Проведение аудита делопроизводства в группе компаний немного отличается от такового в отдельно взятой организации. Особенность в том, что вся работа умножается на количество проверяемых участников холдинга, которые могут быть разбросаны по очень большой территории. В некоторых случаях при сборе информации приходится даже учитывать часовые пояса, не говоря уже о невозможности лично до всех «дойти» и посмотреть, как обстоят дела в канцелярии. В статье мы покажем не только организационные документы, но и технологию проверки отдельных участков делопроизводства.
Начало статьи. Окончание в № 11 / 2016, № 12 / 2016
Начало статьи. Окончание в № 11 / 2016, № 12 / 2016

В прошлом номере журнала мы писали об индексации подразделений на примере условной группы компаний «Времена года». Напомним: управляющая компания называется ПАО «Времена года», а в группу входят независимые юридические лица ООО «Зима», ООО «Весна», ООО «Лето» и ООО «Осень», у каждого из которых есть собственная филиальная сеть, причем каждый из филиалов условно носит названия месяцев соответствующего времени года. Покажем проведение аудита делопроизводства на примере такой группы компаний.

Исходная точка

Предположим, что, задавшись благой целью установить во всей группе компаний (далее – ГК) единую систему делопроизводства, действующую по единым регламентам, работники управляющей компании разработали проект этой единой системы и вплотную подошли к этапу ее внедрения. Каждая дочерняя компания группы до сих пор действовала по собственным правилам. Наша глобальная цель – скорректировать их и привести к единому знаменателю. Степень коррекции будет определяться индивидуально по результатам предстоящего исследования.

Можно было бы, конечно, просто объявить по всей ГК, что с ближайшего понедельника все канцелярии действуют по единой инструкции, но, как показывает практика, этот подход может и не сработать. Чем ниже была степень вовлечения людей во внедряемые нами изменения, тем сильнее будет их сопротивление. На спущенную «сверху» директиву жить с завтрашнего дня по-новому реакция может быть от резко негативной до абсолютно нулевой (нас просто проигнорируют). А между тем в ходе аудита может выясниться, что работу на некоторых участках в ряде компаний и вовсе не нужно изменять: они и так работают по общим, стандартным правилам делопроизводства. Тогда нам потребуется лишь немного поправить их привычки и не придется превращать их налаженную систему в руины с целью построить нечто очень похожее.

Оформляем решение провести аудит

Решение провести аудит делопроизводства в группе компаний оформляется приказом по основной деятельности. Подпись руководителя управляющей компании (т.е. главы всей ГК) снимет все вопросы о том, на каком основании аудиторы запрашивают документы и просят предоставить информацию, и заставит участников процесса соблюдать поставленные им сроки по ответу на запросы.

Такая масштабная работа, как аудит системы делопроизводства, не может быть начата без разработки некоего плана – назовем его программой аудита. Мы должны не только понимать, что и для чего делаем, но и максимально внятно выразить это на бумаге. Программа утверждается либо главой ГК, либо уполномоченным топ-менеджером. Верны оба варианта. «Заказчиком» исследования, конечно, выступает глава ГК, но его интересуют результаты, а не промежуточные документы. До результатов пока далеко, а для придания большего авторитета программе хватит и подписи топ-менеджера.

Пример 1. Приказ о проведении аудита делопроизводства в группе компаний

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Рекомендовано для вас

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота

Автор статьи прошла все этапы внедрения СЭД в Тверском отделении Пенсионного фонда РФ и делится своим опытом: в каком порядке нужно действовать (что проанализировать перед запуском проекта, что важно сделать на этапах тестовой и опытной эксплуатации СЭД), кого привлечь, какие материалы и документы оформить. Опубликованы маршруты движения приказов по основной деятельности, исходящих писем, служебных записок, входящих документов и описание действий с ними пользователей СЭД – эти наглядные схемы работают как памятки. Показаны примеры приказов о проведении тестовой, опытной эксплуатации СЭД и ее внедрении в постоянную эксплуатацию. Приведен фрагмент Положения о рабочей группе, где описаны ее задачи и функции по внедрению СЭД.

Современные тенденции развития СЭД

Как СЭД может одновременно выполнять функции системы управления процессами. Главные сложности в интеграции с другими ИС. Как управлять качеством контента СЭД. Чем должен отличаться интерфейс руководителя. Как поставить на 1-е место не документ, а коммуникацию, изменив логику работы СЭД. Как уходить от бумагоподобной логики при автоматизации составления и регистрации документов. Какой следующий шаг будет сделан при электронном подписании документов. В статье не фантазии футурологов, а идеи, которые уже начинают претворяться в жизнь!

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 3)

Завершаем разговор о факсимиле перечнем видов документов, которые нельзя подписывать с его помощью, т.к. на это есть прямой запрет. Перечисляем возможные риски использования факсимиле.

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.