Электронный документооборот для среднего и малого бизнеса: советы начинающим

В средних и малых компаниях любые траты заметно сказываются на «жизненном тонусе» фирмы. Поэтому советы профессионала могут оказаться весьма ценными. Они предостерегут вас от распространенных ошибок и помогут сделать правильный выбор в предлагаемом «море вариантов» на современном российском рынке СЭД – исходя из поставленных целей автоматизации вы подберете оптимальное решение.

Зачем?

От ответа на вопрос «Зачем вашей компании нужен электронный документооборот?» зависит, как минимум, половина успеха проекта по внедрению системы электронного документооборота (СЭД). Как ни странно, очень часто можно услышать ответ типа: «У конкурента/партнера уже есть – чем мы хуже?» Но если поставить такую цель внедрения СЭД, результаты вряд ли будут впечатляющими.

Итак, какие цели могут стоять перед компанией при внедрении СЭД? Рассмотрим возможные варианты.

Поскольку достижение каждой из этих целей последовательно увеличивает как бюджет проекта автоматизации, так и риски того, что проект не будет успешно завершен, к постановке завышенных целей следует относиться с максимальной осторожностью.

Еще одной распространенной ошибкой при внедрении системы является ожидание того, что автоматизация сама по себе поможет оптимизировать сам процесс документооборота. Но как говорят программисты в таких случаях: «При автоматизации хаоса получится лишь «автоматизированный хаос»».

Кстати, важное замечание по формированию бюджета проекта: его надо рассчитывать исходя из полного количества сотрудников компании. Пилотные проекты типа «на одном отделе попробуем» в большинстве случаев не помогут даже понять, нужен электронный документооборот компании или нет.

Когда цель поставлена, а задачи автоматизации определены, можно переходить к следующему этапу – выбору системы электронного документооборота.

Как выбрать?

Практически до второй половины 2000-х годов рынок СЭД в России был ориентирован исключительно на крупных клиентов, у малых и средних компаний не было выбора: существовал очень малый круг «коробочных» СЭД, пригодных для внедрения в компаниях такого размера. Причем в большинстве случаев эти СЭД были лишь урезанными версиями «больших» систем, а значит, стоимость покупки и сопровождения, сложность использования были не вполне адекватны ожиданиям небольших и средних компаний.

В последние годы рынок СЭД для малых и средних фирм значительно расширился: у поставщиков сформировалось видение автоматизации документооборота среднего и малого бизнеса, появилось много новых решений, ориентированных именно на этот сегмент рынка. Поэтому выбор системы электронного документооборота сейчас – достаточно непростая задача. Попробуем систематизировать процесс выбора СЭД исходя из тех целей, которые ставит перед собой компания, внедряя электронный документооборот.

Все системы электронного документооборота можно условно разделить на 3 большие группы:

  1. Системы организации архива (хранилища) документов.
  2. Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота.
  3. Комплексные системы автоматизации документооборота.

Большинство современных СЭД содержит элементы каждой из трех групп, но «полноценные универсалы» встречаются редко. Как правило, каждая система ориентирована на автоматизацию какой-то определенной группы процессов.

1. Системы организации архива документов

У термина «архив (хранилище) документов» есть два значения. Под такими системами понимают:

  • Специализированные системы хранения и обработки сверхбольших объемов документов. Такие системы необходимы узкому кругу компаний, например, организациям массового обслуживания (коммунальные услуги, госсектор, страхование, кредитно-банковский сектор). Таких систем не так уж и много, они решают достаточно узкий круг задач, и мы их в данной статье рассматривать не будем.
  • «Облегченные» системы документооборота, обеспечивающие только базовую функциональность работы с документами: централизованное хранение файлов документов и организацию доступа сотрудников к ним.

