит в том, чтобы в нее оперативно вносились измененные правила и принципы работы с документами.

Предположим, в течение уходящего года было решено:

• перевести большую часть внутренних информационно-справочных документов в электронный вид;
• наделить топ-менеджеров усиленными квалифицированными электронными подписями, а сотрудников – простыми, причем если топы теперь подписывают своими ЭП любые электронные документы, включая внешние, то остальные сотрудники – только внутренние.

Если в Инструкции по делопроизводству не отразятся эти изменения, она перестанет быть рабочей. Конечно, в идеале нужно было вносить их немедленно, но уж в конце года важно наверстать упущенное! Внесение изменений в ЛНА оформляется приказом по основной деятельности.

Кроме Инструкции по делопроизводству имеет смысл просмотреть на предмет актуализации Положение об отделе, должностные инструкции работников, Классификатор вопросов и ответственных исполнителей по ним, другие имеющиеся ЛНА по вашему профилю.

Одновременно с актуализацией ЛНА нужно проконтролировать, чтобы доверенности, выданные сотрудникам вашей службы, были продлены на следующий год, если они заканчиваются (например, на получение корреспонденции на почте). Те доверенности, которые не планируется продлевать, нужно вернуть в юридический отдел (строго говоря, возвращать их нужно сразу по окончании действия, но если вовремя это сделано не было, то в конце года закройте данный вопрос).

Договоры

Обычно профильные подразделения ведут текущую работу каждый со своими договорами (отдел по работе с клиентами, отдел закупок, АХО и т.д.), в крупных организациях это может делать централизованно договорный отдел, реже – служба ДОУ; и только «закрытые» договоры передаются в архив. Но все зависит от распределения обязанностей в конкретной организации.

В любом случае важно отслеживать окончание срока действия договоров, т.к. многие из них необходимо вовремя продлить (например, чтобы не лишиться подачи электроэнергии в цеху или справочно-правовой системы в юридическом отделе с началом нового года). Многие договоры изначально заключают до 31 декабря текущего года, потом пролонгируют допсоглашением на следующий год. Потому сейчас и стоит провести ревизию. Чтобы не превращать выполнение этой задачи в аврал, при регистрации договоров (изменений в них) нужно сразу фиксировать (корректировать) срок действия договора в специальной программе или отдельной колонке в обычной таблице в Excel.

А лучше в регистрационную форму договоров внести для этого 2 графы:

• в одной будете указывать дату, до которой действует договор,
• а во второй – условие пролонгации.

Если сортировать / фильтровать / просматривать эти графы в последние дни каждого месяца (а в конце года где-то за месяц до его окончания), то можно без труда выделить из всей массы договоров те, что нужно пролонгировать в ближайшее время, и те, что будут продлены «автоматически», потому что в тексте имеется соответствующий пункт. Если пролонгация произошла «автоматически», то новую дату нужно отразить в регистрационной форме.

Обратите внимание: схема пролонгации может быть прописана в самом договоре, а может производиться по общим правилам. И делать это могут не только допсоглашения к договору (которые обычно не забывают к нему подшивать), но и иные документы, даже письма (а вот эти значимые бумаги могут осесть в другом месте, хотя должны были бы быть подшиты к договору с обязательной корректировкой срока его действия в регистрационной форме).

Завершенным считается договор, по которому всеми его сторонами исполнены все взятые на себя обязательства: работы выполнены, услуги оказаны, продукция поставлена, а оплата произведена в полном объеме, нет конфликтной ситуации (которая может вылиться в разбирательства, в т.ч. судебные). Большое значение имеет дата выполнения последнего обязательства. Сравните:

Дата (год) закрытия договора влияет на срок хранения: по правилам архивного дела срок хранения закрытого дела начинает идти с 1 января года, следующего за годом закрытия. Завершенные делопроизводством в 2016 году договоры формируются в дело вместе со всеми сопутствующими документами: протоколами разногласий и протоколами согласования разногласий, актами и спецификациями и т.д. Все это – неотъемлемые части договора, корректирующие условия заключения сделки.

Хотя в некоторых организациях формируют целые досье (по сделке или контрагенту), в которые подшивают не только договор и корректирующие его условия документы, но и всю переписку, документы о его исполнении и т.д. Тогда в досье у нас собирается полная картина, а хранится оно по старшему сроку (т.е. максимальному из всех имеющихся у входящих в него документов).

Большинство разновидностей договоров имеют срок хранения 5 лет². Если же для конкретной разновидности договора ПТУД не устанавливает срок хранения, то применяется его ст. 436, где он сформулирован так: «5 лет ЭПК после истечения срока действия договора». Отметка ЭПК означает, что после обозначенного срока все документы дела не уничтожаются валом, а рассматриваются индивидуально, чтобы какие-то можно было оставить на более длительное хранение.

