Органам государственной власти не удастся отсидеться в «бумажных» окопах. Во-первых, электронная почта уже стала привычным инструментом передачи информации наравне с телефоном и факсом. Во-вторых, по решению руководства страны уже начата реализация программы «Электронное правительство».
Какие требования законодательства и стандартов необходимо будет учесть при регламентации работы с электронной почтой в своих внутренних нормативных документах, в т.ч. в инструкции по делопроизводству? Как ваши коллеги уже справляются с этой задачей и что у них можно позаимствовать? Мы рассмотрели вопросы информационной безопасности, регистрации, обработки, организации хранения электронной почты и др.
Электронная почта является наиболее популярным в развитых странах мира способом обмена информацией и документами. В России электронная почта уже стала столь же привычным инструментом деловой деятельности, как телефон и факс, и все более активно используется в практике работы государственных органов. Организациям не стоит закрывать глаза на происходящие перемены, тем более что переписку по электронной почте наши отечественные суды уже начали принимать в качестве доказательств.
Разрабатывая инструкцию по делопроизводству для своей организации, важно учесть предписания действующих законов и подзаконных актов. А государственные структуры в этом смысле имеют гораздо меньшую свободу действий, чем коммерческие организации, – их деятельность регламентируется более жестко. В идеале законодательство должно быть максимально «технологически нейтральным», позволяя организациям самостоятельно выбирать наиболее приемлемые для них технологии работы.
Итак, какие же требования к государственным органам по работе с документами, полученными или отправляемыми по электронной почте, в настоящее время существуют в нашей стране?
Принципы работы едины
Главное, что надо иметь в виду: электронная почта – не вид документов, а способ их доставки. Документы, поступившие по электронной почте, должны обрабатываться по тем же принципам, что и документы, поступающие по другим каналам. Поэтому иногда достаточно в инструкции написать о том, как поступившие по электронной почте документы включаются в общий поток обработки. Здесь как раз можно ссылаться на ГОСТ Р ИСО 15489, который в равной степени относится к документам на носителях всех видов, независимо от способа их доставки.
Роль электронной почты как средства доставки отражена как в международных стандартах, так и в нормативных документах ряда российских министерств и ведомств.
Фрагмент документа
ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005 «Информационная технология. Практические правила управления информационной безопасностью»
8.7.4.1. …Электронная почта используется для обмена служебной информацией, заменяя традиционные формы связи, такие как телекс и почта. Электронная почта отличается от традиционных форм бизнес-коммуникаций скоростью, структурой сообщений, определенной упрощенностью, а также уязвимостью к неавторизованным действиям.
Фрагмент документа
Инструкция по делопроизводству в Министерстве промышленности и энергетики Российской Федерации (утверждена приказом Минпромэнерго России от 08.12.2006 г. № 3751)
2.7.6.3. …Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между структурными подразделениями как внутри Министерства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Требования законодательства и стандартов
Электронная почта упоминается в нескольких десятках законов и почти в сотне постановлений и распоряжений Правительства РФ. Большей частью, это требования об указании адресов электронной почты при взаимодейст вии государственных органов как друг с другом, так и с организациями и физическими лицами. Фактически российское законодательство признает электронную почту одним из общераспространенных каналов связи наряду с обычной почтой, факсом, телефоном и т.д.
Так, в Гражданском и Арбитражном процессуальных кодексах РФ закреплено, что в различных видах обращений в судебные инстанции могут быть указаны адреса электронной почты. Кроме того, адрес электронной почты организации вносится в ряд реестров, которые ведутся органами государственной власти2.
Следует иметь в виду, что закон «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» от 09.02.2009 г. №8-ФЗ, а также ряд других законов предусматривают возможность подачи обращений и заявлений в государственные органы в виде электронных документов, в том числе по электронной почте, а также направление в электронном виде различного рода извещений от государственных органов3. Ст. 10 закона «Об обеспечении доступа к информации...» прямо предусматривает необходимость наличия у государственных и муниципальных органов официального почтового электронного адреса.
Законодательство не устанавливает каких-либо специальных технологических требований к данному виду доставки информации, что в принципе способствует все более широкому применению электронной почты и росту ее доли в деловой переписке государственных и коммерческих организаций. Соответственно, ведомственные внутренние нормативные акты, в том числе и инструкция по делопроизводству, должны учитывать существование этого канала поступления и отправки документов.
Использование электронной почты, естественно, связано с определенными...
