Top.Mail.Ru
Вопрос
Как в приказах (и листах согласования) должны расставляться фамилии и должности согласовывающих: по алфавиту фамилий, по значимости должностей? Чем регламентирован этот момент?
Отвечает

Этот момент вы можете разработать и закрепить в инструкции по делопроизводству вашей организации самостоятельно с учетом значимости вопросов деятельности, подлежащих согласованию. Алфавитная последовательность фамилий не учитывается. Визы согласующих лиц проставляются в порядке рассмотрения ими проекта документа, т. е. маршрута согласования.

При разработке процедуры согласования необходимо учитывать пожелания руководителя. Например, некоторые руководители требуют, чтобы последней была виза руководителя аппарата или помощника-ассистента, другие – ​доверяют самой последней визе своего первого заместителя или юриста. В процедуре согласования фиксируются одновременно процесс разработки управленческого решения, распределение рисков и ответственности за «исполняемость» и личный управленческий стиль руководителя.

При разработке соответствующего раздела вашей Инструкции по делопроизводству (или отдельного Регламента согласования) рекомендуем руководствоваться следующей нормативно-методической базой:

  • раздел 4 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44);
  • п. 2.9 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71);
  • раздел 3.3.5 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199).

На этой основе в своей Инструкции по делопроизводству вы сможете установить, что состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяет исполнитель, например выбирая маршрут из ранее утвержденных, а при его отсутствии составляя его самостоятельно.

При разработке маршрута согласования обычно исходят из следующего состава и последовательности согласующих лиц:

  • исполнитель-инициатор проекта приказа;
  • непосредственный руководитель исполнителя;
  • руководители, чьи функциональные обязанности затрагивает проект приказа (исполнители конкретных решений);
  • руководители подразделений, которые будут взаимодействовать при исполнении приказа;
  • финансовая и бухгалтерская службы, если вопрос в приказе связан с финансовыми расходами;
  • контролеры и регуляторы исполнения (заместители руководителя, юридическая служба и служба делопроизводства).

Мнение эксперта

Согласование может быть не только последовательным, но и параллельным (когда часть согласующих может рассматривать проект одновременно).

Можно разработать индивидуальные маршруты согласования проектов не только каждого вида документов (приказы, письма, договоры и т. д.), но даже для многих групп и разновидностей (приказов по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам, личному составу или более детально: приказы о командировке, о материальной помощи, об утверждении ЛНА и т. п.). Далее этот механизм работает следующим образом:

  • если для конкретной разновидности документа есть свой типовой маршрут, то применяется он;
  • если такового нет, то применяется маршрут более высокого уровня: для данной группы или выше – ​для данного вида документа.

Например, если нет отдельного маршрута согласования для приказов о командировке, то применяется маршрут для приказов по личному составу, если нет и его, то используем общий маршрут согласования приказов.

Если подобные маршруты согласования в организации не регламентированы, то, скорее всего, они все равно есть и осуществляются «по неписаным правилам».

Если согласование проекта документа проходит в СЭД, то его результаты распечатываются из этой программы как отчет с названием «Лист согласования <проекта конкретного документа>». В нем визы выводятся в порядке их проставления в СЭД, при этом часто указывается не только дата, но и время проставления визы (см. Пример 1).

Если результаты согласования оформляются на бумаге (на самом проекте документа или листе согласования), то порядок указания виз может быть иным – ​в обратной хронологической последовательности их проставления, чтобы:

  • первой шла наиболее значимая виза высшего руководства (например, заместителя генерального директора, который реально проставит визу последним) – ​на его мнение подписант обращает внимание в первую очередь;
  • а виза исполнителя-инициатора проекта документа окажется последней.

Но это возможно сделать аккуратно, только если на бумаге заранее будут нанесены трафареты для заполнения результатов согласования (см. Пример 2). Когда маршрут согласования заранее известен, это сделать реально.

Однако если не подготовить такой трафарет, то при оформлении виз от руки к моменту необходимости их проставления последними согласующими лицами может не остаться свободного места выше ранее оформленных виз. Поэтому в данном случае лучше установить правило оформления виз в порядке их проставления (сначала исполнитель-инициатор, а ниже все остальные, в заключение – ​виза топ-менеджера).

