Top.Mail.Ru

Если в подразделении обнаружены ценные «старые» документы

Как передать на хранение в архив документы прошедших лет, обнаруженные в подразделении, если даже в номенклатуре дел за эти годы они не значатся? Рассматриваем ситуацию на живом примере из вопроса нашего подписчика (о табелях учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда, нарядах): кто и как определяет их ценность, каков срок хранения, как документировать передачу в архив (показываем пример оформления дополнения к описи дел по личному составу).
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Обнаружили табели (табели учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда, наряды, табели работников, получающих компенсацию в виде молока) начиная с 2013 года. В имеющихся сводных утвержденных номенклатурах дел на 2008–2016 годы они не фигурируют. Их внесли в номенклатуру дел только на 2022 год в первый раз. Как их принять в архив для хранения на 75 лет согласно статье 586 Перечня от 2010 года?

Экспертиза ценности

Необходимо провести экспертизу ценности этих табелей и нарядов с участием кадровой службы (с уведомлением руководителя, которому советуем направить служебную записку).

Кадровая служба должна проверить и подтвердить, что те наименования профессий и должностей, которые указаны в случайно найденных нарядах и табелях, действительно относятся к работам с вредными и опасными условиями труда.

Производства, работы, профессии и должности в конкретной организации могут быть отнесены к тяжелым и вредным условиям труда на основании постановления Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 № 10 (с изменениями), которым утверждены списки № 1 и № 2 соответствующих наименований. Тяжелые и вредные условия труда дают право на досрочное назначение страховой пенсии по старости, поэтому в своей организации вы в будущем с большой вероятностью будете получать запросы граждан о подтверждении стажа работы в данных условиях.

При этом организация (работодатель) утверждает приказом перечни / списки работ с вредными и опасными условиями труда с указанием наименований соответствующих должностей и профессий. Наименования должностей и профессий в утвержденных перечнях должны соответствовать наименованиям, закрепленным штатным расписанием. Для сверки рекомендуем найти и ксерокопировать эти приказы, возможно, они уже обработаны, сформированы в дела с приказами по основной деятельности за соответствующие годы (2008–2016 гг.) и переданы на архивное хранение.

В зависимости от количества обнаруженных табелей учета рабочего времени и нарядов на выполнение работ, от правильности ведения и заполнения табелей, которые являются «сводными» документами по отношению к нарядам на выполнение работ, и от степени сохранности нарядов в процессе экспертизы ценности документов может...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации»: постоянно или временно?

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации» – к документам постоянного или временного хранения? В какой строке итоговой записи к номенклатуре дел их учитывать? Когда и в какую опись включать при подготовке к передаче в архив? Разбираемся, что сказано об этом в законе об архивном деле, действующем Перечне документов со сроками хранения 2019 года и в только что вступивших в силу архивных Правилах 2023 года. В результате делаем выводы, как действовать организациям и архивным учреждениям.

Незаверенные сканированные копии документов и выписки из реестров в делах, передаваемых в архив

Читатель поднял актуальную проблему, которая легла в основу этой статьи. Стоит ли оставлять в деле, готовящемся к передаче в архив, незаверенные копии документов (например, сканы, выписки из ЕГРН Росреестра и др.), полученные через Интернет или ЕМСЭД? Можно ли считать такие дела гибридными? Данные вопросы разбираем на примере документов по оформлению права аренды или собственности на земельные участки. При отсутствии ведомственного перечня документов со сроками хранения Росреестра говорим, на какую нормативную базу можно опереться.

Когда сдавать в архив Журнал инструктажа по охране труда?

Существует Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда. Данный журнал ведется постоянно, и с течением времени у него будут появляться новые тома. В какой момент том № 1 такого журнала, в котором закончились свободные листы, будет считаться завершенным в делопроизводстве и должен быть включен в годовой раздел описи и передан в архив? Вопрос обусловлен тем, что, по информации от отдела охраны труда, в данном журнале сотрудник расписывается только 1 раз в день трудоустройства, и его подпись актуальна до момента увольнения (выхода на пенсию). В статье вашего журнала «Как завести новый журнал по новой форме вместо старого» есть такая формулировка применительно к другому журналу по охране труда (журналу противопожарных инструктажей): «Сведения о прохождении инструктажей в старом журнале абсолютно всеми работающими сотрудниками утратят актуальность, когда в новом журнале будут зафиксированы факты и сроки проведения их новых инструктажей. Тогда старый журнал учета инструктажей по пожарной безопасности можно оставить на текущем хранении». Таким образом, т.к. в журнале регистрации вводного инструктажа по охране труда подпись ставится 1 раз при приеме на работу и считается актуальной весь период работы сотрудника, то том № 1 журнала считается завершенным в делопроизводстве и может быть сдан в архив только после того, как все сотрудники, чьи подписи есть в томе № 1, будут уволены либо выйдут на пенсию? Или все-таки по завершении заполнения тома № 1 он должен быть сдан в архив не позднее 3 лет после года внесения последней записи?

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.