Если говорить об архиве документов как об «облегченной» системе документооборота, то в данном подходе к автоматизации документооборота наиболее популярны следующие решения:

В целом организация документооборота в виде «архива документов» имеет смысл либо для малых предприятий (с управленческим штатом менее 10 человек), либо для предприятий с небольшим объемом документооборота (до 10–20 документов в месяц). Основным бонусом таких систем является лишь их дешевизна и простота использования.

2. Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота

Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота составляют сейчас большинство предлагаемых на российском рынке СЭД. Типовые функции систем этой группы:

  • Архив документов:
    • хранение и архивирование документов,
    • поиск по реквизитам регистрационно-контрольных карточек документов, полнотекстовый поиск по документам,
    • сканирование и распознавание документов;
  • Делопроизводство (в данной группе систем блок автоматизации делопроизводства наиболее развит):
    • регистрация документов,
    • организация номенклатуры дел,
    • разграничение прав доступа.
  • Документооборот:
    • маршрутизация документов,
    • выдача поручений,
    • визуализация бизнес-процессов.

Все системы обладают практически идентичными характеристиками, но у каждой, разумеется, есть свои конкурентные преимущества. Подробную информацию о системах можно получить сайте http://www.doc-online.ru и на сайтах производителей СЭД.

3. Комплексные системы автоматизации документооборота

Эта группа систем наиболее «сильна» в автоматизации процессов, связанных с документооборотом и оперативным управлением предприятия, – выдача и контроль исполнения поручений, маршрутизация документов и пр.

Внедрение подобных СЭД, скорее, оправдано в крупных организациях (холдингах) за счет того, что системы такого класса разрабатываются только под заказ, а следовательно, имеют высокую стоимость, достаточно сложны в освоении, при внедрении требуют участия ИТ-специалистов. Однако выбор СЭД данной группы предоставляет также большие возможности по модификации системы под нужды компании, можно создать систему, сбалансированную по функциям как в области делопроизводства, так и в области документооборота.

Что дальше?

После того как определились фавориты на покупку, не забудьте учесть следующие аспекты, которые обязательно скажутся на успешности проекта внедрения СЭД:

  • Поинтересуйтесь, какие у системы возможности «на вырост», чтобы не пришлось с ростом масштаба бизнеса тратить деньги на внедрение новой СЭД.
  • При сравнении стоимости систем оценивайте полную стоимость проекта. Очень часто значительная часть стоимости скрыта в дополнительных модулях, инфраструктурном программном обеспечении, услугах по обследованию, внедрению и сопровождению системы.
  • Перед покупкой посмотрите на систему «вживую», а еще лучше – у клиентов поставщика решения. Ни одна красивая презентация или «лабораторная» демонстрация системы не покажут реальные особенности работы с ней.
  • Некоторые из представленных на рынке систем относятся к так называемым «коробочным» СЭД. Под этим подразумевается возможность установить и настроить систему собственными силами. Посчитайте, такой вариант может оказаться выгоднее, даже если придется отправить на обучение ваших ИТ-специалистов.
  • Убедитесь в том, что сотрудники вашей компании «потянут» систему – любая автоматизация обычно приводит к увеличению объема работы, особенно на этапе внедрения. Если в компании нехватка персонала – надо или увеличить его количество, или выбрать СЭД с более простыми функциями.
  • Процедура внедрения системы – важный элемент успешности проекта. Перед покупкой системы обязательно заранее спланируйте этот этап и обговорите его особенности с поставщиком решения! Очень часто без тщательной проработки этого этапа СЭД повисает «мертвым грузом» на компании.

Внедрение системы электронного документооборота – ответственный шаг для компании, в особенности для средних и малых компаний, где любые траты заметно сказываются на «жизненном тонусе». Поэтому правильность выбора СЭД и поставщика решения, учитывающих особенности работы компаний среднего и малого бизнеса, – очень важный фактор. В данной статье мы постарались дать представление о современном состоянии рынка СЭД для компаний среднего и малого бизнеса и помочь в правильном выборе системы электронного документооборота. Успехов вам.

