Сколько единиц хранения образовалось за год?

Форма номенклатуры дел как документа, закрепляющего систематизацию документального фонда организации и выполняющего учетную функцию, сложилась достаточно давно и устанавливалась документами, регламентирующими работу архивов организаций. Проанализируем формы номенклатуры дел, которые закрепляются действующими в настоящее время методическими и нормативными документами:

1. В Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (остались в статусе методического документа) форма номенклатуры дел организации и структурного подразделения единая:

2. В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, форма для номенклатур дел организации и структурного подразделения также единоообразна. Она полностью соответствует форме, установленной еще в 1985 году Основными правилами работы ведомственных архивов, которые раньше являлись нормативным документом, т.к. были не только одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, но и утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263. В настоящее время данные правила отменены приказом Минкультуры России от 21.01.2016 № 231.

3. По Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила работы архивов организаций) формы номенклатуры дел организации и структурного подразделения незначительно различаются, что и вызвало вопрос.

Форма номенклатуры дел организации:

Форма номенклатуры дел структурного подразделения:

Правила работы архивов организаций номенклатуре дел посвящают только пять пунктов (с п. 4.14 по п. 4.18). В п. 4.18 содержатся ссылки на ее установленные формы в приложениях № 25 и 26, а сами формы номенклатур дел никак не комментируются.

Но методология и методика работы никогда не определяются формой представления результатов, методология первична, а форма – вторична. Поэтому рекомендуем изучить текст новых Правил работы архивов организаций и обратить внимание, что в них, по-прежнему, закрепляется номенклатура дел в статусе основного учетного документа, отражающего состав (включая количественный) и организацию документального фонда организации (п. 4.15). Кроме того, в соответствии с методикой архивной работы номенклатура дел является основой для составления описей дел документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения (п. 4.16).

Напомним, что если бумажных документов в деле за год собирается более 250 листов, то дело делится на тома. И тогда у каждого тома в наименовании появляется конкретизация заголовка, показывающая, чем содержимое этого тома отличается от других. При этом понятия «том» и «часть» дела – это синонимы. Для бумажных документов в архивном деле единицей хранения и единицей учета считается 1 папка (ею может оказаться как целое дело с содержимым в пределах 250 листов, так и 1 из его томов с таким же предельным объемом). И если при составлении номенклатуры дел в графе 2 указывается планируемое наименование дела, то в графе 3 этой строки по итогам года записывается количество получившихся единиц хранения (1 или более, если дело пришлось поделить на тома), см. Пример 1. Далее в описях отдельными строками фигурирует уже каждая единица хранения (целое дело одной папкой или его тома), это показано в Примере 2.

Текст Правил работы архивов организаций 2015 года подтверждает прежнюю технологию работы (см. процитированные далее пункты 4.25, 4.26 и 4.32). Поэтому считаем, что графу 3 в номенклатуре дел организации необходимо заполнять в обычном порядке, отражая в ней количество томов (частей) каждого бумажного дела (как в Примере 1). Потом это количество должно войти в расчет итоговой записи к номенклатуре дел.

Теперь поясним, как подсчитывать электронные дела / документы. Поскольку ограничений на объем электронного дела / документа не существует, то в графе 3 номенклатуры у такого дела всегда ставим цифру 1, если только оно не записано на несколько носителей информации (например, на 2 CD-диска). А форму представления электронного дела, объем в Мб и локализацию (местоположение) можно указывать в «Примечании».

По новым правилам не надо соблюдать пропорции: 1 документ = 1 CD-диск. Это может быть:

• 1 контейнер электронного документа, или
• 1 папка / контейнер с электронными документами на сервере, или
• 1 представление электронных документов в информационной системе / СЭД.

1 электронный документ (контейнер электронного документа) может представлять собой 1 электронное дело (т.е. 1 единицу учета и единицу хранения).

При оформлении итоговой записи номенклатуры дел гораздо более интересным является вопрос об отражении в ней количества электронных документов и их объема. Новые Правила работы архивов организаций установили, что электронные документы и дела:

• измеряются в мегабайтах (Мб);
• учитываются и передаются в архив по отдельным описям электронных дел, документов (они оформляются и на фонды пользования, состоящие из электронных копий).

Современные «лучшие практики» рекомендуют в итоговой записи вести раздельный учет:

• заведенных электронных дел и
• дел в бумажной форме.

Это облегчает оформление соответствующих описей электронных дел, документов. Но какая-то единая форма итоговой записи к номенклатуре дел для этих целей пока не сложилась. В Примере 3 мы показываем лишь ее возможный вариант.

18 октября 2016 года Комиссия по научно-исследовательской и методической работе Росархива рассмотрела и одобрила проект Методических рекомендаций по применению Правил работы архивов организаций, которые разработал ВНИИДАД. Будем надеяться, что в них будут даны исчерпывающие разъяснения по всем вопросам разработки, оформления и ведения номенклатур дел организаций.