В прошлом номере журнала мы писали об индексации подразделений на примере условной группы компаний «Времена года». Напомним: управляющая компания называется ПАО «Времена года», а в группу входят независимые юридические лица ООО «Зима», ООО «Весна», ООО «Лето» и ООО «Осень», у каждого из которых есть собственная филиальная сеть, причем каждый из филиалов условно носит названия месяцев соответствующего времени года. Покажем проведение аудита делопроизводства на примере такой группы компаний.
Предположим, что, задавшись благой целью установить во всей группе компаний (далее – ГК) единую систему делопроизводства, действующую по единым регламентам, работники управляющей компании разработали проект этой единой системы и вплотную подошли к этапу ее внедрения. Каждая дочерняя компания группы до сих пор действовала по собственным правилам. Наша глобальная цель – скорректировать их и привести к единому знаменателю. Степень коррекции будет определяться индивидуально по результатам предстоящего исследования.
Можно было бы, конечно, просто объявить по всей ГК, что с ближайшего понедельника все канцелярии действуют по единой инструкции, но, как показывает практика, этот подход может и не сработать. Чем ниже была степень вовлечения людей во внедряемые нами изменения, тем сильнее будет их сопротивление. На спущенную «сверху» директиву жить с завтрашнего дня по-новому реакция может быть от резко негативной до абсолютно нулевой (нас просто проигнорируют). А между тем в ходе аудита может выясниться, что работу на некоторых участках в ряде компаний и вовсе не нужно изменять: они и так работают по общим, стандартным правилам делопроизводства. Тогда нам потребуется лишь немного поправить их привычки и не придется превращать их налаженную систему в руины с целью построить нечто очень похожее.
Решение провести аудит делопроизводства в группе компаний оформляется приказом по основной деятельности. Подпись руководителя управляющей компании (т.е. главы всей ГК) снимет все вопросы о том, на каком основании аудиторы запрашивают документы и просят предоставить информацию, и заставит участников процесса соблюдать поставленные им сроки по ответу на запросы.
Такая масштабная работа, как аудит системы делопроизводства, не может быть начата без разработки некоего плана – назовем его программой аудита. Мы должны не только понимать, что и для чего делаем, но и максимально внятно выразить это на бумаге. Программа утверждается либо главой ГК, либо уполномоченным топ-менеджером. Верны оба варианта. «Заказчиком» исследования, конечно, выступает глава ГК, но его интересуют результаты, а не промежуточные документы. До результатов пока далеко, а для придания большего авторитета программе хватит и подписи топ-менеджера.
Пример 1. Приказ о проведении аудита делопроизводства в группе компаний
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Каким видом приказа назначать ответственных за делопроизводство в подразделениях, за эксплуатацию лифтов, определение начальной минимальной цены при закупках, отходы и т.д.? Когда нужен кадровый приказ, когда по основной или административно-хозяйственной деятельности? Сколько их хранить? Как отличить индивидуальную и типовую должностные инструкции? Какие у них сроки хранения?
Объясняем правила группировки документов в дела, а также даем «адреса» их нахождения в нормативных и методических документах. Показываем критерии, по которым документы могут объединяться в одно дело, и как их отражать в заголовке дела. Как заголовок дела из номенклатуры дел трансформируется в заголовок единицы хранения в описи дел: в каком порядке располагать элементы, как уточнить заголовок при разбивке дела на тома, когда и как добавлять аннотацию.
Когда надо успеть исполнить запрос, требование госоргана о представлении документов / информации? Какие санкции за нарушение срока есть для должностных лиц и организаций? На эти вопросы даем ответы, учитывая специфику отдельных госорганов. В прошлом номере журнала разбирались с запросами правоохранительных органов (прокуратура, полиция, Следственный комитет, ФСБ России), в этом займемся налоговыми органами, трудовой инспекцией и другими органами государственного, муниципального контроля. Покажем, как правильно рассчитать срок исполнения различных требований: как определить дату получения в зависимости от способа доставки (лично, «Почта России», электронная почта, личный кабинет на сайте госоргана, ТКС) и вида госоргана (это важно, т.к. отсчет срока начинается на следующий день после получения)? что делать, если срок истекает в нерабочий день, – успеть исполнить в предыдущий или можно на следующий рабочий день? Когда можно отказать госоргану в представлении запрошенных сведений, документов? Как написать об их отсутствии? Как предупредить в сопроводительном письме о наличии в них персональных данных? Почему коммерческая тайна – не преграда?
Разбираем 3 задачи, которые часто возникают на практике. Объясняем, почему и как действовать, какие бывают исключения, показываем примеры отражения дел в номенклатуре. 1. В организации откладываются специфические годовые отчеты по одному из направлений основной деятельности, каждый на 8–10 листах. Можно ли их формировать в 1 дело за несколько лет? 2. Очень много ЛНА: инструкции, порядки, положения. Надо ли вносить в номенклатуру дел отдельно каждое ЛНА? Или можно включить их все в одно дело? По какому принципу их можно объединять? Как на это влияет способ утверждения ЛНА? 3. Как в номенклатуре дел учитывать личные карточки работающих и уволенных сотрудников (при их ведении в информационной системе и на бумаге)?
Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
