Мы выявили требования, которым должна удовлетворять система электронного документооборота, чтобы с ее помощью можно было организовать работу в соответствии с указанием Центрального Банка России «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов...». А потом проверили на соответствие этим требованиям две СЭД: «Directum» и «Дело».
Попытки перевести кредитные организации на полноценный электронный юридически значимый документооборот предпринимаются давно. Пожалуй, самым значимым документом в этой связи является указание Центрального Банка РФ «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета».
Из предыдущих номеров вы узнали, какие важные вопросы этот документ оставил без внимания. Но мы занимались не только критикой. В условиях недостающей методической проработки вопроса объяснили, как можно действовать: дали технологию работы и предложили формы удобных документов. А сейчас предлагаем разобраться, как в этой работе можно использовать СЭД. Ведь было бы неверно для документов, хранящихся в электронном формате, в качестве учетных использовать только документы на бумажном носителе.
Исполняя Указание ЦБ РФ № 2346-У, каждая кредитная организация стремится построить процесс организации хранения бухгалтерских документов в электронном виде как можно проще и надежнее.
С этой целью целесообразно использовать возможности различных систем электронного документооборота 1. Почему СЭД? Не проще ли будет организовать регистрацию / учет единиц хранения на бумажном носителе, в лучшем случае с помощью любимых и знакомых всем Word и Excel? Отвечая на вопрос, хотелось бы напомнить, что Центральным Банком России к хранению документов в электронном виде предъявляются некоторые требования:
- во-первых, сохраняемая информация должна быть защищена от несанкционированного доступа и документы, сохраняемые в электронном виде, должны быть сформированы по установленной на данный момент форме;
- во-вторых, документы в электронном виде обязательно должны быть подписаны аналогом собственноручной подписи ответственных должностных лиц и, что важно, должна быть обеспечена идентификация составителя документа на любом этапе работы c ДЭВ.
Первое требование Центробанка обеспечивается легко, путем формирования бухгалтерских документов из автоматизированных банковских систем.
Первичная обработка сохраняемых ДЭВ должна проводиться непосредственно на рабочем месте сотрудника банка, проводившего данные банковские операции на основании обрабатываемых им документов. Таким образом, все сотрудники операционного управления должны иметь право формировать из АБС оформленные ими документы и сохранять на каком-либо общедоступном ресурсе с целью дальнейшего переноса на отчуждаемый электронный носитель.
Необходимо отметить, что не каждый банк сможет себе позволить (с точки зрения обеспечения безопасности) осуществлять запись ДЭВ на отчуждаемые электронные носители (ЕХ) непосредственно на каждом рабочем месте сотрудника, осуществляющего формирование ДЭВ из АВС банка. Персональные компьютеры сотрудников кредитных организаций, как правило, не оснащены пишущими устройствами, а пересылка и перезапись создаваемых документов категорически запрещена.
