Это обзорная статья, которая дает общее представление о возможностях современных систем электронного документооборота.
Документационные потоки объединяют подразделения организации и отдельных сотрудников в общую информационную среду - это благо. Но организация может и захлебнуться в потоке документов. Оцените, чем могут помочь современные СЭД, как они способствуют превращению зла во благо.
При возникновении компания, будучи еще очень небольшой структурой, не придает должного внимания документообороту. Исключение составляют документы бухгалтерии и кадровой службы: требования к документообороту в этих подразделениях регулируются государством более жестко. С развитием компании объемы документной информации начинают очень быстро расти и, если компания не применяет механизмов управления информацией, то рискует достаточно быстро начать захлебываться в том потоке документов, которые сама же и порождает.
Таким образом, основные потоки документов, относящихся к общему документообороту (входящая корреспонденция, исходящая корреспонденция, внутренние документы, организационные и распорядительные документы, поручения), вместо того чтобы упорядочивать работу компании, повышая ее эффективность и конкурентоспособность на рынке, начинают ее тормозить, а сами документы - носители важнейших сведений - теряться и задерживаться. Выглядит это как обычная болезнь крупных госучреждений - бюрократическая волокита. И это начинает происходить в организациях достаточно небольших. Таким образом, отсутствие элементарных знаний о методологии управления документацией значительно усложняет ее процессы, рано или поздно приводя к коллапсу.
Во многих случаях как раз на этом этапе руководство приходит к выводу, что с нарастающей проблемой нужно что-то делать. Давайте посмотрим, чем современные СЭД могут помочь.
Исполнительскую дисциплину повысить!
Одной из важнейших причин, приводящих к внедрению в организации системы электронного документооборота (далее - СЭД), является необходимость повысить с ее помощью уровень исполнительской дисциплины.
При помощи СЭД можно наладить контроль исполнения поручений в организации. А анализируя статистику по поручениям, пользователи могут сделать выводы как об исполнительской дисциплине отдельных работников, так и подразделений и даже целых направлений деятельности компании.
Основанием для выдачи поручения может являться как распорядительный документ, так и резолюция или просто служебная потребность. В организации все выданные поручения должны быть в обязательном порядке зарегистрированы, в них должен быть четко установлен исполнитель и срок исполнения, сформулирован текст поручения, указан критерий его исполнения. Современная СЭД может обеспечить контроль срока исполнения поручения, тогда как фактическое исполнение по существу поручения контролируется уже профильным специалистом, имеющим необходимые знания и опыт в предметной области выданного...
