Top.Mail.Ru
Статья объясняет, как заполнить табличную часть номенклатуры дел: для каждого дела необходимо указать индекс, заголовок, количество дел и срок хранения. Вы поймете, зачем и как включать в номенклатуру резервные номера; как отразить несколько томов одного дела; когда и как зафиксировать количество заведенных дел (томов, частей); что обычно отражается в графе «Примечание»; какие сведения в процессе разработки номенклатуры дел лучше сразу записывать для их последующего включения в ее справочный аппарат. Особое внимание автор уделяет составлению заголовков дел: правила поясняются на примерах, кроме того, показано, как статьи «Перечня типовых управленческих архивных документов...» трансформируются в конкретные заголовки дел номенклатуры организации.

Традиционно в конце года мы публикуем статьи, посвященные оформлению номенклатуры дел и организации этой работы, в которую вовлекаются сотрудники разных подразделений. Один автор дополняет другого, высказываются экспертные мнения, и весь спектр вопросов о номенклатуре дел оказывается практически освещенным. Однако наши читатели продолжают испытывать трудности при оформлении номенклатуры дел в целом и при составлении заголовков в частности.

Поэтому мы решили уделить особое внимание данному аспекту, пояснив правила составления заголовков дел на конкретных примерах, основываясь на методических рекомендациях и лучших практиках работы организаций.

Методика заполнения граф номенклатуры подробно дана в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002 г.), а также в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2010 г.).

Индекс дела

В графе 1 номенклатуры дел (см. Пример 18) проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Пример 1

В индексе дела 02-03:

02 – индекс структурного подразделения,

03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел этого подразделения.

Правила и методические рекомендации предлагают в номенклатуре дел сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Типичными «переходящими» делами являются личные дела, судебные дела, истории болезней и т.п.

Пример 2

«Приказы ОАО «Сталагмит» по основной деятельности. Копии» в идеале во всех подразделениях должны идти под одинаковым номером, например, 03; меняться должны лишь коды подразделений: 02-03, 03-03, 04-03 и т.п.

В том случае, когда в течение года в деятельности организации появляются новые функции или виды работ, которые документируются, тогда в номенклатуру вносятся дополнительные дела. Поэтому при разработке номенклатуры дел оставляются резервные номера в конце каждого раздела.

Пример 3

Заголовок дела

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя вашей организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. В процессе формирования дел их заголовки могут уточняться или дополняться.

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным.

Нельзя употреблять заголовки типа «разные бумаги по разным вопросам», «общие материалы», «материалы к руководству» и т.п.

Необходимо избегать употребления в заголовках слов-паразитов, таких, как «по вопросам», которые не несут никакой смысловой нагрузки и только «засоряют» заголовок.

Заголовок дела складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:

  • вид дела или виды документов:
    • вид дела: дело, документы, материалы, книга, журнал, переписка и др.;
    • виды документов: протоколы, планы и др.;
    • ...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Когда надо успеть закрыть номенклатуру дел?

До какой даты надо успеть составить итоговую запись к номенклатуре дел за прошедший год? Чем грозит ее отсутствие? Как действовать, если в пандемию некому и некогда в обособленных подразделениях этим заниматься? Если они затягивают предоставление данных о количестве заведенных за год дел, то итоговую запись можно составить сначала по имеющимся данным (например, по головному офису), а потом по опоздавшим подразделениям (пример этого показываем). Как службе делопроизводства заполучить рычаги воздействия на уклоняющиеся подразделения? Поводом для этой статьи стал вопрос подписчика.

Подсчитываем электронные дела в номенклатуре дел

В номенклатуре дел есть не только дело с бумажными оригиналами приказов по основной деятельности, но и дела с электронными проектами этих документов, а также электронными копиями уже подписанных приказов (сканы в pdf-формате). Какое количество томов (частей) электронных проектов бумажных документов должно быть отражено в конце года в графе 3 номенклатуры дел? Одно электронное дело? Или же графу 3 в этом месте можно оставить пустой? Аналогичный вопрос про электронные копии.

Гибридные дела у госорганов

В новых Правилах делопроизводства для госорганов говорится о формировании гибридных дел, когда создаются и бумажные, и электронные документы. В номенклатуру дел должны включаться соответствующих 2 тома, но заголовок у них должен быть один, и индекс тоже один. Но раньше в номенклатуре дел на грядущий год указывались только дела (без разбивки на тома). Тома одного дела появлялись уже в описях дел по итогам года, ведь в них дела/тома учитываются по порядковым номерам, поэтому один и тот же индекс никого не вводит в заблуждение. Как теперь правильно делать?

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы