Анализ документооборота: новые задачи и новые возможности

Каковы основные направления анализа документооборота организации в условиях внедрения и применения СЭД? Какие показатели можно использовать для оценки применения технологий электронного документооборота в организации? Какие статистические данные о документообороте соответствуют типовым информационным потребностям?

В связи с применением систем электронного документооборота (далее – СЭД) основные методические подходы к анализу документооборота, являющегося традиционной функцией делопроизводственной службы, заслуживают специального рассмотрения. С одной стороны, проведение многоаспектного анализа документооборота организации является одним из непременных условий подготовки к внедрению СЭД в организации, а с другой – вместе с СЭД появляются принципиально новые возможности получения информации.

Анализ документооборота должен рассматриваться как одна из главных задач управления документами в организации. Структура (состав), направленность и объем представляют собой ключевые характеристики документооборота и объекты проведения его анализа.

В условиях применения СЭД результаты анализа документооборота находят отражение в классификаторах (справочниках) системы. В сущности, справочники СЭД вместе с внесенной в них информацией представляют собой информационную модель организации в рамках корпоративной СЭД, отражают степень структурированности информационной среды и процессов работы с документами.

Классификация документов в СЭД

Особую роль играет справочник групп или видов документов в СЭД. Как известно, документооборот организации охватывает входящие, исходящие и внутренние документы. Поэтому данный справочник в качестве своих основных разделов может включать эти классификационные группы с их последующей детализацией по видам и разновидностям документов. В соответствии с этим справочником для определенных групп документов устанавливается порядок индексации, используемый при их регистрации. Данная задача решается как при внедрении СЭД, так и при дальнейшей актуализации справочника в ходе развития системы.

Входящие документы представляют собой, как правило, корреспонденцию, поступающую от вышестоящего органа управления или от подчиненных организаций, от органов государственной власти и местного самоуправления и от организаций, с которыми существует регулярное взаимодействие, а также другую служебную корреспонденцию и обращения граждан.

К исходящим документам относятся письма в адрес организаций и граждан, а также другие виды документов, издаваемые организацией в соответствии со своими задачами и функциями, установленными в учредительных документах.

К внутренним относятся документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации: распорядительные документы, протоколы коллегиальных органов, служебные записки, планы работы, акты, а также другие виды документов, используемых внутри организации в процессе взаимодействия подразделений и должностных лиц.

Распорядительные документы организации (например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу) могут иметь двойственный характер. Если данная организация имеет подведомственные структуры, которым рассылаются названные распорядительные документы, эти документы можно относить к исходящим. Если же организация не имеет таковых структур, то распорядительные документы можно рассматривать как внутренние.

Детализация позиций справочника групп или видов документов, выделение видов и разновидностей документов, значимых для данной организации, возможна именно на основе анализа структуры документооборота. Практика показывает, что при ведении данного справочника целесообразно выделять группы документов по номинальному признаку (то есть по конкретным видам документов, образующихся в деятельности организации), а не по корреспондентскому или другим признакам, поскольку возможности для систематизации и поиска документов создаются и другими справочниками, используемыми в большинстве современных СЭД (например, справочники корреспондентов, структуры организации, номенклатура дел и др.). Это связано, в частности, с тем, что классификация документов по номинальному признаку имеет более...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Об оригиналах, копиях и архивной науке

Попробуем задать вам ряд практических вопросов. Что в нашу электронную эпоху считать оригиналом, подлинником и копией документа? А если копать еще глубже? Например, чем считать почти идентичные документы, различающиеся адресатом или датой; а полностью идентичные, но направленные повторно (от этого зависит, что регистрировать, а что нет)? Сколько может быть подлинников? Например, когда электронный документ пересылается контрагенту, то что получает адресат и что остается у отправителя – копия или оригинал? Когда одновременно создаются и подписываются одинаковыми лицами идентичные по содержанию бумажный и электронный документы, каков их статус? Если практически одновременно оформляются документы одного содержания, но разного формата, то чем их считать? Можно ли заверить копию с другой копии документа, не имея оригинала? В каких случаях законодательство это допускает? Если пока специалисты признают невозможность длительного (в течение десятилетия или столетия) сохранения работоспособных оригиналов электронных документов, то после их миграции что у нас останется на руках? Уничтожать ли бумажные документы после их оцифровки? А исходные электронные после переноса их в форматы и системы нового поколения? Если эти вопросы для вас актуальны, то давайте разбираться вместе!

