Top.Mail.Ru

Работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки. Можно ли сделать ее заверенную копию?

Вопрос
Работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки. Мы ему выдали ее на руки. Можем ли мы после этого сделать заверенную копию трудовой по его просьбе? А если он попросит ее заверить до того момента, как мы внесли запись в трудовую книжку и выдали ему ее на руки?
Отвечает

Если трудовая книжка не хранится в вашей организации, заверить ее копию работодатель не может.

Часть 1 ст. 62 ТК РФ устанавливает, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Это правило касается и трудовой книжки.

В соответствии с подп. 23 и 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-20131, копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, при заверении соответствия копии документа подлиннику под реквизитом «подпись» указываются:

  • слово «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • его собственноручная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • дата заверения копии.

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»), и заверяется печатью организации.

Из приведенных положений ГОСТ следует, что заверение копии документа возможно только при наличии подлинника этого документа.

Кроме того, до сих пор действует Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». В абз. 4 п. 1 этого документа также сказано, что: «на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации».

В рассматриваемой ситуации трудовая книжка у работодателя отсутствует, осуществить изготовление и заверение ее копии у него нет возможности.

Полагаем, что заверение копии трудовой книжки до момента, когда в нее была внесена соответствующая запись и она была выдана сотруднику на руки, фактически является указанием не реальной, а ложной даты изготовления копии документа. Такие действия будут нарушать требования перечисленных выше нормативных правовых актов.

В данной ситуации вы можете выдать сотруднику по его письменному заявлению СТД-Р в бумажном или электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

Сноски 1

  1. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

7 ответов на кадровые вопросы по мобилизованным

Что делать, если работник исчез без предъявления повестки или не успел оформить заявление о приостановлении действия трудового договора, как того требует ТК РФ? А если он пропал и скрывается, не будучи официально мобилизованным? Как работодателю принять нового работника на место мобилизованного? Как уволить срочника после возвращения мобилизованного? Что делать с замещающим работником, если мобилизованный не вышел на работу после окончания мобилизации и его уволили за это? По каким основаниям разрешено увольнять мобилизованных? Как прекратить трудовой договор в случае смерти или признания безвестно отсутствующим ранее мобилизованного сотрудника? В статье даем ответы на эти вопросы и разбираем связанные с ними ситуации. Приводим образцы отдельных формулировок и оформления документов: условия трудового договора о сроке его действия при заключении с работником, замещающим мобилизованного, и приказа о приеме на работу; допсоглашения к трудовому договору с замещающим мобилизованного о том, что он трансформируется в действующий неопределенный срок в связи с увольнением замещаемого сотрудника; приказа об увольнении в связи с невыходом на работу в течение 3 месяцев после окончания военной службы по контракту, записей в бумажную трудовую книжку и подраздел ЕФС-1 для этой ситуации; приказа о прекращении трудового договора в связи со смертью работника и расписки в получении трудовой книжки погибшего работника его супругой.

Как заверить копию трудовой книжки работника?

Казалось бы, в век цифровых технологий понятие копии трудовой книжки должно бы уйти в прошлое: выписку со сведениями о трудовой деятельности СТД-ПФР можно получить, кликнув пару раз мышкой на портале госуслуг. Но пока в сейфах работодателей хранится хоть одна бумажная трудовая книжка, вопрос правильного оформления ее копии останется актуальным. Объясняем, когда работодатель обязан выдавать копию трудовой книжки работнику, как правильно копировать этот документ (можно ли на 1 странице копии размещать сразу 2 разворота или нужно копировать только по 1 развороту на каждой странице), каким способом скреплять листы копии и в каком месте ставить заверительную надпись, а также как зафиксировать вручение заверенной копии книжки сотруднику. Приводим образцы заявления работника о выдаче копии трудовой книжки и, собственно, отметки о заверении копии (с указанием, где именно ее лучше расположить). Рассказываем про любопытную судебную практику по вопросу о том, какой способ заверения копии считать надлежащим.

Что делать с испорченными бланками трудовой книжки и вкладыша?

В каких случаях бланки трудовой книжки и вкладыша в нее считаются испорченными? Кто уполномочен принимать решение об их уничтожении? Когда без создания комиссии по списанию и уничтожению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее не обойтись? Каким образом правильно составить акт об уничтожении и требуются ли дополнительные документы? Какие есть варианты по исправлению записей, если поспешили внести сведения о выданной трудовой книжке или вкладыше в книгу учета их движения, а потом этот бланк оказался испорчен? Отвечаем на эти и связанные с ними вопросы. Приводим образцы приказа о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, актов об уничтожении указанных бланков (составленных как комиссионно, так и единолично); примеры заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при порче бланков.

