Минимально необходимые учетные документы в архиве организации

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 01 / 2024

Вопрос

Большое спасибо за статью «Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации». Но как должно быть организовано дело, если в организации (АО) нет и не планируется архив как структурное подразделение и штатный архивист? Организация источником комплектования не является.

Отвечает

Вера Марышева

руководитель муниципального архива

Тогда надо назначить ответственным за архивное хранение документов организации наиболее подходящего для этой работы сотрудника¹.

И он должен вести учет документов в архиве по крайней мере, оформляя обязательную часть учетных документов – они перечислены в п. 118 новых архивных Правил 2023 года:

И он должен вести учет документов в архиве по крайней мере, оформляя обязательную часть учетных документов – они перечислены в п. 118 новых архивных Правил 2023 года:

Фрагмент документа

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)

Несмотря на то что организация не является источником комплектования архива и в ней отсутствует и не планируется архив как структурное подразделение, Федеральным законом об архивном деле² на абсолютно каждую организацию возложена обязанность по обеспечению финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов (статья 15), т.е. по организации архивного хранения.

И Федеральный закон об архивном деле, и Правила 2023 года предлагают только вариативность организации архивного хранения в негосударственных компаниях:

либо как структурное подразделение,
либо через возложение обязанностей.

Для оформления совмещения или совместительства «должность архивиста» должна быть в штатном расписании, а порой даже этого нет. Потому на практике часто делается просто назначение ответственного за архив «методом тыка» (просто приказом и без допвознаграждения за данную работу). Причем такая ситуация типична и для источников комплектования архивов, и это непроходящая головная боль для нас, архивистов, потому что обязанности ответственного за архив самим назначенным воспринимаются как досадная непонятная нагрузка.

И тем не менее пренебрегать организацией архивного дела в негосударственной организации не следует: с недавнего времени архивные органы субъектов РФ наделены правом осуществления контрольно-надзорной деятельности³. В случае обнаружения проблем с хранением архивных документов, они могут известить об этом органы прокуратуры, в моей практике было несколько таких случаев.

Сноски 3

Прим. ред.: Можно, например, оформить это как внутреннее совместительство или совмещение. Чем отличаются совмещение и совместительство? В обоих случаях работник помимо основных обязанностей берет на себя дополнительные за дополнительное вознаграждение. Разница заключается в том, что:
– при совмещении дополнительную работу сотрудник выполняет в течение рабочего дня / смены и получает за нее доплату к основному заработку, оформляется обычно это допсоглашением к трудовому договору;
– а совместитель выполняет дополнительную работу в свободное от основной работы время за отдельную заработную плату, прописываемую в отдельном трудовом договоре, заключаемом с совместителем. Вернуться назад
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Вернуться назад
Статья 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (была скорректирована Федеральным законом от 11.06.2021 № 170-ФЗ). Вернуться назад