Статья объясняет, как заполнить табличную часть номенклатуры дел: для каждого дела необходимо указать индекс, заголовок, количество дел и срок хранения. Вы поймете, зачем и как включать в номенклатуру резервные номера; как отразить несколько томов одного дела; когда и как зафиксировать количество заведенных дел (томов, частей); что обычно отражается в графе «Примечание»; какие сведения в процессе разработки номенклатуры дел лучше сразу записывать для их последующего включения в ее справочный аппарат. Особое внимание автор уделяет составлению заголовков дел: правила поясняются на примерах, кроме того, показано, как статьи «Перечня типовых управленческих архивных документов...» трансформируются в конкретные заголовки дел номенклатуры организации.

Традиционно в конце года мы публикуем статьи, посвященные оформлению номенклатуры дел и организации этой работы, в которую вовлекаются сотрудники разных подразделений. Один автор дополняет другого, высказываются экспертные мнения, и весь спектр вопросов о номенклатуре дел оказывается практически освещенным. Однако наши читатели продолжают испытывать трудности при оформлении номенклатуры дел в целом и при составлении заголовков в частности.

Поэтому мы решили уделить особое внимание данному аспекту, пояснив правила составления заголовков дел на конкретных примерах, основываясь на методических рекомендациях и лучших практиках работы организаций.

Методика заполнения граф номенклатуры подробно дана в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002 г.), а также в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2010 г.).

Индекс дела

В графе 1 номенклатуры дел (см. Пример 18) проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Пример 1

В индексе дела 02-03:

02 – индекс структурного подразделения,

03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел этого подразделения.

Правила и методические рекомендации предлагают в номенклатуре дел сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Типичными «переходящими» делами являются личные дела, судебные дела, истории болезней и т.п.

Пример 2

«Приказы ОАО «Сталагмит» по основной деятельности. Копии» в идеале во всех подразделениях должны идти под одинаковым номером, например, 03; меняться должны лишь коды подразделений: 02-03, 03-03, 04-03 и т.п.

В том случае, когда в течение года в деятельности организации появляются новые функции или виды работ, которые документируются, тогда в номенклатуру вносятся дополнительные дела. Поэтому при разработке номенклатуры дел оставляются резервные номера в конце каждого раздела.

Пример 3

Заголовок дела

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя вашей организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. В процессе формирования дел их заголовки могут уточняться или дополняться.

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным.

Нельзя употреблять заголовки типа «разные бумаги по разным вопросам», «общие материалы», «материалы к руководству» и т.п.

Необходимо избегать употребления в заголовках слов-паразитов, таких, как «по вопросам», которые не несут никакой смысловой нагрузки и только «засоряют» заголовок.

Заголовок дела складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:

  • вид дела или виды документов:
    • вид дела: дело, документы, материалы, книга, журнал, переписка и др.;
    • виды документов: протоколы, планы и др.;
  • автор документов дела;
  • корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми был связан в своей деятельности фондообразователь1);
  • предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение, поэтому его надо четко и ясно формулировать);
  • территория (указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями или лицами которой переписывался фондообразователь);
  • время событий, отраженных в документе, или составления документов;
  • формальные признаки (подлинность или копийность обязательно указываются в том случае, когда...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов

Выявили категории наиболее распространенных документов бухгалтерии, сроки хранения которых в Перечне 2019 г. изменились по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. (их немного, т. к. новый Перечень в основном подтвердил ранее действовавшие сроки). Мы рассмотрели сроки хранения документов о взаимодействии с налоговыми органами, отчетности, учетной политики, доверенностей, гарантийных писем, первичных учетных документов и др. И сделали утешающий вывод. Дали рекомендации по формированию некоторых дел.

Номенклатура дел: организационный алгоритм для службы делопроизводства

Если вы уже твердо знаете правила разработки, составления и оформления номенклатуры дел и применяете их, то организационный алгоритм, который рассматривается в данной статье, поможет вам учесть все процедурные аспекты создания этого документа. Вы поймете, как организовать разработку номенклатуры дел так, чтобы не составлять ее самостоятельно за все подразделения!

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Некоторые особенности составления и оформления номенклатуры дел

В ноябре 2012 г. в нашем журнале была опубликована статья ведущего специалиста Государственного архива РФ П. Шалатоновой «». Публикация была своевременной и достаточно полно отражала все вопросы разработки номенклатуры дел в организации. Но всегда находятся нюансы, которые могут добавить глубины ранее написанной картине. На этот раз декан факультета архивного дела ИАИ РГГУ решила поделиться с нашими читателями своими дополнениями и уточнениями, которые вам тоже могут пригодиться.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Номенклатура дел: организационный алгоритм для службы делопроизводства

Если вы уже твердо знаете правила разработки, составления и оформления номенклатуры дел и применяете их, то организационный алгоритм, который рассматривается в данной статье, поможет вам учесть все процедурные аспекты создания этого документа. Вы поймете, как организовать разработку номенклатуры дел так, чтобы не составлять ее самостоятельно за все подразделения!

Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов

Выявили категории наиболее распространенных документов бухгалтерии, сроки хранения которых в Перечне 2019 г. изменились по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. (их немного, т. к. новый Перечень в основном подтвердил ранее действовавшие сроки). Мы рассмотрели сроки хранения документов о взаимодействии с налоговыми органами, отчетности, учетной политики, доверенностей, гарантийных писем, первичных учетных документов и др. И сделали утешающий вывод. Дали рекомендации по формированию некоторых дел.

Некоторые особенности составления и оформления номенклатуры дел

В ноябре 2012 г. в нашем журнале была опубликована статья ведущего специалиста Государственного архива РФ П. Шалатоновой «». Публикация была своевременной и достаточно полно отражала все вопросы разработки номенклатуры дел в организации. Но всегда находятся нюансы, которые могут добавить глубины ранее написанной картине. На этот раз декан факультета архивного дела ИАИ РГГУ решила поделиться с нашими читателями своими дополнениями и уточнениями, которые вам тоже могут пригодиться.