Заполняем СЗВ-ТД: последние рекомендации ПФР

Рассказываем про изменения, которые произошли в правилах заполнения и сдачи отчета по форме СЗВ-ТД в ПФР. Читайте о новых сроках его представления, порядка указания кода выполняемой функции, а также тонкостей заполнения в случае, если временный перевод стал постоянным, когда совместитель переведен на работу по основному месту и если требуется скорректировать сведения о трудовой деятельности. Все рекомендации даны на основе актуальной позиции Пенсионного фонда РФ и его территориальных органов. Приведем и разъяснения Роструда и его официальных консультантов, а также Минтруда России, чтобы вы могли сравнить порядок заполнения бумажных трудовых книжек и отчетов по форме СЗВ-ТД при спорных ситуациях.

Новые правила ведения трудовых книжек

С сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Значительных изменений не последует, фактически в документ вошли нормы действующей инструкции по заполнению трудовых книжек и правил их ведения. Ряд требований исключен, например больше не придется просить работника заверить все записи в трудовой книжке при его увольнении или опломбировывать и скреплять сургучной печатью журналы (книги) по учету бланков и движения трудовых книжек. Сами записи в трудовую книжку актуализированы, например, об образовании, увольнении, дистанционной работе. А также утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее. Рассказываем про все важные нововведения, о которых должен знать кадровик, приводим мнения экспертов в области трудового права, кадрового делопроизводства и хранения документов.

7 ответов на кадровые вопросы по мобилизованным

Что делать, если работник исчез без предъявления повестки или не успел оформить заявление о приостановлении действия трудового договора, как того требует ТК РФ? А если он пропал и скрывается, не будучи официально мобилизованным? Как работодателю принять нового работника на место мобилизованного? Как уволить срочника после возвращения мобилизованного? Что делать с замещающим работником, если мобилизованный не вышел на работу после окончания мобилизации и его уволили за это? По каким основаниям разрешено увольнять мобилизованных? Как прекратить трудовой договор в случае смерти или признания безвестно отсутствующим ранее мобилизованного сотрудника? В статье даем ответы на эти вопросы и разбираем связанные с ними ситуации. Приводим образцы отдельных формулировок и оформления документов: условия трудового договора о сроке его действия при заключении с работником, замещающим мобилизованного, и приказа о приеме на работу; допсоглашения к трудовому договору с замещающим мобилизованного о том, что он трансформируется в действующий неопределенный срок в связи с увольнением замещаемого сотрудника; приказа об увольнении в связи с невыходом на работу в течение 3 месяцев после окончания военной службы по контракту, записей в бумажную трудовую книжку и подраздел ЕФС-1 для этой ситуации; приказа о прекращении трудового договора в связи со смертью работника и расписки в получении трудовой книжки погибшего работника его супругой.

Как заверить копию трудовой книжки работника?

Казалось бы, в век цифровых технологий понятие копии трудовой книжки должно бы уйти в прошлое: выписку со сведениями о трудовой деятельности СТД-ПФР можно получить, кликнув пару раз мышкой на портале госуслуг. Но пока в сейфах работодателей хранится хоть одна бумажная трудовая книжка, вопрос правильного оформления ее копии останется актуальным. Объясняем, когда работодатель обязан выдавать копию трудовой книжки работнику, как правильно копировать этот документ (можно ли на 1 странице копии размещать сразу 2 разворота или нужно копировать только по 1 развороту на каждой странице), каким способом скреплять листы копии и в каком месте ставить заверительную надпись, а также как зафиксировать вручение заверенной копии книжки сотруднику. Приводим образцы заявления работника о выдаче копии трудовой книжки и, собственно, отметки о заверении копии (с указанием, где именно ее лучше расположить). Рассказываем про любопытную судебную практику по вопросу о том, какой способ заверения копии считать надлежащим.

Как уволиться, если скончался работодатель

Пандемия коронавируса поднимает важный вопрос, связанный со смертью работодателя: когда скончался генеральный директор, являющийся единственным участником ООО, или работодатель – ​индивидуальный предприниматель. В статье даем советы, куда обращаться в зависимости от конкретных обстоятельств и как получить невыплаченную зарплату. Приводим образцы документов – ​обращения к наследнику работодателя и уведомления о приостановке работы.