Как различаются сроки действия и сроки хранения разных приказов и распоряжений в нормативной базе федерального уровня.
Зачем некоторые организации на локальном уровне закрепляют издание приказов по долгосрочным и постоянным вопросам, а распоряжений – по оперативным вопросам деятельности. Какие плюсы и риски это несет. Как это сделать грамотно.
Вопрос в тему
Скажите, пожалуйста, каков срок действия распоряжений и приказов организации, если руководитель организации утверждает, что распоряжения действуют 1 год, а приказы до их отмены?
Существует ли общепринятая практика или законодательные нормы, согласно которым распоряжения имеют ограниченный срок действия (например, 1 год), в то время как приказы остаются в силе до момента их отмены?
По общему правилу
Не существует общепринятой практики или законодательных норм, которые автоматически устанавливали бы разный срок действия данным видам документов (например, 1 год для распоряжений и «до отмены» для приказов). Срок действия любого распорядительного документа определяется не его названием (приказ или распоряжение), а его содержанием и назначением!
Именно поэтому в типовом Перечне управленческих документов со сроками хранения мы часто видим:
- одинаковые сроки хранения для приказов и распоряжений, если у них одинаковое содержание / назначение;
- разные сроки хранения для приказов с разным содержанием / назначением.
Далее мы привели Фрагмент из действующего Перечня, показав только 3 статьи, где фигурируют приказ и распоряжение «в единой связке». Аналогичная картина и во многих других статьях Перечня.
Другим примером нормативного правового акта, где приказ и распоряжение «действуют синхронно», является Трудовой кодекс РФ. В контексте трудовых отношений они часто используются как синонимы для обозначения единоличного распоряжения руководителя и часто в виде фразы «приказ (распоряжение)».
Такой же подход мы видели в унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), которыми многие пользуются до сих пор (см. Пример 1).
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
№
статьи |
Вид документа |
Срок хранения
документа |
Примечания |
19 |
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: |
|
(1) Присланные для сведения –
До минования надобности
(2) В организациях, не являющихся источниками комплектования <. . .> – До ликвидации организации |
|
а) по основной (профильной) деятельности; |
Постоянно
(1) (2) |
|
б) по административно-хозяйственным вопросам |
5 лет |
<. . .> |
|
|
|
54 |
Документы (заявления и прилагаемые к ним документы, приказы (распоряжения) (2), копии лицензий, уведомлений, актов проверок, предписаний, протоколов, постановлений, выписки из решений суда, переписка) по лицензированию отдельных видов деятельности |
5 лет (1) |
(1) После прекращения действия лицензии
(2) Приказы (распоряжения) лицензирующего органа о предоставлении лицензии <. . .> – Постоянно |
<. . .> |
|
|
|
434 |
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: |
|
(1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет |
|
а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; |
50/75 лет ЭПК |
|
б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; |
5 лет (1) |
|
в) о служебных проверках; |
5 лет |
|
г) о направлении в командировку работников; |
5 лет (1) |
|
д) о дисциплинарных взысканиях |
3 года |
Фрагмент документа
Трудовой кодекс Российской Федерации
Статья 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота
При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности... а также при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания... посредством информационной системы работодателя работодателем используется усиленная квалифицированная электронная подпись...
Статья 68. Оформление приема на работу
Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора...
Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора
Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя.
С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись...
Пример 1. Приказ об увольнении (по госкомстатовской унифицированной форме № Т-8)
Поэтому утверждение руководителя о том, что распоряжения действуют 1 год, а приказы – до их отмены, не основано на требованиях законодательства.
Исключения из общего правила
Однако подходу вашего руководителя можно найти объяснение – он частично заимствован из практики государственного управления, но для коммерческих и некоммерческих организаций следовать этой практике совсем не обязательно. Такой подход возможен, если он закреплен во внутреннем документе организации (например, в Инструкции по делопроизводству) и доведен до сведения всех сотрудников.
В деятельности федеральных органов власти, органов субъектов РФ и местного самоуправления иногда действительно существует регламентированное различие:
-
приказы чаще используются для утверждения постоянных правил, регламентов, для решений по вопросам основной деятельности и кадрам, имеющим долгосрочный характер.
-
распоряжения часто носят оперативный, текущий, ограниченный по времени характер (например, о создании рабочей группы, о проведении конкретного мероприятия, о распределении средств в текущем квартале). Их действие часто привязано к исполнению конкретной задачи или календарному периоду.
Примеры из практики
Примеры документов с неопределенным сроком действия (действуют до отмены или изменения):
- локальные нормативные акты (ЛНА): документы, устанавливающие общие правила для неопределенного круга лиц и множества ситуаций (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, Положение...
