Если такая технология закреплена в вашей Инструкции по делопроизводству, Положением о системе электронного документооборота (СЭД) и поддерживается системой, то никаких нарушений нет, все правильно.
Полагаем, что в СЭД выделены базы данных (представления) с названиями «Регистрация / входящие» и «Регистрация / исходящие» или база данных «Регистрация: входящие, исходящие». В типовых решениях СЭД, которые присутствуют на рынке, такие решения встречаются до сих пор – именно данные решения не учитывают требования нормативных правовых актов в сфере делопроизводства и являются неправильными. В современной нормативной базе уже давно зафиксировано, что классификатор основных направлений деятельности и номенклатура дел являются одними из базовых классификаторов СЭД, а электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел. Кроме того, при формировании дел с перепиской документ-ответ помещается за документом-запросом, что исключает заголовки дел «Входящая переписка» и «Исходящая переписка».
То есть в момент регистрации документов при заполнении соответствующих полей ЭРК в СЭД должна происходить соответствующая систематизация электронных документов и электронных копий бумажных документов, обеспечивающая формирование соответствующего электронного дела (поступивший и отправленный – за счет механизмов связки по теме, вопросу). А исполнители в структурных подразделениях должны получать доступ в СЭД к ЭРК документа и к самому электронному документу или электронной копии бумажного документа.
Если действующая функциональность СЭД обеспечивает формирование электронных дел в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел, то рекомендуем в номенклатуру дел секретариата просто включить 2 заголовка, отражающие действующую технологию:
Пример 1. База данных как своеобразный фонд пользования в секретариате (в ситуации, когда оригиналы документов «копятся» в профильных структурных подразделениях)
В этих базах данных будут содержаться ЭРК, в которые вы помещаете электронные документы и электронных копии всех-всех полученных / отправленных документов в соответствии с документопотоками.
Условно-типовой срок хранения переписки – 5 лет, но базы данных все равно должны быть проанализированы с позиции экспертизы ценности документов. В зависимости от основных направлений и вопросов деятельности организации ЭРК с электронными копиями писем могут быть выделены (скопированы на внешний носитель или переданы в архивную систему) для формирования фонда пользования в архиве. Обычно в электронный фонд пользования по отдельной описи передаются переписка с вышестоящими организациями по основным вопросам деятельности, переписка по исполнению договоров по крупным сделкам, приобретению основных средств и т.п. (электронные копии и ЭРК).
Базы данных секретариата (см. Пример 1) благодаря отметке «ЭК» должны проходить экспертизу ценности в обычном порядке, т.е. в I квартале каждого календарного года, когда в плановом порядке осуществляется подготовка документов к передаче в архив или выделение к уничтожению, документов, не подлежащих архивному хранению.
Заметьте: аббревиатура ЭК – это экспертная комиссия организации, а ЭПК – это экспертно-проверочная комиссия государственного или муниципального архива.
А дела с подлинниками переписки при этом остаются у профильных структурных подразделений, у каждого из этих дел будет конкретный срок хранения (чаще всего 5 лет).
