Обследование делопроизводства в группе компаний немного отличается от такового в отдельно взятой организации. Особенность в том, что вся работа умножается на количество проверяемых участников холдинга, которые могут быть разбросаны по очень большой территории. Мы показываем, какую информацию можно собрать дистанционно (без выездов в командировки), например, для оценки ситуации перед внедрением СЭД во всей группе компаний. В этом номере журнала перейдем к хранению документов, укомплектованности канцелярий кадрами и обеспеченности материально-техническими ресурсами, к составлению заключения по итогам аудита с предписаниями.
Окончание статьи. Начало в № 10 / 2016, № 11 / 2016
Окончание статьи. Начало в № 10 / 2016, № 11 / 2016

Обратите внимание: не стоит все свои вопросы для выяснения ситуации по всем направлениям документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации помещать в одно длинное письмо. Лучше это делать дозировано: замечено, что если собирать сведения по принципу «один вопрос – одно письмо», то респонденты отвечают намного подробнее, чем когда им приходится писать целое сочинение на тему «Как устроено наше делопроизводство». Кстати, необязательно ограничиваться только электронной почтой: для мелких уточнений существует еще телефон, а для опроса одновременно нескольких человек – видеоконференции.

Хранение документов

В самом первом письме-запросе информации (см. Пример 3 в первой части статьи в № 10` 2016) мы уже запрашивали учетные документы архива. Вспомним: компании должны были – разумеется, при их наличии – выслать нам электронные копии номенклатуры дел, описей дел постоянного, временного хранения и по личному составу, актов передачи дел на хранение в государственные (муниципальные) архивы, актов об уничтожении документов1. Тогда же обнаружилось, что ни в одной из компаний группы таких документов нет. Только в ООО «Весна» безнадежно застрял на этапе согласования проект номенклатуры дел на 2016 год (см. ответ в Примере 4).

Однако отсутствие грамотно налаженной системы хранения документов и структурного подразделения под названием «Архив» еще не означает, что компания вовсе не хранит свои документы. Наша задача на этом этапе аудита выяснить, как именно она это делает. Для чего можно направить очередное письмо-запрос, в котором попросить респондентов своими словами описать их систему хранения и уничтожения документов (показано в Примере 13).

Пример 13. Электронное письмо-запрос об организации хранения документов

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Рекомендовано для вас

Работники и СЭД: от неприятия до продуктивной работы

Как и любое организационное изменение, «приход» в компанию СЭД сопряжен с рядом трудностей в плане работы с персоналом. Нужно, во-первых, максимально сократить период неизбежного сопротивления, а во-вторых, обучить коллег работе в СЭД. Как это сделать? Мы привели распространенные типы реакции на новшество и методы преодоления негатива. Объяснили, как организовать обучение работе в СЭД (оптимальное время и место, ведущий, деление слушателей на группы, график обучения, как заставить на нем появиться, ход и методы обучения, что делать по его окончании). Примеры составлены на основе СЭД Directum.

Организация архива в компании

Как организовать архив своими силами с нуля? Во второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие аспекты его ­работы: учет документов в архиве, их использование и уничтожение. Мы также поможем вам прицениться к стоимости внеофисного хранения документов в коммерческом архиве, подскажем, на какие условия договора обратить внимание.

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.

Организация архива в компании

Как организовать архив своими силами с нуля? В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие вопросы: какие организации обязаны создавать свой архив? чем грозит утрата документов, которые вы обязаны были хранить? какие нормативные документы нужно разработать и какие вопросы в них урегулировать? какие существуют требования к помещению архива и условиям хранения документов? как оптимально зонировать его пространство? как систематизировать документы (какой вариант при каком виде деятельности компании оптимален)? как упорядочить процесс передачи дел в архив из структурных подразделений?

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.

Организация архива в компании

Как организовать архив своими силами с нуля? В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие вопросы: какие организации обязаны создавать свой архив? чем грозит утрата документов, которые вы обязаны были хранить? какие нормативные документы нужно разработать и какие вопросы в них урегулировать? какие существуют требования к помещению архива и условиям хранения документов? как оптимально зонировать его пространство? как систематизировать документы (какой вариант при каком виде деятельности компании оптимален)? как упорядочить процесс передачи дел в архив из структурных подразделений?

Организация архива в компании

Как организовать архив своими силами с нуля? Во второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие аспекты его ­работы: учет документов в архиве, их использование и уничтожение. Мы также поможем вам прицениться к стоимости внеофисного хранения документов в коммерческом архиве, подскажем, на какие условия договора обратить внимание.

Работники и СЭД: от неприятия до продуктивной работы

Как и любое организационное изменение, «приход» в компанию СЭД сопряжен с рядом трудностей в плане работы с персоналом. Нужно, во-первых, максимально сократить период неизбежного сопротивления, а во-вторых, обучить коллег работе в СЭД. Как это сделать? Мы привели распространенные типы реакции на новшество и методы преодоления негатива. Объяснили, как организовать обучение работе в СЭД (оптимальное время и место, ведущий, деление слушателей на группы, график обучения, как заставить на нем появиться, ход и методы обучения, что делать по его окончании). Примеры составлены на основе СЭД Directum.