Правила работы архивов организаций 2015 года переименовали графу 3 номенклатуры дел: раньше она называлась «Количество дел (томов, частей)», а теперь просто «Количество дел». Как заполнять эту графу и итоговую запись номенклатурыза 2016 год? Для бумажных документов теперь необходимо считать только дела, а не их тома (части)? Как отражать электронные документы?

Форма номенклатуры дел как документа, закрепляющего систематизацию документального фонда организации и выполняющего учетную функцию, сложилась достаточно давно и устанавливалась документами, регламентирующими работу архивов организаций. Проанализируем формы номенклатуры дел, которые закрепляются действующими в настоящее время методическими и нормативными документами:

1. В Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (остались в статусе методического документа) форма номенклатуры дел организации и структурного подразделения единая:

2. В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, форма для номенклатур дел организации и структурного подразделения также единоообразна. Она полностью соответствует форме, установленной еще в 1985 году Основными правилами работы ведомственных архивов, которые раньше являлись нормативным документом, т.к. были не только одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, но и утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263. В настоящее время данные правила отменены приказом Минкультуры России от 21.01.2016 № 231.

3. По Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила работы архивов организаций) формы номенклатуры дел организации и структурного подразделения незначительно различаются, что и вызвало вопрос.

Форма номенклатуры дел организации:

Форма номенклатуры дел структурного подразделения:

Правила работы архивов организаций номенклатуре дел посвящают только пять пунктов (с п. 4.14 по п. 4.18). В п. 4.18 содержатся ссылки на ее установленные формы в приложениях № 25 и 26, а сами формы номенклатур дел никак не комментируются.

Но методология и методика работы никогда не определяются формой представления результатов, методология первична, а форма – вторична. Поэтому рекомендуем изучить текст новых Правил работы архивов организаций и обратить внимание, что в них, по-прежнему, закрепляется номенклатура дел в статусе основного учетного документа, отражающего состав (включая количественный) и организацию документального фонда организации (п. 4.15). Кроме того, в соответствии с методикой архивной работы номенклатура дел является основой для составления описей дел документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения (п. 4.16).

Напомним, что если бумажных документов в деле за год собирается более 250 листов, то дело делится на тома. И тогда у каждого тома в наименовании появляется конкретизация заголовка, показывающая, чем содержимое этого тома отличается от других. При этом понятия «том» и «часть» дела – это синонимы. Для бумажных документов в архивном деле единицей хранения и единицей учета считается 1 папка (ею может оказаться как целое дело с содержимым в пределах 250 листов, так и 1 из его томов с таким же предельным объемом). И если при составлении номенклатуры дел в графе 2 указывается планируемое наименование дела, то в графе 3 этой строки по итогам года записывается количество получившихся единиц хранения (1 или более, если дело пришлось поделить на тома), см. Пример 1. Далее в описях отдельными строками фигурирует уже каждая единица хранения (целое дело одной папкой или его тома), это показано в Примере 2.

Пример 1. Фрагмент номенклатуры дел организации на 2016 год

Пример 2. Фрагмент описи дел постоянного хранения на 2016 год

Текст Правил работы архивов организаций 2015 года подтверждает прежнюю технологию работы (см. процитированные далее пункты 4.25, 4.26 и 4.32). Поэтому считаем, что графу 3 в номенклатуре дел организации необходимо заполнять в обычном порядке, отражая в ней количество томов (частей) каждого бумажного дела (как в Примере 1). Потом это количество должно войти в расчет итоговой записи к номенклатуре дел.

Фрагмент документа

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)

4.20. <. .> Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов, при толщине не более 4 см.

<. .>

4.25. На обложке дела указываются:

наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

4.26. <. .> В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а при необходимости – заголовок каждого тома (части).

<. .>

4.32. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под порядковым номером);

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

<. .>

Теперь поясним, как подсчитывать электронные дела / документы. Поскольку ограничений на объем электронного дела / документа не существует, то в графе 3 номенклатуры у такого дела всегда ставим цифру 1, если только оно не записано на несколько носителей информации (например, на 2 CD-диска). А форму представления электронного дела, объем в Мб и локализацию (местоположение) можно указывать в «Примечании».

По новым правилам не надо соблюдать пропорции: 1 документ = 1 CD-диск. Это может быть:

  • 1 контейнер электронного документа, или
  • 1 папка / контейнер с электронными документами на сервере, или
  • 1 представление электронных документов в информационной системе / СЭД.

1 электронный документ (контейнер электронного документа) может представлять собой 1 электронное дело (т.е. 1 единицу учета и единицу хранения).

При оформлении итоговой записи номенклатуры дел гораздо более интересным является вопрос об отражении в ней количества электронных документов и их объема. Новые Правила работы архивов организаций установили, что электронные документы и дела:

  • измеряются в мегабайтах (Мб);
  • учитываются и передаются в архив по отдельным описям электронных дел, документов (они оформляются и на фонды пользования, состоящие из электронных копий).

Современные «лучшие практики» рекомендуют в итоговой записи вести раздельный учет:

  • заведенных электронных дел и
  • дел в бумажной форме.

Это облегчает оформление соответствующих описей электронных дел, документов. Но какая-то единая форма итоговой записи к номенклатуре дел для этих целей пока не сложилась. В Примере 3 мы показываем лишь ее возможный вариант.

Пример 3. Таблица итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных в 2016 году в организации

18 октября 2016 года Комиссия по научно-исследовательской и методической работе Росархива рассмотрела и одобрила проект Методических рекомендаций по применению Правил работы архивов организаций, которые разработал ВНИИДАД. Будем надеяться, что в них будут даны исчерпывающие разъяснения по всем вопросам разработки, оформления и ведения номенклатур дел организаций.

Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как отразить в номенклатуре дело с электронными трудовыми книжками?

Как правильно в номенклатуре дел организации отразить дело с электронными трудовыми книжками? Понятие электронная трудовая книжка существует, но по факту такого документа нет.

Из-за появления в номенклатуре дел электронных документов ее надо перерабатывать? А из-за нового Перечня 2019 г.?

Нужно ли согласовывать номенклатуру дел филиала на 2021 год с ЭПК головной организации в связи с изменением сроков хранения документов по Перечню 2019 г. и появлением в номенклатуре дел электронных документов на основании приказов головной организации и филиала «Об организации опытной эксплуатации использования электронной подписи в электронных документах»? Последней согласованной с ЭПК головной организации была номенклатура дел на 2019 год.

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел?

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел о заведенных за прошедший год делах? Какие-то подразделения смогут предоставить в службу делопроизводства эти сведения в начале следующего 2021 года. Но из-за пандемии многих перевели на дистанционную работу, поэтому какие-то подразделения смогут все посчитать гораздо позже (даже не знаю когда, может в марте или апреле… или к лету). Тогда в итоговой записи ставить реальную дату ее заполнения (даже летнюю) или все-таки лучше ее оформить задним числом?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

В конце года служба делопроизводства разрабатывает номенклатуру дел (или актуализирует существующую) на следующий год. Статья подскажет вам, как лучше провести эту работу: систематизировать все документы организации, сформулировать заголовки дел и определить им сроки хранения, подготовить проект номенклатуры дел, подписать, согласовать и утвердить его, что нужно будет сделать по окончании делопроизводственного года. Опубликован образец сводной номенклатуры дел коммерческой организации на 2011 год со ссылками на статьи уже нового Перечня типовых управленческих архивных документов со сроками хранения.