План передачи дел в архив

По Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного само­управления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526, далее – Правила-2015) дела передаются в архив в соответствии с утвержденным руководством планом. Это очень разумно, иначе структурные подразделения будут устраивать в архиве авралы тогда, когда им вздумается. Работники архива, имея представление о собственной нагрузке, сами должны назначить подразделениям периоды, когда можно сдать дела в архив. План утверждается генеральным директором. Вместо согласования плана с руководителями подразделений их можно просто уведомить о предписанных периодах сдачи дел, оформляя их подпись об ознакомлении в строке подразделения (см. последние колонки таблицы в Примере 10) – но это уже вопрос «политический».

План работы службы ДОУ

Его может составлять руководитель службы ДОУ по собственной инициативе или по заданию руководства как часть системы планирования деятельности компании. Официальный план работы службы ДОУ на следующий год проходит процедуру согласования с взаимодействующими подразделениями и утверждается руководителем организации в конце предыдущего года.

Чтобы составить такой план работы, можно отталкиваться:

• от задач, закрепленных за вашей службой в Положении о ней (обычно это некая константа), они могут стать разделами вашего плана;
• а также от конкретных целей, которых вы хотите достичь в следующем году, например:
  • внедрить в главном офисе и филиалах компании единую систему делопроизводства и СЭД,
  • вывести хранение части документов на аутсорсинг,
  • организовать периодическое обучение групп работников-новичков правилам делопроизводства и др.

Каждая из этих целей, в свою очередь, может разбиваться на подцели – на практические задачи – до тех пор, пока процесс достижения заявленной цели не предстанет перед нами практически пошагово, например:

Но такое пошаговое выполнение с контрольными сроками руководителю службы ДОУ лучше оставить при себе, а в утверждаемый руководством организации план включить общую задачу / цель «Организовать периодическое обучение групп работников-новичков правилам делопроизводства» с итоговым сроком. Тогда и вам легче будет ориентироваться, запаздываете ли вы при выполнении очередного шага, за счет чего будете наверстывать, и определенная свобода маневра у вас останется.

Кроме достижения новых вершин, нужно не забыть внести в годовой план и ежедневные, рутинные обязанности своей службы. Здесь можно опереться на ранее составленный план текущего года и имеющиеся статистические показатели его выполнения.

В конце каждого года имеет смысл провести мониторинг цен на заказываемые услуги (например, экспресс-доставки корреспонденции, внеофисное хранение документов и др.) и зарплат на рынке труда. Первое может стать поводом для переговоров с текущими партнерами или их смены. Второе – для более грамотного управления коллективом подразделения, может быть вы решитесь на поднятие вопроса об увеличении штата или зарплат своим специалистам.

Форма плана работы службы ДОУ на год или свободна, или продиктована политикой планирования в организации.

Закрытие журналов регистрации

В последние годы учетные формы документов в отечественных организациях можно поделить на 3 вида:

• бумажные книги – самый архаичный способ регистрации документов, зато позволяющий оформлять подписи с личными росчерками;
• журналы в электронной форме, ведущиеся в табличных редакторах, например Excel;
• учетные формы в системах электронного документооборота.

Скорее всего, в организации одновременно используются разные носители регистрационных форм (для разных целей), и все их нужно закрыть по окончании года. Обычно это делается в первые рабочие дни января.

В бумажных журналах создаются итоговые записи. Нужно написать общее количество зарегистрированных в году документов (с этого момента журнал будет считаться закрытым делопроизводством). Учетная запись заверяется подписью руководителя службы ДОУ, но не специалиста, ведущего регистрацию (исключением станет тот случай, когда организация маленькая и один секретарь одновременно и осуществляет этот процесс и руководит им). Если у подразделения, ведущего журнал регистрации, есть своя печать, то ею можно заверить подпись.

Внутри электронного журнала регистрации в Excel (и подобных программах) эта итоговая запись может быть оформлена без подписи. Закрытие журнала в данном случае означает конвертирование его в неизменяемый формат – лучше всего подходит pdf. Получившийся файл записывается на компакт-диск, теперь это будет электронная единица хранения в архиве компании. Если у руководителя службы ДОУ есть электронная подпись, то данный файл можно подписать ею.

Учетные формы в СЭД закрываются совместно с отделом, осуществляющим техническую поддержку программы. В некоторых СЭД закрытие года происходит автоматически в первые часы 1 января. В разных системах алгоритм действий по закрытию может отличаться, а получить мы хотим то же, что и от журнала в Excel: неизменяемый формат учетной формы, выгруженный из СЭД и записанный на внешний носитель информации.

