Top.Mail.Ru

Когда сдавать в архив Журнал инструктажа по охране труда?

Вопрос
Существует Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда. Данный журнал ведется постоянно, и с течением времени у него будут появляться новые тома. В какой момент том № 1 такого журнала, в котором закончились свободные листы, будет считаться завершенным в делопроизводстве и должен быть включен в годовой раздел описи и передан в архив? Вопрос обусловлен тем, что, по информации от отдела охраны труда, в данном журнале сотрудник расписывается только 1 раз в день трудоустройства, и его подпись актуальна до момента увольнения (выхода на пенсию). В статье вашего журнала «Как завести новый журнал по новой форме вместо старого» есть такая формулировка применительно к другому журналу по охране труда (журналу противопожарных инструктажей): «Сведения о прохождении инструктажей в старом журнале абсолютно всеми работающими сотрудниками утратят актуальность, когда в новом журнале будут зафиксированы факты и сроки проведения их новых инструктажей. Тогда старый журнал учета инструктажей по пожарной безопасности можно оставить на текущем хранении». Таким образом, т.к. в журнале регистрации вводного инструктажа по охране труда подпись ставится 1 раз при приеме на работу и считается актуальной весь период работы сотрудника, то том № 1 журнала считается завершенным в делопроизводстве и может быть сдан в архив только после того, как все сотрудники, чьи подписи есть в томе № 1, будут уволены либо выйдут на пенсию? Или все-таки по завершении заполнения тома № 1 он должен быть сдан в архив не позднее 3 лет после года внесения последней записи?
Отвечает

Все виды инструктажей по охране труда организуются работодателями и проводятся на основании постановления Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, которым утверждены Правила обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда (далее – Правила). В соответствии с Правилами на каждый вид инструктажа разрабатываются программа, а дополнительно – и инструкция по его проведению, в которой обычно фиксируются все организационные аспекты: полномочия (ответственный / заместитель), сроки, время и место проведения, форма журнала и его оформление (нумерация листов, прошивка, удостоверение и т.п.).

Когда отдел охраны труда вашей организации будет актуализировать программу вводного инструктажа по охране труда в соответствии с Правилами или разрабатывать соответствующую инструкцию, постарайтесь во взаимодействии со специалистами по охране труда регламентировать и архивную технологию работы с журналом, о которой вы задаете вопрос.

Покажите коллегам п. 4.28 действующих пока Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015 года). В ведении журнала, который представляет собой дело, важное значение имеет точная датировка записей, на основании которой оформляется заголовок журнала и даты начала и окончания его ведения. Методические рекомендации по применению Правил 2015 года (Росархив/ВНИИДАД. М., 2018; п. 1.2) прямо устанавливают, что «если делом является журнал, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале». Таким образом, год внесения последней записи в журнал будет годом его исполнения как документа журнальной формы (и одновременно соответствующего дела). Срок хранения журнала будет исчисляться с 1 января года, следующего за годом внесения в него последней записи.

Таким образом, вы совершенно правильно предполагаете, что соответствующий журнал может быть подготовлен для передачи на архивное хранение. Только имейте в виду, что каждый журнал вводного инструктажа ведется как «переходящее» дело до тех пор, пока не закончится (а не по томам), что необходимо отразить в номенклатуре дел и в соответствующих годовых разделах описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, которые составляются в отделе охраны труда.

Срок хранения журнала вводного инструктажа по охране труда – 45 лет по ст. 423 а) Перечня типовых управленческих архивных документов:

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

А в нашей статье, которую вы упоминаете в вопросе, речь шла о совершенно иной ситуации, когда необходимо вводить утвержденную новую форму журнала инструктажей по пожарной безопасности, а записи в старой форме журнала будут актуальными / действительными до проведения новых периодических инструктажей, которые будут документироваться в журнале новой формы.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Зачем распечатывать электронный журнал регистрации приказов

Подскажите, пожалуйста, для каких целей печатается Журнал регистрации приказов, если в организации введен электронный документооборот? Возникли сомнения в необходимости печати и сдачи в архив. Наша организация не является источником комплектования госархива.

Если пропали дела / тома, указанные в номенклатуре дел

Что делать, когда в номенклатуре дела / тома значатся, а при фактической попытке их передачи в архив обнаружено было не все? Ситуация еще усугубляется тем, что в организации обязанность по составлению описей дел лежит на сотрудниках архива, а не структурного подразделения, передающего свои дела. Благодаря вопросу нашего подписчика, разберем эту достаточно типичную «задачку» на живом примере: в каком порядке действовать, как документировать.

Снимать гриф ДСП перед передачей документов в архив?

Надо ли перед передачей всех документов на архивное хранение снимать с них гриф ограничения доступа, например, ДСП?

Если в подразделении обнаружены ценные «старые» документы

Как передать на хранение в архив документы прошедших лет, обнаруженные в подразделении, если даже в номенклатуре дел за эти годы они не значатся? Рассматриваем ситуацию на живом примере из вопроса нашего подписчика (о табелях учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда, нарядах): кто и как определяет их ценность, каков срок хранения, как документировать передачу в архив (показываем пример оформления дополнения к описи дел по личному составу).

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Личные дела и должностные инструкции работников в вопросах и ответах

Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?

Ответственность за несдачу документов в госархив при ликвидации организации

Указан ли в каком-либо нормативном документе факт необходимости предоставления справки (либо иного документа), подтверждающей сдачу документов (документы постоянного хранения и по личному составу) в государственный архив при ликвидации организации? Может ли арбитражный суд (при банкротстве) или налоговая требовать необходимой передачи документов ликвидируемой организации в государственный (или муниципальный) архив? На что можно сослаться, кроме Закона № 125-ФЗ об архивном деле?