Проведение аудита делопроизводства в группе компаний немного отличается от такового в отдельно взятой организации. Особенность в том, что вся работа умножается на количество проверяемых участников холдинга, которые могут быть разбросаны по очень большой территории. В некоторых случаях при сборе информации приходится даже учитывать часовые пояса, не говоря уже о невозможности лично до всех «дойти» и посмотреть, как обстоят дела в канцелярии. В статье мы покажем не только организационные документы, но и технологию проверки отдельных участков делопроизводства.
В прошлом номере журнала мы писали об индексации подразделений на примере условной группы компаний «Времена года». Напомним: управляющая компания называется ПАО «Времена года», а в группу входят независимые юридические лица ООО «Зима», ООО «Весна», ООО «Лето» и ООО «Осень», у каждого из которых есть собственная филиальная сеть, причем каждый из филиалов условно носит названия месяцев соответствующего времени года. Покажем проведение аудита делопроизводства на примере такой группы компаний.
Исходная точка
Предположим, что, задавшись благой целью установить во всей группе компаний (далее – ГК) единую систему делопроизводства, действующую по единым регламентам, работники управляющей компании разработали проект этой единой системы и вплотную подошли к этапу ее внедрения. Каждая дочерняя компания группы до сих пор действовала по собственным правилам. Наша глобальная цель – скорректировать их и привести к единому знаменателю. Степень коррекции будет определяться индивидуально по результатам предстоящего исследования.
Можно было бы, конечно, просто объявить по всей ГК, что с ближайшего понедельника все канцелярии действуют по единой инструкции, но, как показывает практика, этот подход может и не сработать. Чем ниже была степень вовлечения людей во внедряемые нами изменения, тем сильнее будет их сопротивление. На спущенную «сверху» директиву жить с завтрашнего дня по-новому реакция может быть от резко негативной до абсолютно нулевой (нас просто проигнорируют). А между тем в ходе аудита может выясниться, что работу на некоторых участках в ряде компаний и вовсе не нужно изменять: они и так работают по общим, стандартным правилам делопроизводства. Тогда нам потребуется лишь немного поправить их привычки и не придется превращать их налаженную систему в руины с целью построить нечто очень похожее.
Оформляем решение провести аудит
Решение провести аудит делопроизводства в группе компаний оформляется приказом по основной деятельности. Подпись руководителя управляющей компании (т.е. главы всей ГК) снимет все вопросы о том, на каком основании аудиторы запрашивают документы и просят предоставить информацию, и заставит участников процесса соблюдать поставленные им сроки по ответу на запросы.
Такая масштабная работа, как аудит системы делопроизводства, не может быть начата без разработки некоего плана – назовем его программой аудита. Мы должны не только понимать, что и для чего делаем, но и максимально внятно выразить это на бумаге. Программа утверждается либо главой ГК, либо уполномоченным топ-менеджером. Верны оба варианта. «Заказчиком» исследования, конечно, выступает глава ГК, но его интересуют результаты, а не промежуточные документы. До результатов пока далеко, а для придания большего авторитета программе хватит и подписи топ-менеджера.
Пример 1. Приказ о проведении аудита делопроизводства в группе компаний