Аудит делопроизводства в группе компаний

Обследование делопроизводства в группе компаний немного отличается от такового в отдельно взятой организации. Особенность в том, что вся работа умножается на количество проверяемых участников холдинга, которые могут быть разбросаны по очень большой территории. Мы показываем, какую информацию можно собрать дистанционно (без выездов в командировки), например, для оценки ситуации перед внедрением СЭД во всей группе компаний. В этом номере журнала перейдем к хранению документов, укомплектованности канцелярий кадрами и обеспеченности материально-техническими ресурсами, к составлению заключения по итогам аудита с предписаниями.

Закрытие делопроизводственного года

Что нужно сделать службе делопроизводства, чтобы успешно завершить уходящий год и начать новый? Многое! И мы поможем вам уточнить номенклатуру дел и утвердить ее на следующий год, закрыть прошлогоднюю номенклатуру (правильно подсчитав количество томов / дел с бумажными и электронными документами в графе 3 и итоговой записи), закрыть журналы регистрации документов (бумажные, электронные в Excel и СЭД), подготовить справку об объеме документооборота за год, актуализировать ЛНА по делопроизводству, составить план передачи дел из подразделений в архив и план работы службы делопроизводства на следующий год, отчет об исполнительской дисциплине в организации.

Аудит делопроизводства в группе компаний

Обследование делопроизводства в группе компаний немного отличается от такового в отдельно взятой организации. Особенность в том, что вся работа умножается на количество проверяемых участников холдинга, которые могут быть разбросаны по очень большой территории. Мы показываем, какую информацию можно собрать дистанционно (без выездов в командировки), например, для оценки ситуации перед внедрением СЭД во всей группе компаний. В этом номере журнала перейдем к маршрутам документов и контролю исполнения задач по ним.

Закрытие делопроизводственного года

Что нужно сделать службе делопроизводства, чтобы успешно завершить уходящий год и начать новый? Многое! И мы поможем вам уточнить номенклатуру дел и утвердить ее на следующий год, закрыть прошлогоднюю номенклатуру (правильно подсчитав количество томов / дел с бумажными и электронными документами в графе 3 и итоговой записи), закрыть журналы регистрации документов (бумажные, электронные в Excel и СЭД), подготовить справку об объеме документооборота за год, актуализировать ЛНА по делопроизводству, составить план передачи дел из подразделений в архив и план работы службы делопроизводства на следующий год, отчет об исполнительской дисциплине в организации.

Аудит делопроизводства в группе компаний

Проведение аудита делопроизводства в группе компаний немного отличается от такового в отдельно взятой организации. Особенность в том, что вся работа умножается на количество проверяемых участников холдинга, которые могут быть разбросаны по очень большой территории. В некоторых случаях при сборе информации приходится даже учитывать часовые пояса, не говоря уже о невозможности лично до всех «дойти» и посмотреть, как обстоят дела в канцелярии. В статье мы покажем не только организационные документы, но и технологию проверки отдельных участков делопроизводства.

Об оригиналах, копиях и архивной науке

Попробуем задать вам ряд практических вопросов. Что в нашу электронную эпоху считать оригиналом, подлинником и копией документа? А если копать еще глубже? Например, чем считать почти идентичные документы, различающиеся адресатом или датой; а полностью идентичные, но направленные повторно (от этого зависит, что регистрировать, а что нет)? Сколько может быть подлинников? Например, когда электронный документ пересылается контрагенту, то что получает адресат и что остается у отправителя – копия или оригинал? Когда одновременно создаются и подписываются одинаковыми лицами идентичные по содержанию бумажный и электронный документы, каков их статус? Если практически одновременно оформляются документы одного содержания, но разного формата, то чем их считать? Можно ли заверить копию с другой копии документа, не имея оригинала? В каких случаях законодательство это допускает? Если пока специалисты признают невозможность длительного (в течение десятилетия или столетия) сохранения работоспособных оригиналов электронных документов, то после их миграции что у нас останется на руках? Уничтожать ли бумажные документы после их оцифровки? А исходные электронные после переноса их в форматы и системы нового поколения? Если эти вопросы для вас актуальны, то давайте разбираться вместе!

Аудит делопроизводства в группе компаний

Обследование делопроизводства в группе компаний немного отличается от такового в отдельно взятой организации. Особенность в том, что вся работа умножается на количество проверяемых участников холдинга, которые могут быть разбросаны по очень большой территории. Мы показываем, какую информацию можно собрать дистанционно (без выездов в командировки), например, для оценки ситуации перед внедрением СЭД во всей группе компаний. В этом номере журнала перейдем к хранению документов, укомплектованности канцелярий кадрами и обеспеченности материально-техническими ресурсами, к составлению заключения по итогам аудита с предписаниями.