Появилось подозрение, что состав документов неполный

В первую очередь необходимо понять: «а был ли мальчик?» Если приходится упорядочивать документы за несколько десятков лет, то вполне может статься, что некоторых привычных для нашего времени документов не было в тот период, который у вас в обработке. Например:

• сейчас предприятие является акционерным обществом, в его деятельности образуются протоколы годовых собраний акционеров, но у его предшественника – государственного предприятия – таких документов не было;
• либо наоборот: исчезают многолетние привычные документы. Так, с 2022 года статотчетность стала исключительно электронной. Также только в электронном виде сейчас представляется бухгалтерская отчетность большинством организаций. В результате исчезли многолетние привычные бумажные документы и появились их электронные версии.

Поэтому отсутствие каких-то видов документов не всегда означает их утрату.

Чтобы установить состав документов, необходимо четко понимать, чем занимается предприятие и какие документы могут откладываться в его деятельности. Следует внимательно изучить учредительные документы, а также структуру предприятия – это укажет тематические группы документов. Неоценимую помощь вам также могут оказать штатные расписания предприятия – практически это та же структура.

Очевидно ведь, что если структурой предприятия предусмотрен автопарк, то должны быть документы, отражающие транспортную деятельность. Аналогично и по другим структурным подразделениям: должны быть документы, отражающие их деятельность.

Далее, выяснив структуру предприятия, изучаем положения о структурных подразделениях – чем именно занимается каждое из них. Чтобы понять, какие документы могут создаваться в конкретном структурном подразделении, можно воспользоваться действующим Перечнем документов 2019 года¹. А можно просто «перейти на личности»: выяснить у работников структурных подразделений, какими именно документами занимается каждый из них.

Здесь важно отметить, что воссоздание видового состава документов разумнее проводить в обратной хронологической последовательности. Ведь гораздо проще установить, чем предприятие занимается в настоящее время, и применить эти знания в ретроспективе. Каким образом это сделать? Если предприятие много лет занимается одной и той же деятельностью, имеет одну и ту же структуру, то очевидно, что в течение всего этого времени едва ли возможны кардинальные изменения в составе документов.

В случае если предприятие меняло структуру, то приказом об утверждении новой структуры, как правило, отменялся приказ об утверждении старой структуры, найдя которую вы сможете восстановить тематические группы документов того периода.

Есть еще способ восстановить состав документов – обратиться в государственный или муниципальный архив, в зоне комплектования которого находится ваше предприятие.

Возможно, когда-то оно было источником комплектования этого архива и там сохранились старые номенклатуры дел.

Либо, если ваше предприятие является одним из нескольких аналогичных предприятий (например, сельхозпредприятие – таких в зоне комплектования архива может быть несколько), вы можете попросить архив разрешить вам ознакомиться с описями и/или номенклатурами дел этих предприятий.

Если вы – единственное в своем роде предприятие в зоне комплектования государственного или муниципального архива и архив никак не может вам помочь, то можете обратиться к коллегам из аналогичных предприятий в других районах – вряд ли вам откажутся протянуть руку помощи.