Статья объясняет, как заполнить табличную часть номенклатуры дел: для каждого дела необходимо указать индекс, заголовок, количество дел и срок хранения. Вы поймете, зачем и как включать в номенклатуру резервные номера; как отразить несколько томов одного дела; когда и как зафиксировать количество заведенных дел (томов, частей); что обычно отражается в графе «Примечание»; какие сведения в процессе разработки номенклатуры дел лучше сразу записывать для их последующего включения в ее справочный аппарат. Особое внимание автор уделяет составлению заголовков дел: правила поясняются на примерах, кроме того, показано, как статьи «Перечня типовых управленческих архивных документов...» трансформируются в конкретные заголовки дел номенклатуры организации.

Традиционно в конце года мы публикуем статьи, посвященные оформлению номенклатуры дел и организации этой работы, в которую вовлекаются сотрудники разных подразделений. Один автор дополняет другого, высказываются экспертные мнения, и весь спектр вопросов о номенклатуре дел оказывается практически освещенным. Однако наши читатели продолжают испытывать трудности при оформлении номенклатуры дел в целом и при составлении заголовков в частности.

Поэтому мы решили уделить особое внимание данному аспекту, пояснив правила составления заголовков дел на конкретных примерах, основываясь на методических рекомендациях и лучших практиках работы организаций.

Методика заполнения граф номенклатуры подробно дана в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002 г.), а также в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2010 г.).

Индекс дела

В графе 1 номенклатуры дел (см. Пример 18) проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Пример 1

В индексе дела 02-03:

02 – индекс структурного подразделения,

03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел этого подразделения.

Правила и методические рекомендации предлагают в номенклатуре дел сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Типичными «переходящими» делами являются личные дела, судебные дела, истории болезней и т.п.

Пример 2

«Приказы ОАО «Сталагмит» по основной деятельности. Копии» в идеале во всех подразделениях должны идти под одинаковым номером, например, 03; меняться должны лишь коды подразделений: 02-03, 03-03, 04-03 и т.п.

В том случае, когда в течение года в деятельности организации появляются новые функции или виды работ, которые документируются, тогда в номенклатуру вносятся дополнительные дела. Поэтому при разработке номенклатуры дел оставляются резервные номера в конце каждого раздела.

Пример 3

Заголовок дела

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя вашей организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. В процессе формирования дел их заголовки могут уточняться или дополняться.

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным.

Нельзя употреблять заголовки типа «разные бумаги по разным вопросам», «общие материалы», «материалы к руководству» и т.п.

Необходимо избегать употребления в заголовках слов-паразитов, таких, как «по вопросам», которые не несут никакой смысловой нагрузки и только «засоряют» заголовок.

Заголовок дела складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:

  • вид дела или виды документов:
    • вид дела: дело, документы, материалы, книга, журнал, переписка и др.;
    • виды документов: протоколы, планы и др.;
    • ...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Рекомендовано для вас

Как отразить в номенклатуре дело с электронными трудовыми книжками?

Как правильно в номенклатуре дел организации отразить дело с электронными трудовыми книжками? Понятие электронная трудовая книжка существует, но по факту такого документа нет.

Из-за появления в номенклатуре дел электронных документов ее надо перерабатывать? А из-за нового Перечня 2019 г.?

Нужно ли согласовывать номенклатуру дел филиала на 2021 год с ЭПК головной организации в связи с изменением сроков хранения документов по Перечню 2019 г. и появлением в номенклатуре дел электронных документов на основании приказов головной организации и филиала «Об организации опытной эксплуатации использования электронной подписи в электронных документах»? Последней согласованной с ЭПК головной организации была номенклатура дел на 2019 год.

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел?

Когда составлять итоговую запись к номенклатуре дел о заведенных за прошедший год делах? Какие-то подразделения смогут предоставить в службу делопроизводства эти сведения в начале следующего 2021 года. Но из-за пандемии многих перевели на дистанционную работу, поэтому какие-то подразделения смогут все посчитать гораздо позже (даже не знаю когда, может в марте или апреле… или к лету). Тогда в итоговой записи ставить реальную дату ее заполнения (даже летнюю) или все-таки лучше ее оформить задним числом?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

В конце года служба делопроизводства разрабатывает номенклатуру дел (или актуализирует существующую) на следующий год. Статья подскажет вам, как лучше провести эту работу: систематизировать все документы организации, сформулировать заголовки дел и определить им сроки хранения, подготовить проект номенклатуры дел, подписать, согласовать и утвердить его, что нужно будет сделать по окончании делопроизводственного года. Опубликован образец сводной номенклатуры дел коммерческой организации на 2011 год со ссылками на статьи уже нового Перечня типовых управленческих архивных документов со сроками хранения.