Справка

При подборе СЭД вы можете обратиться за аналитической информацией на сайты http://www.doc-online.ru и http://www.docflow.ru, а также непосредственно к разработчикам:

  • Система «БОСС-Референт» компании «Ай-Ти». Сайт http://www.boss-referent.ru
  • Система «ДЕЛО» компании «ЭОС». Сайт http://www.eos.ru
  • Система «Евфрат-документооборот» компании «Cognitive Technologies». Сайт http://www.evfrat.ru
  • Система «CompanyMedia» компании «ИнтерТраст». Сайт http://www.intertrust.ru
  • Система «NauDoc» компании «Наумен». Сайт http://www.naumen.ru
  • Система «Акта» компании «DuxSoft». Сайт http://www.duxsoft.ru

Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 3

Олег
27.11.2019, 20:04

Лучше сразу найти подходящую систему или системы. Мы вот начинали на одной с целью экономии, а потом начали прыгать с одной на другую. В итоге нашлось то что нужно, но на это ушло время и средства. Смотрите наперед

Мелона
19.10.2015, 15:44

Я думаю, что мы вскоре будем переходить на аутсорсинг по вопросам отчетности.

Мелона
20.10.2015, 07:36 Мелона

Уже нашли подходящего специалиста?

Рекомендовано для вас

Интервью с Алексеем Апкаликовым: последние тенденции в использовании электронных подписей

Ответы на актуальные вопросы дал исполняющий обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексей Апкаликов. Какие события окончательно позволят перевести кадровые документы в цифру? Каким организациям может быть выгодно оформление электронных подписей (ЭП) своим работникам? Какие существуют ЭП по субъектам владения? На какой период выдаются и где их можно использовать? Сколько стоит их изготовление сейчас? Когда и для кого оно станет бесплатным? Может ли сотрудник, получивший подпись у работодателя, использовать ее где-то еще? Нужно ли что-то менять в случае изменения должности? Что нужно сделать при увольнении? Каких изменений нам ждать в ближайшем будущем?

Новая версия 2.7.1 формата обмена системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

В марте 2021 вступил в силу совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 № 667/233, который утвердил взаимодействие по МЭДО в новой версии формата обмена 2.7.1. Объясняем цели Аппарата Правительства РФ и даем конкретный список произведенных в МЭДО изменений. Рассказываем о сроках и порядке перевода на обновленную технологию СЭД участников обмена, взаимодействующих через МЭДО.

Проверка орфографии и грамматики в MS Word 2016

Показываем, как выполняется автоматическая проверка текста документа (как подчеркиваются ошибки и как можно управлять этим процессом). Если вы станете обращать внимание на выделение ошибок в Word, то сможете их исправлять, и тогда ваши документы станут грамотнее. Можно выполнить проверку текста на правила и русского, и иностранных языков: доступны не только английский и немецкий, но и более редкие языки – азербайджанский, арабские и многие другие.

Цифровое поведение – разумный подход

Какие цифровые следы вы оставляете и кто их анализирует. Как очищать свою историю посещений сайтов, как просматривать их в режиме «Инкогнито». Как разумнее было бы вести себя, чтобы формировать в интернете нужный вам образ для потенциальных работодателей и др. К чему приводит человека бездумное поглощение информации.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Интервью с Алексеем Апкаликовым: последние тенденции в использовании электронных подписей

Ответы на актуальные вопросы дал исполняющий обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексей Апкаликов. Какие события окончательно позволят перевести кадровые документы в цифру? Каким организациям может быть выгодно оформление электронных подписей (ЭП) своим работникам? Какие существуют ЭП по субъектам владения? На какой период выдаются и где их можно использовать? Сколько стоит их изготовление сейчас? Когда и для кого оно станет бесплатным? Может ли сотрудник, получивший подпись у работодателя, использовать ее где-то еще? Нужно ли что-то менять в случае изменения должности? Что нужно сделать при увольнении? Каких изменений нам ждать в ближайшем будущем?

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.