В нормативных документах по делопроизводству не установлен порядок расположения виз, поэтому данный момент организация вольна определить самостоятельно в своей Инструкции по делопроизводству и при настройке формы отчета из СЭД.

Повторим, что последовательность виз, оформляемых на проекте документа или листе согласования, зависит от системы делегирования полномочий и четко отражает реальный маршрут согласования конкретного проекта документа. Вариативность обычно заключается в том, в какой последовательности располагать визы: в прямой или обратной хронологической.

Пример 1. Распечатка листа согласования из СЭД

Пример 2. Бумажный лист согласования

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание! Стартовала скидка
на 1-е полугодие 2023 г.

Успейте воспользоваться!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Если работник представил справку о донорстве новому работодателю

Работник представил справку о донорстве, датированную январем 2022 года. Однако на тот момент он работал у другого работодателя. Обязан ли нынешний работодатель принять эту справку для предоставления отгула и оплаты?

Когда необходимо провести вводный инструктаж по охране труда?

Трудовой договор заключен в пятницу. В договоре указывается, что работник приступает к выполнению обязанностей во вторник. Когда необходимо провести вводный инструктаж по охране труда? Можно ли это сделать в понедельник, то есть до того, как работник приступит к работе?

Подлежит ли индексации средний заработок после повышения окладов?

Подлежит ли индексации средний заработок (при начислении отпуска, командировочных) после повышения окладов? Оклады были повышены всем сотрудникам организации с 01.06.2022, но при этом стимулирующие доплаты, установленные в процентах от оклада, были уменьшены. Есть сотрудники, у которых МРОТ так и сохранился даже после повышения оклада. Соответственно, заработная плата сотрудников осталась практически на том же уровне, что и до увеличения окладов. Согласно постановлению произошло именно увеличение окладов, а не индексация заработной платы.

Можно ли установить рабочий график с работой по выходным?

Хотим установить работнику рабочий график с неполной рабочей неделей (16 часов в неделю) с рабочими днями суббота, воскресенье, выходные – ​с понедельника по пятницу. Работник согласен. Правомерно ли установление такого режима работы?

Как правильно исчислять дни, предусмотренные ч. 1 ст. 193 ТК РФ для предоставления работником письменного объяснения до применения к нему дисциплинарного взыскания?

В соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт. Какие дни следует понимать под двумя «рабочими днями» (рабочие дни по графику работы конкретного работника («сутки через трое») либо рабочие дни по графику работы при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными)? С какого дня начинает течь срок представления письменных объяснений? В какой день можно составить акт об отказе от дачи объяснительной, если работник отказался дать объяснение либо его не представил, – в день, следующий за вторым рабочим днем работника, при этом не важно, является ли для работника этот день рабочим или выходным, или в третий рабочий день работника по его рабочему графику?

Может ли должностная инструкция содержать обязанность «выполнять иные поручения руководителя подразделения»?

Допустимо ли указывать в должностной инструкции сотрудника, в разделе «Обязанности», пункт «выполнять иные поручения руководителя подразделения»? Не противоречит ли это ст. 60 ТК РФ, так как понятие «иные поручения» не содержит конкретных видов работ?

На какую ставку может быть принят сотрудник на работе по внешнему совместительству, если по основному месту работы он трудится на 0,5 ставки?

Работник трудится по основному месту работы на 0,5 ставки. Может ли этот работник быть принят по внешнему совместительству в другую организацию на 0,75 ставки, или он может быть принят по внешнему совместительству не более чем на 0,5 ставки?

Какой оклад следует указать в трудовом договоре совместителя, принимаемого на работу на 0,5 ставки?

В штатном расписании (применяется унифицированная форма) по определенной должности предусмотрено несколько ставок с окладом 10 000 руб. Работник принимается на работу на условиях совместительства на 0,5 ставки. Какой оклад необходимо указать в трудовом договоре с совместителем – за 0,5 ставки или за полную ставку?