За последнее время было несколько существенных изменений, затрагивающих правила ведения обязательных журналов (необходимых, например, для трудовых книжек, охраны труда, пожарной безопасности и пр.). Во многих случаях речь идет об утверждении новых форм или образцов журналов. А поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя про конкретный журнал:
Утверждена новая форма журнала учета противопожарных инструктажей (рекомендуемая). Можно ли просто окончить ведение старого журнала и оформить новый журнал с даты начала применения новой формы? Нужно ли внести какую-то завершающую запись в старый журнал (и какую именно)? Или можно внести исправления / дополнения в старый журнал? Как делать правильно? Если мы заводим в середине года новую форму журнала, то у нас будет 2 журнала с похожим названием? Если вносим изменения и дополнения в текущий журнал, то каким образом это можно сделать?
Начнем с того, что все унифицированные формы документов, особенно те, которые утверждаются уполномоченными федеральными органами исполнительной власти даже в качестве рекомендуемых, необходимо вести и оформлять в соответствии с установленными требованиями. Эта область управления документами находится под операционными и юридическими рисками.
Новая рекомендуемая форма журнала учета противопожарных инструктажей приведена в приложении к Порядку, видам, срокам обучения лиц, осуществляющих трудовую или служебную деятельность в организациях, по программам противопожарного инструктажа, утв. приказом МЧС России от 18.11.2021 № 806. При введении новой формы с 01.03.2022 необходимо учитывать, что старый журнал учета инструктажей по пожарной безопасности 1 не утратит свое действие и свою актуальность сразу. Ведь в соответствии с видами инструктажей и их установленной периодичностью он останется носителем доказательной информации (о том, что работодатель проводил соответствующие инструктажи в указанный период).
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, даем алгоритм изменения номера у уже заключенного договора. Показывем примеры 2 допсоглашений к договору: а) для исправления технической ошибки в его номере; б) для внесения изменений из-за финансирования договора из бюджета по результатам выигрыша конкурентной процедуры в рамках госзакупок. Говорим о том, можно ли оставлять трудовые договоры без номера.
Перечисляем ситуации, когда у договора обязательно должен быть номер. В остальных случаях его может не быть. Но мы показываем вам проблемы, которые возникают на практике из-за его отсутствия: с исполнением договора, взысканием неустойки, оформлением документов о его исполнении (платежек, накладных, счетов-фактур и т.д.), с налогами. Как правильно организовать регистрацию договоров в организации. Где это можно делать. Структура номера и что в нем можно кодировать. Когда присваивать номер при подписании бумажного договора и электронного (есть большая разница). Оптимальная структура сведений в журнале регистрации договоров и их количество. Специфика экспортных контрактов и госконтрактов, финансируемых из бюджета: кто когда какую часть номера присваивает, почему для изменения номера потребуется допсоглашение. К каким проблемам на практике порой приводят двойные номера договоров, когда каждая сторона сделки присваивает свой номер. Как минимизировать проблемы, установив правила в своем ЛНА и/или в заключаемом договоре. Примеры допсоглашений для исправления номера договора. В этом номере журнала читайте первую часть большой подробной статьи.
У нас возникают сложности с «уважаемой» бухгалтерией. Когда они готовят приказы, то бронируют у нас (в отделе делопроизводства) номер. Но потом не всегда эти документы издаются той датой, когда бронировался номер, и тогда может получиться так: № 30 от 01.06.2026, № 32 от 01.06.2026… и № 31 от 16.06.2026 (сюрприз от бухгалтерии) или вообще в этом месяце приказ так и не подпишут. Как лучше навести порядок? (при том, что диктовать главбуху мы не можем).
Журнал был переходящим с 2023 года и в середине 2025 года закончился. Далее сразу был заведен новый журнал. Каким образом это отображается в номенклатуре дел на 2025 год при ее закрытии (в графе 3 и итоговой записи): как 2 тома или считается только 1 закрытый том? Если переходящий журнал менял срок хранения и свой индекс несколько раз, то как это отразить на его обложке и в описи дел? Журнал учета был заведен (прошит, оформлена заверительная надпись), но он не велся. Чем процедура уничтожения и акт в этом случае будет отличаться от уничтожения журнала, который заполнялся? Какова специфика журналов проверки состояния условий труда и как избежать штрафов за их неведение?
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.
Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?
Перечисляем ситуации, когда у договора обязательно должен быть номер. В остальных случаях его может не быть. Но мы показываем вам проблемы, которые возникают на практике из-за его отсутствия: с исполнением договора, взысканием неустойки, оформлением документов о его исполнении (платежек, накладных, счетов-фактур и т.д.), с налогами. Как правильно организовать регистрацию договоров в организации. Где это можно делать. Структура номера и что в нем можно кодировать. Когда присваивать номер при подписании бумажного договора и электронного (есть большая разница). Оптимальная структура сведений в журнале регистрации договоров и их количество. Специфика экспортных контрактов и госконтрактов, финансируемых из бюджета: кто когда какую часть номера присваивает, почему для изменения номера потребуется допсоглашение. К каким проблемам на практике порой приводят двойные номера договоров, когда каждая сторона сделки присваивает свой номер. Как минимизировать проблемы, установив правила в своем ЛНА и/или в заключаемом договоре. Примеры допсоглашений для исправления номера договора. В этом номере журнала читайте первую часть большой подробной статьи.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
