Даем пошаговую инструкцию с примерами: как завершить старый журнал и начать новый, какие записи необходимо внести и какими датами, чтобы не запутаться (особенно в ситуации, когда в одном году с похожими названиями оказываются 2 журнала из-за введения в действие в середине года новой формы документа, как это произошло с журналом для инструктажей по пожарной безопасности, на примере которого мы и раскрываем данную тему). Еще поясняем правила хранения и сдачи таких журналов в архив.
За последнее время было несколько существенных изменений, затрагивающих правила ведения обязательных журналов (необходимых, например, для трудовых книжек, охраны труда, пожарной безопасности и пр.). Во многих случаях речь идет об утверждении новых форм или образцов журналов. А поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя про конкретный журнал:
Вопрос в тему
Утверждена новая форма журнала учета противопожарных инструктажей (рекомендуемая). Можно ли просто окончить ведение старого журнала и оформить новый журнал с даты начала применения новой формы? Нужно ли внести какую-то завершающую запись в старый журнал (и какую именно)? Или можно внести исправления / дополнения в старый журнал? Как делать правильно? Если мы заводим в середине года новую форму журнала, то у нас будет 2 журнала с похожим названием? Если вносим изменения и дополнения в текущий журнал, то каким образом это можно сделать?
Начнем с того, что все унифицированные формы документов, особенно те, которые утверждаются уполномоченными федеральными органами исполнительной власти даже в качестве рекомендуемых, необходимо вести и оформлять в соответствии с установленными требованиями. Эта область управления документами находится под операционными и юридическими рисками.
Новая рекомендуемая форма журнала учета противопожарных инструктажей приведена в приложении к Порядку, видам, срокам обучения лиц, осуществляющих трудовую или служебную деятельность в организациях, по программам противопожарного инструктажа, утв. приказом МЧС России от 18.11.2021 № 806. При введении новой формы с 01.03.2022 необходимо учитывать, что старый журнал учета инструктажей по пожарной безопасности 1 не утратит свое действие и свою актуальность сразу. Ведь в соответствии с видами инструктажей и их установленной периодичностью он останется носителем доказательной информации (о том, что работодатель проводил соответствующие инструктажи в указанный период).
