Top.Mail.Ru
Вопрос
Можно ли служебные записки оставлять без номера, указывая при этом дату составления? Видела, что так иногда поступают и с актами. Когда для актов это допустимо?
Отвечает

Да, в некоторых ситуациях и служебные записки, и акты могут не иметь индекса (регистрационного номера) как идентификационного реквизита документа.

Исходите из общего понятия, что регистрацией является фиксация факта создания или получения документа с последующим заполнением регистрационно-учетной формы к нему и присвоением номера документу, который формируется в зависимости от применяемых в организации классификаторов документов. Главная задача регистрации – идентификация документа в пределах его документопотока.

Во «входящих» и «исходящих» документопотоках1 в рамках процесса внешних коммуникаций порядковый номер документа является обязательным реквизитом, необходимым для справочной работы, поиска и подготовки ответов в рамках переписки.

Идентификация внутренних документов организации гораздо сложнее, она производится не просто по наименованию вида документа или по его роли в документообороте организации, но и в обязательной взаимосвязи с управленческой ситуацией.

В типовой формуляр и служебной записки, и акта входит регистрационный индекс (номер), но эти документы, как правило, являются основаниями для последующего принятия решений и издания распорядительных документов. В некоторых ситуациях требуется только однократно зафиксировать информацию о нарушении, прием-передачу дел по конкретной должности, прием-передачу результатов по исполнению договора, результаты проверки, инвентаризации, сверки расчетов и т.п. Эти акты и служебные записки как внутренние документы, фиксирующие конкретные факты и события, составляются однократно (по разовым случаям) и не образуют отдельного документопотока, поэтому индекс (порядковый номер), связанный с ситуацией, на них может не оформляться.

Заметьте, что служебные записки в последнее время в организациях обычно не регистрируются, особенно если в системе электронного документооборота (СЭД) реализована функция их идентификации в качестве информационных объектов по соответствующему счетчику. Конечно, автор документа может оформить порядковый номер «№ 2», если повторно по тому же самому вопросу и тому же адресату он направляет служебную записку, оставшуюся, например, без ответа и без принятого решения.

Такой же принцип регистрации применяется по отношению к актам. Акт, составленный однократно по конкретной ситуации, может не иметь порядкового номера. В некоторых организациях вместо него даже оформляют условное сокращение «б/н», что означает «без номера». А если, например, инвентаризация основных средств по их видам активов на основании приказа организована как процесс (ежегодный и управляемый), то по видам активов может быть составлено несколько актов с порядковыми номерами в пределах данного процесса.

Подробнее о том, как составлять акты в различных ситуациях, читайте в следующем номере журнала

Все правила регистрации документов должны регламентироваться Инструкцией по делопроизводству организации. В последнее время службы делопроизводства в свою конкретную инструкцию включают почти без изменений Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов, который оформлен как приложение 12 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (цитату из него см. ниже). Но рекомендуем все-таки Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов конкретизировать в зависимости от рассматриваемых в документах вопросов, а также с учетом мест регистрации (централизованно в службе делопроизводства или в структурном подразделении). Такой перечень поможет и в проектировании «входных» форм, и в маршрутизации документов в СЭД.

Фрагмент документа
Приложение 12 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)

Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.

2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).

3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.

6. Конкурсная документация.

7. Научно-техническая и проектная документация.

8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».

9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.

10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

11. Прейскуранты.

12. Пригласительные билеты, приглашения.

13. Программы конференций, совещаний.

14. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).

15. Учебные планы, программы.

16. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству организации.

Сноски 1

  1. Документы правильно называть «поступающими» и «отправляемыми». Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Нужна ли аттестация рабочих мест при смене адреса

Если изменился юридический адрес структурного подразделения (из старого здания переехало в новое), то необходимо ли проведение аттестации рабочих мест?

Сокращается должность работника по основному месту работы. Можно ли сократить его же с должности, которую он занимает по совместительству

Сотрудник занимает две должности по 0,5 ставки (основное место работы и внутреннее совместительство). Сокращается должность по основному месту работы. Возможно ли уволить работника с места работы по совместительству также по сокращению штата, если должность (штатная единица), занимаемая совместителем, не сокращается?

Об отмене неверной записи в трудовой книжке

Сотрудница уволена с прежнего места работы 31.12.2013. На новом месте работает с 01.01.2014 (по приказу от 31.12.2013). Ошибку заметили только сейчас. Как правильно отменить неверную запись и внести верную? Какой датой?

Можно ли удержать средства из зарплаты работника в двойном размере

Работник не сдал вовремя денежные средства в кассу (6600 руб.). Хотел сдать после напоминания на третий день, но главбух отказал, объяснив, что удержит из зарплаты в двойном размере на основании приказа гендиректора, с которым работника ознакомили под подпись. Насколько это законно?

Как правильно исчислять дни, предусмотренные ч. 1 ст. 193 ТК РФ для предоставления работником письменного объяснения до применения к нему дисциплинарного взыскания?

В соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт. Какие дни следует понимать под двумя «рабочими днями» (рабочие дни по графику работы конкретного работника («сутки через трое») либо рабочие дни по графику работы при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными)? С какого дня начинает течь срок представления письменных объяснений? В какой день можно составить акт об отказе от дачи объяснительной, если работник отказался дать объяснение либо его не представил, – в день, следующий за вторым рабочим днем работника, при этом не важно, является ли для работника этот день рабочим или выходным, или в третий рабочий день работника по его рабочему графику?

Допустимо ли указывать в должностной инструкции сотрудника, в разделе «Обязанности», пункт «выполнять иные поручения руководителя подразделения»? Не противоречит ли это ст. 60 ТК РФ, так как понятие «иные поручения» не содержит конкретных видов работ?

Допустимо ли указывать в должностной инструкции сотрудника, в разделе «Обязанности», пункт «выполнять иные поручения руководителя подразделения»? Не противоречит ли это ст. 60 ТК РФ, так как понятие «иные поручения» не содержит конкретных видов работ?

Какой оклад следует указать в трудовом договоре совместителя, принимаемого на работу на 0,5 ставки?

В штатном расписании (применяется унифицированная форма) по определенной должности предусмотрено несколько ставок с окладом 10 000 руб. Работник принимается на работу на условиях совместительства на 0,5 ставки. Какой оклад необходимо указать в трудовом договоре с совместителем – за 0,5 ставки или за полную ставку?

На какую ставку может быть принят сотрудник на работе по внешнему совместительству, если по основному месту работы он трудится на 0,5 ставки?

Работник трудится по основному месту работы на 0,5 ставки. Может ли этот работник быть принят по внешнему совместительству в другую организацию на 0,75 ставки, или он может быть принят по внешнему совместительству не более чем на 0,5 ставки?