Об «одиноких» подписях на последней странице документа

Вопрос
Если при составлении акта подписи не помещаются на одном листе, то правильно ли помещать весь текст на первом листе, а на втором оформлять только подписи? Или лучше 1–2 строки текста акта все-таки разместить на втором листе перед подписями? Но тогда на первом листе внизу будет большое пустое нижнее поле. Как правильнее? Аналогичный вопрос часто возникает и с другими документами, например с приказами и письмами.
Отвечает

Вы совершенно верно считаете лучшим (и правильным!) вариантом размещения реквизитов многостраничного документа на листах бумаги, при котором часть текста обязательно должна быть оформлена на последнем листе документа, а через 2–4 интервала ниже текста оформляется подпись в обычном порядке.

Прямой ответ на ваш вопрос закреплен в Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016:

Фрагмент документа

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Именно это правило расположения реквизитов на листе бумаги необходимо использовать при оформлении организационно-распорядительных документов любого вида и разновидности, чтобы минимум 2–4 строки текста (а лучше – самостоятельный абзац из заключительной части текста) были оформлены на новом листе бумаги многостраничного документа.

Только не забудьте, что листы многостраничного документа должны быть пронумерованы, начиная со 2-й страницы (п. 3.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016 и п. 3.2 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

При таком оформлении осуществляется дополнительная защита документа от возможной фальсификации и подмены листов.

Если вас смущают остающиеся незаполненными площади на предпоследнем листе бумаги, то вы можете:

  • искусственно растянуть текст за счет увеличения межстрочного интервала. Текст акта (и документа любого вида) может печататься через 1 или 1,5 интервала;
  • реквизит от реквизита отделять 2–4 межстрочными интервалами;
  • в ситуациях оперативного характера (например, при оформлении акта об ошибочно доставленном письме, о повреждении конверта, полученного письма, посылки и т.п.) вы можете оформлять документ на обеих сторонах листа – лицевой и оборотной (п. 3.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016). При этом не забудьте про нумерацию страниц.

Еще раз повторимся, что все высказанные рекомендации относятся к организационно-распорядительным документам: и акту, и письму, и приказу, и др.

Фрагмент документа

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

3.2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист...

3.8. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатается через 1–1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 интервала.

Интервал между буквами в словах – обычный.

Интервал между словами – один пробел.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Двойная должность и две должности: разница в оформлении

Ответьте, пожалуйста, корректно ли внесение в штатное расписание организации двойной должности, в наименовании которой две должности указаны через запятую? Например, «Первый заместитель главы администрации, начальник управления». Если это некорректно, поясните, пожалуйста, на какие нормативные акты можно сослаться для внесения изменений в наименование должности либо каким образом просто парировать аргумент «покажите, где написано, что так нельзя?!»

Срок действия приказов и распоряжений

Как различаются сроки действия и сроки хранения разных приказов и распоряжений в нормативной базе федерального уровня. Зачем некоторые организации на локальном уровне закрепляют издание приказов по долгосрочным и постоянным вопросам, а распоряжений – по оперативным вопросам деятельности. Какие плюсы и риски это несет. Как это сделать грамотно.

«Вы» или «вы», «я» или «мы» в тексте письма

Как соблюсти золотую середину в употреблении местоимения «вы» с большой и маленькой буквы в тексте служебного письма? От какого лица его излагать? Попутно разбираем и другие распространенные ошибки – все это делаем на примерах нескольких писем: в крупную организацию о направлении документов с просьбой обратной связи; в вышестоящую организацию о выполнении поручения; письма, адресованного нескольким организациям.

Как нумеровать страницы приказа и утверждаемого им ЛНА

Вопрос об оформлении страниц в документе. У вас в журнале указано, что страницы распорядительных документов (приказа, распоряжения, решения, постановления) и утверждаемого ими документа нумеруются отдельно. Подскажите, пожалуйста: – Где закреплено данное правило? Или это правило носит рекомендательный характер? – Для кого оно обязательно? У нас в компании принято оформлять ЛНА (как приложение к приказу) и сам приказ в одном файле в формате Word. Причем у ЛНА также могут быть свои приложения. Как правильно нумеровать страницы документа в данном случае? Обязательно ли все-таки, чтобы у приказа была своя нумерация, а у ЛНА, который является приложением в этом же файле, своя? Или так как у нас приказ с ЛНА размещены в одном файле, то возможна общая нумерация?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.