Распечатывать все электронные журналы регистрации и учетные формы для дальнейшего хранения не обязательно. Это электронные документы и в большинстве случаев они могут существовать только в электронном виде. Но если в таком журнале регистрируются документы длительного хранения и в особенности постоянного, то его стоит распечатать. Так как по общему правилу у журнала регистрации тот же срок хранения, что и у отраженных в нем документов. А пока наши IT-специалисты не научились сохранять работоспособный оригинал электронного документа в течение хотя бы десятилетия и тем более постоянно!

В прошитой распечатке электронного журнала с данными за год оформляется итоговая запись, показанная в Примере 12. Распечатывать можно все графы таблицы (например, из Excel) или делать это в виде отчета, в котором представлено меньше сведений, чем зафиксировано (например, в СЭД).

Справка об объеме документооборота

Объем документооборота компании – значение, которым должен владеть руководитель службы ДОУ, даже если в основные отчетные показатели предприятия оно не включается. Знание объема документооборота и его динамики за последние несколько лет нужно хотя бы для того, чтобы выстроить кадровую политику подразделения и распределить задачи между сотрудниками.

Объем документооборота высчитывается очень просто: нужно суммировать все зарегистрированные в прошлом году виды управленческих документов. Если предварительно были закрыты все журналы регистрации, много времени это не займет. А если используется СЭД, то задача становится еще легче.

В справке об объеме документооборота может быть указано не только общее количество документов, но и отдельно некоторые из особо важных их видов (например, претензии или количество коммерческих предложений, направленных отделом продаж, тогда можно посчитать, сколько предложений приходится на один заключенный договор и т.д.).

Динамику объема (увеличивается он, уменьшается или остается стабильным) можно оценить, если имеются данные за прошлые периоды.

Закрытие номенклатуры дел прошлого года

В конце года мы плотно работаем над обновлением номенклатуры дел. В начале года приходит пора закрыть прошлогоднюю номенклатуру. В ней заполняется третья графа «Количество дел» и составляется итоговая запись (сначала это делают подразделения со своими номенклатурами дел, а потом служба ДОУ со сводной номенклатурой).

Графа «Количество дел» заполняется от руки в номенклатуре дел за прошлый год (см. Пример 14). В нее нужно записать, сколько единиц хранения каждого дела получилось в течение года. Очень важно при этом помнить, что единицей хранения считается 1 том бумажного дела или 1 носитель электронной информации (например, CD-диск). Если электронное дело является некой папкой на сервере или представлением базы данных в СЭД, то данная информация отражается в «Примечании», а в колонке «Количество дел» мы ставим цифру 1.

Объем бумажного тома строго ограничен и должен составлять не более 250 листов. Потому папки-регистраторы, рассчитанные на 500 листов, в которых накопилось более 250 листов, придется разбить на тома, чтобы получить окончательное количество единиц хранения.

Потом цифры в графе «Количество дел» суммируются отдельно для дел с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и до 10 лет включительно, чтобы эти суммы отразить в итоговой записи каждой номенклатуры дел (см. Пример 15).

Форма итоговой записи приведена в Правилах-2015 в Приложении № 25. Ничего особенного в ее заполнении нет, если владеть информацией о количестве заведенных дел. Далее эти сведения передаются:

• из подразделений в службу ДОУ³ и суммируются там для отражения в итоговой записи сводной номенклатуры дел организации;
• из службы ДОУ в архивное учреждение, если организация является источником его комплектования.

Ниже таблицы итоговой записи оформляется соответствующая отметка о передаче сведений «далее» (см. «!» в Примере 15).

Составление справки / отчета об исполнительской дисциплине

В последнюю очередь составляется справка или отчет об исполнительской дисциплине. Делать это приходится не раньше февраля, ведь поставленные 31 декабря задания со стандартным сроком исполнения в 30 дней нельзя считать ни выполненными, ни просроченными до 31 января, если только исполнители не выполнят их раньше. Торопить исполнителей по той лишь причине, что нам нужно сделать отчет, нельзя.

Отчет об исполнительской дисциплине обычно очень интересен руководству. На его основе некоторые компании даже распределяют годовые бонусы. Форма отчета разрабатывается на предприятии в зависимости от целей, которым он служит. Для распределения бонусов, конечно, придется дать полную выкладку, практически пофамильно. Для простого информирования руководства о состоянии исполнительской дисциплины будет достаточно общих цифр: количество выполненных и просроченных заданий. Можно дополнительно подсчитать для статистики процент «просрочек». Можно показать данные по организации в целом или в разрезе подразделений.