Согласование может быть не только последовательным, но и параллельным (когда часть согласующих может рассматривать проект одновременно).
Можно разработать индивидуальные маршруты согласования проектов не только каждого вида документов (приказы, письма, договоры и т. д.), но даже для многих групп и разновидностей (приказов по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам, личному составу или более детально: приказы о командировке, о материальной помощи, об утверждении ЛНА и т. п.). Далее этот механизм работает следующим образом:
- если для конкретной разновидности документа есть свой типовой маршрут, то применяется он;
- если такового нет, то применяется маршрут более высокого уровня: для данной группы или выше – для данного вида документа.
Например, если нет отдельного маршрута согласования для приказов о командировке, то применяется маршрут для приказов по личному составу, если нет и его, то используем общий маршрут согласования приказов.
Если подобные маршруты согласования в организации не регламентированы, то, скорее всего, они все равно есть и осуществляются «по неписаным правилам».
Если согласование проекта документа проходит в СЭД, то его результаты распечатываются из этой программы как отчет с названием «Лист согласования <проекта конкретного документа>». В нем визы выводятся в порядке их проставления в СЭД, при этом часто указывается не только дата, но и время проставления визы (см. Пример 1).
Если результаты согласования оформляются на бумаге (на самом проекте документа или листе согласования), то порядок указания виз может быть иным – в обратной хронологической последовательности их проставления, чтобы:
- первой шла наиболее значимая виза высшего руководства (например, заместителя генерального директора, который реально проставит визу последним) – на его мнение подписант обращает внимание в первую очередь;
- а виза исполнителя-инициатора проекта документа окажется последней.
Но это возможно сделать аккуратно, только если на бумаге заранее будут нанесены трафареты для заполнения результатов согласования (см. Пример 2). Когда маршрут согласования заранее известен, это сделать реально.
Однако если не подготовить такой трафарет, то при оформлении виз от руки к моменту необходимости их проставления последними согласующими лицами может не остаться свободного места выше ранее оформленных виз. Поэтому в данном случае лучше установить правило оформления виз в порядке их проставления (сначала исполнитель-инициатор, а ниже все остальные, в заключение – виза топ-менеджера).
В нормативных документах по делопроизводству не установлен порядок расположения виз, поэтому данный момент организация вольна определить самостоятельно в своей Инструкции по делопроизводству и при настройке формы отчета из СЭД.
Повторим, что последовательность виз, оформляемых на проекте документа или листе согласования, зависит от системы делегирования полномочий и четко отражает реальный маршрут согласования конкретного проекта документа. Вариативность обычно заключается в том, в какой последовательности располагать визы: в прямой или обратной хронологической.
