Объясняем, когда принято угощать посетителей в офисе. Чем лучше поить и потчевать. В каких ситуациях в каком порядке «обслуживать» людей. Как не забыть их предпочтения. Как предлагать, вносить и расставлять угощения, как потом это убирать, чтобы все было элегантно и по высшему разряду.
Сегодня все больше компаний стараются ориентироваться на клиента, выстраивать отношения «человек-человек», а не «человек-организация». Дружеско-деловая атмосфера во время встреч нацелена именно на это.
Деловая встреча или переговоры начинаются, как правило, c легкой непринужденной беседы (small talk) на отвлеченные темы, во время которой гостям подается чай или кофе. Small talk и подача напитков помогают всем участникам встречи настроиться друг на друга и создать дружескую обстановку, повышают имидж принимающей стороны в глазах деловых партнеров.
Когда принято угощать гостей и посетителей
В деловой среде принято предлагать гостям чай / кофе или прохладительные напитки в следующих ситуациях:
- Когда гость прибыл несколько раньше назначенного времени.
- Когда гость прибыл вовремя, но встреча задерживается, и посетитель вынужден ждать в приемной руководителя.
- Перед началом деловой встречи в комнате переговоров.
- Перед началом встречи в кабинете руководителя.
- В середине продолжительной беседы, примерно через 1–1,5 часа после ее начала и первого угощения.
- В перерывах между встречами и переговорами.
В первых 3-х случаях угощение вправе предложить помощник руководителя или секретарь компании.
В 4-й ситуации чай или кофе гостям предлагает сам хозяин кабинета: он решает, кого угощать горячими напитками, а кого нет. Хотя конечно бывают и исключения, когда руководитель заранее дает установку помощнику: «чай или кофе подавать всем посетителям, которые ко мне приходят». И тогда помощник руководителя еще в приемной перед началом встречи интересуется у гостей, какой напиток они предпочитают.
Наряду с чаем и кофе, посетителям можно предложить минеральную воду, сок или какой-то иной прохладительный напиток – при этом желательно, чтобы он был охлажденным.
Самостоятельно без предварительной договоренности с руководителем заходить в помещение, где проводится встреча или переговоры, и предлагать гостям чай / кофе помощнику руководителя не рекомендуем, т.к. в этом случае нарушается субординация.
Наиболее оптимальным вариантом для 5-й и 6-й ситуаций является организация кофе-пауз, которые планируются заранее и проводятся в отдельном помещении.
Как предлагать угощения
Часто в офисе можно услышать фразы: «Что-то будете? Чай, кофе, воду?», – произнесенные безразличным тоном со стороны секретаря. Подобные фразы – не самый лучший вариант в первые минуты знакомства с вами и вашей...
