Top.Mail.Ru

Как правильно в номенклатуре дел отразить дело с электронными трудовыми книжками?

Вопрос
Как правильно в номенклатуре дел организации отразить дело с электронными трудовыми книжками? Понятие электронная трудовая книжка существует, но по факту такого документа нет.
Отвечает

Вы правы, «электронная трудовая книжка» – ​это просто знакомое всем название для той новой унифицированной формы, по которой сведения о приеме, переводе и увольнении работников (а также некоторые другие) передаются в ПФР для обеспечения будущих пенсионных прав. С 1 января 2021 года на следующий рабочий день после издания приказа о приеме или увольнении работника (а по другим кадровым мероприятиям – ​не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором они имели место) сведения по форме СЗВ-ТД передаются в ПФР в электронной форме (однако если численность работников менее 25, то данные сведения можно представлять в бумажной форме). В номенклатуру дел организации заголовок для этих электронных трудовых книжек следует вносить по наименованию формы – ​СЗВ-ТД.

Не забудьте также, что при увольнении необходимо в день прекращения трудового договора выдать работнику (по его желанию в бумажной или электронной форме) своеобразную выписку из его «электронной трудовой книжки», которая велась в данной организации, т. е. сведения по форме СТД-Р. В номенклатуре дел эти сведения также отражаются с заголовком по наименованию формы.

Если вы перерабатываете номенклатуру дел, то новые заголовки располагайте в общей последовательности документов.

Пример. Отражение в номенклатуре дел, связанных с ведением трудовых книжек в бумажной и электронной формах

Если изменений в номенклатуре дел было немного, то новые формы документов включите в дополнение к номенклатуре дел на 2021 год, которое разрабатывается как отдельный документ, согласовывается ЭК и утверждается первым руководителем в общем порядке.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

b*k*e*i*.n@
24.08.2021, 16:10

Добрый день! Могли бы подсказать, разве СЗВ-ТД не относятся к сведениям о трудовой деятельности и трудовом стаже работников? Разве это не ст. 450?
СТД-Р выдается под расписку работнику при увольнении, разве необходимо это отражать в НД?

Рекомендовано для вас

Корректируем записи в трудовых книжках и сведениях о трудовой деятельности

Рассказываем, как правильно исправить неверную информацию, какие записи могут быть небезопасными, в т. ч. вызвать вопросы у госорганов, а также как внести изменения и дополнения в правильные, но ставшие неактуальными записи. Приводим примеры признания недействительной записи, ошибочно внесенной в трудовую книжку, когда нужно одновременно внести правильную запись, когда такая необходимость отсутствует (например, если внесли запись в трудовую книжку не того сотрудника) исправления записей об увольнении отмены записи об увольнении, когда работник передумал и отозвал свое заявление внесения исправлений в бумажную трудовую книжку в принудительном порядке, когда контролирующий орган или суд обязывают это сделать признания недействительными записей в ЕФС-1 о переходе на электронную трудовую книжку, кадровом событии и виде договора. Узнаете среди прочего, в чем разница между корректировкой записей в трудовой книжке по относительно старым (действовавшим до сентября 2021 г.) и новым правилам, как можно обратить в свою пользу имеющиеся в действующем порядке ведения и хранения трудовых книжек пробелы.

7 ответов на вопросы о подаче и заполнении ЕФС-1

Ответы эксперта на вопросы кадровиков о заполнении ЕФС-1: каков порядок и сроки предоставления отчетности с типом сведений «Назначение выплат по ОСС», если работник уходит в декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком; нужно ли подавать ЕФС-1 и что в нем указывать при выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребенком, переводе на постоянную дистанционную работу, переводе из подразделения в подразделение, если в трудовом договоре подразделения не указаны, при изменении продолжительности рабочей недели на условиях неполного рабочего времени; какая ответственность грозит за ошибки при подаче отчета по форме ЕФС-1 и др.

Как составить номенклатуру дел кадровой службы

В конце года в компаниях составляется номенклатура дел на следующий календарный год. Причем немалую роль в этом играют структурные подразделения, в том числе отдел кадров, который создает номенклатуру своего подразделения и предоставляет ее для включения в сводную номенклатуру дел организации. Рассказываем, что должна сделать кадровая служба, как определяются списки дел и сроки их хранения, какова последовательность размещения заголовков дел, как заполняется номенклатура. Приводим пример номенклатуры дел отдела кадров.

Смена владельца бизнеса: что делать с работниками?

На конкретных примерах разбираем в деталях, что происходит с работниками организации (ИП) при смене фактического владельца(ев) бизнеса, собственника(ов) имущества. Когда по общему правилу можно увольнять работников, когда нельзя и есть ли исключения? По какой статье происходит расторжение трудовых договоров? Когда это лучше сделать через перевод на постоянную работу в другую организацию? В какие сроки осуществляются отдельные кадровые действия? Узнаете также, какие проблемы могут возникнуть у работодателя в связи с разным уровнем зарплат сотрудников реорганизованных организаций, если индивидуальный предприниматель продает бизнес и снимает с себя статус ИП, когда продается только часть бизнеса (одно из направлений или подразделения в отдельных регионах), бизнес сливается или поглощается другой компанией.

7 ответов на вопросы о подаче и заполнении ЕФС-1

Ответы эксперта на вопросы кадровиков о заполнении ЕФС-1: каков порядок и сроки предоставления отчетности с типом сведений «Назначение выплат по ОСС», если работник уходит в декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком; нужно ли подавать ЕФС-1 и что в нем указывать при выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребенком, переводе на постоянную дистанционную работу, переводе из подразделения в подразделение, если в трудовом договоре подразделения не указаны, при изменении продолжительности рабочей недели на условиях неполного рабочего времени; какая ответственность грозит за ошибки при подаче отчета по форме ЕФС-1 и др.

ТОП-5 изменений в форме и порядке заполнения ЕФС-1 с 2024 года

Порядок заполнения, а также единая форма отчета утверждены СФР России и действуют в обновленном виде с 1 января 2024 года. Кадровым службам предлагаем обратить внимание на изменения, которые произошли в представлении отчета ЕФС-1 и заполнении отдельных подразделов формы, относящихся к их компетенции.

Нужен ли журнал учета выдачи трудовых книжек при оформлении трудовой книжки в электронном виде?

При ведении трудовой книжки сведения вносились в журнал учета выдачи трудовых книжек. При оформлении трудовой книжки в электронном виде ведение такого журнала не требуется?

Как без проблем сдать отчет по форме СЗВ-ТД

С 2020 г. некоторые работодатели должны ежемесячно сдавать новый отчет – ​СЗВ-ТД. Форма и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п. Форма СЗВ-ТД является обязательной и дополнила персонифицированные отчеты по работникам после введения электронных трудовых книжек. Кто должен заполнить и сдать данную форму? Как заполнять в первый раз по новому работнику и в последующем регулярно? Куда сдавать? Какие есть нюансы при заполнении на сотрудников, которые работают по совместительству и дистанционно? Все эти и другие вопросы в статье, которая поможет работодателю правильно и вовремя сдать отчет по новой форме.