Перечисленные документы фиксируют факты, касающиеся организационных основ управления, поэтому в целях определения сроков хранения их можно относить к учредительным документам (хотя в юридическом смысле они таковыми и не являются). Они имеют постоянный срок хранения по ст. 26, 28 и 29 Перечня 2019 г.1. Кроме того, заявления, которые рассматриваются на общем собрании участников, являются основаниями для принятия решений, что фиксируется в протоколе общего собрания участников. Этот протокол также имеет постоянный срок хранения по ст. 31 Перечня 2019 г.
Если в процессе подготовки решения собрания участников (и в соответствии с регламентом его проведения) возникают 2 экземпляра заявления – оригинал и, очевидно, визовая копия, то встает вопрос об их формировании в дела. Вместе с юристом вашей организации вы можете закрепить в номенклатуре дел 2 дела, например:
В случае положительного решения вопроса на оригинале заявления вы можете сделать отметку о решении общего собрания участников со ссылкой на протокол, а заявление сформировать в дело с учредительными документами. При этом визовая копия (визовой экземпляр) заявления может быть сформирована как документ-основание для принятого решения к соответствующему протоколу общего собрания участников.
В случае отрицательного решения оригинал заявления и его визовая копия могут формироваться вместе в дело с протоколами общих собраний как документы – основания для принятия решения.
Если в ваших организационных процедурах возникает визовая копия документа, то ее можно рассматривать и в качестве заменителя листа согласования, а он является неотъемлемой частью документа. Подлинные визы на копии придают ей юридическую силу и статус оригинала листа согласования, поэтому, например, к протоколу общего собрания участников в качестве документа-основания могут формироваться:
Но конкретные правила формирования дел вы устанавливаете сами. Дополнительно рекомендуем решить вопрос, можно ли обойтись без визовой копии и визы «собирать» на оригинале заявления?
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Есть ли какой-то установленный срок для закрытия номенклатуры дел? Сбились с ног, уговаривая структурные подразделения заполнить графу «Количество дел» в номенклатуре – ведь без этой графы не получится составить итоговую запись!
Ответьте, пожалуйста, корректно ли внесение в штатное расписание организации двойной должности, в наименовании которой две должности указаны через запятую? Например, «Первый заместитель главы администрации, начальник управления». Если это некорректно, поясните, пожалуйста, на какие нормативные акты можно сослаться для внесения изменений в наименование должности либо каким образом просто парировать аргумент «покажите, где написано, что так нельзя?!»
В дело сформированы документы, созданные на бумаге формата А3. А поскольку папка-обложка имеет формат А4, то «не влезающие» в папку края документов складывались таким образом, чтобы документ привести к формату А4. В результате толщина дела получилась более 6 сантиметров. Неужели надо расшивать?
В журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12` 2019 в статье «Приказы: оформляем по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций» автора Веры Иритиковой написано: «...в конце заголовка точка не ставится, заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются...» А можно уточнить пункт ГОСТа 2016 года, где написано о том, что заголовок не берется в кавычки? Я не смогла эту информацию найти ни в ГОСТе 2016 года, ни в новой его версии 2025 года. У нас на работе на принцип идут: действуют с точки зрения грамматики, когда названия нужно заключать в кавычки.
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
