Отметка об электронной подписи программным способом визуализируется на письме, которое составлено как оригинал в электронной форме в той или иной информационной системе.
Закон № 63-ФЗ устанавливает виды электронных подписей, но не регламентирует конкретную практику применения каждого из них. Письма могут подписываться как усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), так и неквалифицированной (УНЭП) и даже простой электронной подписью (ПЭП).
В п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 перечислены атрибуты (составные части) визуализации отметки об электронной подписи, заимствованные из ныне не действующего совместного приказа Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде». Изначально она отражала подписание документа УКЭП и применялась в межведомственной системе электронного документооборота (МЭДО). См. Пример 2.
Сейчас вступает в силу новый вариант стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2025, где атрибуты визуализации ЭП остались прежними (добавились лишь сведения в случае использования метки доверенного времени):
Пример 2. Визуализация ЭП по ГОСТ Р 7.0.97-2016 для УКЭП и УНЭП
Этот же состав сведений (как в Примере 2) можно использовать при визуализации УНЭП, т.к. у нее тоже есть сертификат.
А вот факт подписания документа простой ЭП обычно визуализируют иначе – чаще всего с минимальным составом атрибутов (Пример 3), но мы рекомендуем отражать в отметке вид использованной подписи (Пример 4).
Пример 3. Визуализация простой ЭП (минимум атрибутов)
Подписано. Начальник отдела закупок Илья_В Сергеев. 03.06.2025 15:28 мск
Пример 4. Визуализация простой ЭП (больше атрибутов)
В вариантах визуализации ЭП, показанных в Примерах 2 и 4, присутствует фраза «документ подписан электронной подписью». Даже несведущий в электронном документообороте человек (например, гражданин, получивший ответ на свое обращение) поймет, что оригинал письма подписан ЭП. Поэтому дополнительно вносить в текст письма фразу «Настоящий документ подписан электронной подписью» не нужно.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Участились фейковые запросы на предоставление документов и информации якобы от имени контролирующих органов. Объясняем, что вас должно насторожить, – перечисляем критерии, по которым можно вычислить злоумышленников.
Как оформить в письме отметку о приложении, если приложение и письмо сканируются одним файлом, а потом подписываются электронной подписью? В этом случае отдельного файла у приложения нет – и письмо, и его приложение «находятся» в едином файле.
У нашей компании есть дочерние организации. Если письмо пришло в дочернюю компанию, можно ли регистрировать входящее письмо на организацию-учредителя?
Какие варианты подтверждения передачи документов организации нарочным или через почту существуют? На какой адрес направлять документы? Обязана ли организация оформлять на экземпляре визитера «делопроизводственную» отметку о поступлении документа и входящий регистрационный номер, «юридическую» отметку о получении документа? Как преодолеть ее отказ? Что делать, если мировой судья отказывается принять заявление потребителя к рассмотрению (например, о замене товара ненадлежащего качества)? Как это преодолеть? Какие условия для этого должны быть выполнены?
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.
Объясняем, какие документы надо пересылать с сопроводительным письмом. Показываем на примерах, как оформить отметку о приложении в различных ситуациях: если приложение названо и если не названо в тексте письма, если их несколько, если приложение к письму имеет собственное приложение, когда не надо указывать количество листов, если электронный документ пересылается по электронной почте или на съемном носителе, если приложение содержит конфиденциальную информацию, если оно направляется не всем адресатам письма, как оформить опись приложений и др. нюансы.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
