Обнаружили табели (табели учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда, наряды, табели работников, получающих компенсацию в виде молока) начиная с 2013 года. В имеющихся сводных утвержденных номенклатурах дел на 2008–2016 годы они не фигурируют. Их внесли в номенклатуру дел только на 2022 год в первый раз. Как их принять в архив для хранения на 75 лет согласно статье 586 Перечня от 2010 года?
Необходимо провести экспертизу ценности этих табелей и нарядов с участием кадровой службы (с уведомлением руководителя, которому советуем направить служебную записку).
Кадровая служба должна проверить и подтвердить, что те наименования профессий и должностей, которые указаны в случайно найденных нарядах и табелях, действительно относятся к работам с вредными и опасными условиями труда.
Производства, работы, профессии и должности в конкретной организации могут быть отнесены к тяжелым и вредным условиям труда на основании постановления Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 № 10 (с изменениями), которым утверждены списки № 1 и № 2 соответствующих наименований. Тяжелые и вредные условия труда дают право на досрочное назначение страховой пенсии по старости, поэтому в своей организации вы в будущем с большой вероятностью будете получать запросы граждан о подтверждении стажа работы в данных условиях.
При этом организация (работодатель) утверждает приказом перечни / списки работ с вредными и опасными условиями труда с указанием наименований соответствующих должностей и профессий. Наименования должностей и профессий в утвержденных перечнях должны соответствовать наименованиям, закрепленным штатным расписанием. Для сверки рекомендуем найти и ксерокопировать эти приказы, возможно, они уже обработаны, сформированы в дела с приказами по основной деятельности за соответствующие годы (2008–2016 гг.) и переданы на архивное хранение.
В зависимости от количества обнаруженных табелей учета рабочего времени и нарядов на выполнение работ, от правильности ведения и заполнения табелей, которые являются «сводными» документами по отношению к нарядам на выполнение работ, и от степени сохранности нарядов в процессе экспертизы ценности документов может...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Какие требования к составу сведений на титульном листе описи дел предъявляют архивные Правила 2023 года? Кстати, образца его оформления там нет, его показываем мы, опираясь на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016. Какие дополнительные сведения стоит включить в титульный лист описи, чтобы облегчить поиск информации в архиве? Стоит ли оформлять его к каждому годовому разделу описи? Все предлагаемые варианты мы иллюстрируем примерами.
Показываем «+» и «–» нескольких вариантов включения переходящих дел в описи дел: по году заведения дела, по году завершения дела, если дело обнаружено гораздо позже. Примеры оформления комментируем детально, алгоритм действий объясняем пошагово. В новых Правилах работы архивов организаций, утвержденных Росархивом в 2023 году, ничего не сказано о том, как описывать переходящие дела, и потому возможны вариации. Нам остается ориентироваться на принцип действия, сформулированный в Методических рекомендациях к предыдущим Правилам 2015 года, а еще можно воспользоваться региональными методическими разработками.
На примерах разбираем заполнение всех граф паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию: откуда брать данные, по какой логике что надо суммировать и где указывать. Показываем образец полностью заполненного паспорта архива.
Продолжаем тему учетных документов в архиве организации. Теперь расскажем о паспорте архива организации, хранящем управленческую документацию. Разбираться будем во всех подробностях, в т.ч. обговорим моменты, которые вы вряд ли найдете в методической литературе по его составлению. В этом номере читайте 1-ю часть статьи. Какие организации и когда обязаны составлять паспорт своего архива? На какую нормативную базу опираться? Как заполнить адресную часть и раздел «Общие сведения»? Как считается количество фондов? Что учитывать при расчете площади архивохранилища? Как вычислить его загруженность в %?
18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы
Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
