Обеспечение сохранности документов – одна из обязанностей любой организации, будь то государственное предприятие или коммерческая фирма (ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле):
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Часть 1 статьи 17 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов»
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
Важно понимать, что в отличие от государственных предприятий, коммерческие организации могут и не создавать архив, но они обязаны обеспечить сохранность документов. В случае необходимости предоставления каких-либо документов при обращении граждан или по запросу госорганов ваша компания обязана будет это сделать. А если не предоставит (например, документ потерян, случайно уничтожен и т.п.), то компания может попасть под действие КоАП РФ, который предусматривает ответственность за нарушение правил хранения документов. Имеются в виду статьи КоАП РФ 13.20 и 13.25.
Неисполнение закона влечет за собой наложение штрафа как на организации любой формы собственности, так и на их должностных лиц. Вот только загвоздка в том, что штрафы по этим статьям отличаются в тысячу раз! Согласитесь, между 300–500 рублями и 100 000–300 000 рублями очень большая разница... Подробнее с этим мы разбирались в ноябрьском номере нашего журнала за прошлый год. А сейчас повторим лишь сделанные и аргументированные тогда выводы:
Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов
Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, –
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.
Статья 13.25. Нарушение требований законодательства о хранении документов1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов –
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.
2. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов –
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.
3. Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, –
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей; на юридических лиц – от 100 000 до 200 000 рублей.
4. Неисполнение кредитным кооперативом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации о кредитной кооперации и законодательством о сельскохозяйственной кооперации, а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов –
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей; на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.
При создании архива рекомендуем руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002 года (далее – Основные правила).
Для обеспечения сохранности документов у компании есть несколько вариантов: создать собственный архив или передать документы на внеофисное хранение в коммерческом архиве (либо даже в государственном или муниципальном архиве, но на той же коммерческой основе). Давайте определим плюсы и минусы этих вариантов.
Таблица 1. Варианты хранения документов
Какое место хранения документов выберет ваша организация, зависит только от потребностей и возможностей компании.
Допустим, ваша компания приняла решение о создании собственного архива и на вас возложена задача по его организации.
С чего начать? С разработки комплекса мероприятий по созданию архива (задачи, ответственные лица, сроки исполнения) и утверждения его у руководства компании.
Эти вопросы вам нужно будет проработать детально:
Но вполне возможно, что в комплекс мероприятий по организации архива вы добавите что-то еще. Теперь разберемся подробно с вышеперечисленным.
Первый документ, который необходимо разработать в компании, – это положение об архиве (как основной документ о подразделении). Положение разрабатывается руководителем службы ДОУ и утверждается генеральным директором. При его разработке можно использовать Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176).
В структуру положения обязательно должны входить:
Второй вид документа – должностные инструкции работников архива.
Третий – это регламент по организации работы архива или глава в инструкции по делопроизводству. Необходимо подробно прописать процедуру работы сотрудников с архивными...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Как организовать архив своими силами с нуля? Во второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие аспекты его работы: учет документов в архиве, их использование и уничтожение. Мы также поможем вам прицениться к стоимости внеофисного хранения документов в коммерческом архиве, подскажем, на какие условия договора обратить внимание.
Какова мера ответственности за несоблюдение архивного законодательства: за что, кого и на сколько сейчас штрафуют? Примечательно, что за аналогичные прегрешения отвечать порой приходится директору или его заму, а порой – «главному специалисту». Вы также увидите существенный перекос в суммах выписываемых штрафов за разные документы разным организациям – разница в 1 000 раз!
Целью исследования документального фонда организации является перечень документов, образующихся в результате деятельности структурных подразделений, с указанием сроков их хранения. Если до сих пор в компании не было номенклатуры дел, то это исследование – начальный этап ее составления. Эти же сведения помогут определиться с размером помещения архива организации и оборудованием для хранения дел. Мы расскажем о том, как организовать и в какой форме собрать сведения от подразделений, как их потом обработать.
Проблемных вопросов в российском архивном деле у нас достаточно много, и среди них одним из самых малообсуждаемых является вопрос о том, кто и как осуществляет контроль в этой сфере, насколько он эффективен. Сложившаяся система госконтроля весьма запутана. В этой статье мы разбираемся с ее федеральным уровнем: кто кого и по каким аспектам проверяет, какова мера ответственности за несоблюдение архивного законодательства.
Как организовать архив своими силами с нуля? Во второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие аспекты его работы: учет документов в архиве, их использование и уничтожение. Мы также поможем вам прицениться к стоимости внеофисного хранения документов в коммерческом архиве, подскажем, на какие условия договора обратить внимание.
Целью исследования документального фонда организации является перечень документов, образующихся в результате деятельности структурных подразделений, с указанием сроков их хранения. Если до сих пор в компании не было номенклатуры дел, то это исследование – начальный этап ее составления. Эти же сведения помогут определиться с размером помещения архива организации и оборудованием для хранения дел. Мы расскажем о том, как организовать и в какой форме собрать сведения от подразделений, как их потом обработать.
Проблемных вопросов в российском архивном деле у нас достаточно много, и среди них одним из самых малообсуждаемых является вопрос о том, кто и как осуществляет контроль в этой сфере, насколько он эффективен. Сложившаяся система госконтроля весьма запутана. В этой статье мы разбираемся с ее федеральным уровнем: кто кого и по каким аспектам проверяет, какова мера ответственности за несоблюдение архивного законодательства.
Какова мера ответственности за несоблюдение архивного законодательства: за что, кого и на сколько сейчас штрафуют? Примечательно, что за аналогичные прегрешения отвечать порой приходится директору или его заму, а порой – «главному специалисту». Вы также увидите существенный перекос в суммах выписываемых штрафов за разные документы разным организациям – разница в 1 000 раз!
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
