Если трудовая книжка не хранится в вашей организации, заверить ее копию работодатель не может.
Часть 1 ст. 62 ТК РФ устанавливает, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Это правило касается и трудовой книжки.
В соответствии с подп. 23 и 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, при заверении соответствия копии документа подлиннику под реквизитом «подпись» указываются:
- слово «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- его собственноручная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- дата заверения копии;
- если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»), и заверяется печатью организации.
Из приведенных положений ГОСТ следует, что заверение копии документа возможно только при наличии подлинника этого документа.
Кроме того, до сих пор действует Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». В абз. 4 п. 1 этого документа также сказано, что: «на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации».
В рассматриваемой ситуации трудовая книжка у работодателя уже отсутствует, поэтому осуществить изготовление и заверение ее копии у него нет возможности.
Полагаем, что заверение копии трудовой книжки до момента, когда в нее была внесена соответствующая запись и она была выдана сотруднику на руки, фактически является указанием не реальной, а ложной даты изготовления копии документа. Такие действия будут нарушать требования перечисленных выше нормативных правовых актов.
В данной ситуации вы можете выдать сотруднику по его письменному заявлению СТД-Р в бумажном или электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).
