Top.Mail.Ru

Использование форматов электронных документов

Интерес специалистов в области управления информацией и документацией к такому, на первый взгляд, техническому вопросу, как форматы электронных документов, не случаен. От того, кто и как выбирает форматы, зависит очень многое, начиная от удобства совместной работы над проектом документа и заканчивая затратами на обеспечение его долговременной сохранности. В данной статье будут рассмотрены вопросы, связанные не столько с техническими особенностями форматов, сколько с правовыми и организационными рамками их применения, связанными с решением задач взаимодействия различных систем и приложений, обеспечения юридической значимости электронных документов и их доступности на всем протяжении жизненного цикла (т.е. мы отдельно поговорим о наиболее пригодных форматах для оперативной работы с документами и для их архивного хранения, об открытых форматах и о том, какие форматы распространены в Интернете).

Грамотное использование электронных форматов является важным фактором, влияющим на успешность программ построения информационного общества, электронного и открытого правительств. К сожалению, в России вопросам регулирования использования форматов до сих пор уделялось недостаточное внимание, несмотря на то, что работающие с информацией и документами специалисты различных профессий прекрасно понимают важность этого вопроса и имеется зарубежный опыт, на который можно опереться.

Затягивание разработки нормативной и методической базы, связанной с использование форматов в России, серьезно увеличивает риски утраты ключевой государственной и деловой информации. Особую остроту вопрос форматов приобретает при организации долговременного хранения документов. Здесь мы многому можем поучиться у зарубежных коллег, да и обобщить накопленный опыт также было бы полезно.

Что такое форматы

Любой компьютерный файл представляют собой набор битов. Чтобы извлечь из файла содержащуюся в нем информацию, нужно понимать, что все эти биты означают. Здесь как раз и появляется понятие формата.

Файловый формат – это структурированный способ организации и кодирования данных в файле, обеспечивающий хранение, извлечение, обработку, отображение и/или передачу данных программным обеспечением. По сути формат представляет собой свод правил, позволяющих записать, а впоследствии извлечь, интерпретировать и отобразить содержащуюся в файле информацию.

Фрагмент документа

«Типовые требования к управлению электронными документами. Спецификации MoReq2», разработанные по заказу Правительства Евросоюза, 2008 (Model Requirements for the Management of Electronic Records: MoReq Specification)

Файловый формат (file format) – внутренняя структура и/или кодировка документа или компоненты, позволяющая отобразить его в виде, воспринимаемом человеком.

Замечание: примерами могут служить:

  • HTML v3.2 (файловый формат для веб-страниц);
  • PDF/A v1 (архивный файловый формат для переносимых на различные платформы документов);
  • TXT (файловый формат для простых текстов в кодировке ASCII);
  • XML v1.0 (файловый формат для расширяемого языка разметки, в свою очередь опирающийся на формат для простых ASCII-текстов);
  • Многочисленные «коммерческие» (proprietary) файловые форматы, используемые программными приложениями для персональных компьютеров – такими, например, как офисные пакеты программ.

Формат не нужно путать с расширением имени файла, которое является не более чем меткой, более или менее точно подсказывающей, в каком формате были записаны данные. За одним и тем же расширением (таким, как .doc) могут скрываться десятки различных форматов!

Форматы появились практически одновременно с первыми компьютерами, поскольку изначально многие электронные объекты были устроены достаточно сложным образом. На заре компьютерной техники чуть ли не в каждой программе использовались свои собственные уникальные форматы. Позднее потребность в обмене информацией между различными информационными системами и программами, в коллективном использовании файлов многими пользователями привела к появлению стандартизированных форматов. Число форматов уменьшилось до разумного уровня:

  • типичный офисный работник использует несколько десятков форматов, а
  • с учетом версий и устаревших форматов специалистам по управлению документами и электронным архивистам приходится иметь дело где-то с двумя-тремя сотнями файловых форматов.

Здесь важно иметь в виду, что прогресс информационных технологий не замедляется, все время появляются новые, все более сложные электронные объекты, для которых создаются и новые форматы. В этой связи в обозримом будущем проблема форматов и их стандартизации будет по-прежнему актуальна.

Пока компьютеры использовались в делопроизводстве только как инструмент для подготовки бумажных документов, выбор форматов не имел большого значения, поскольку готовый «продукт» создавался на бумажном носителе. Однако как только информационные технологии начинают активно использоваться для коллективной работы над проектами документов и для обмена информацией и документами и их хранения, как только встает вопрос об интероперабельности1 информационных систем и приложений, так сразу же возникает множество связанных с форматами проблем.

Помимо интероперабельности очень быстро возникла проблема того, что же делать с унаследованными документами, созданными в форматах, которые уже не поддерживаются используемым в настоящее время программным обеспечением, особенно если речь идет о юридически значимых электронных подлинниках.

Стандартизация форматов первоначально происходила «по факту», когда стандартом становились наиболее широко распространенные форматы. Поставщики, чье программное обеспечение становилось доминирующим на рынке, нередко могли использовать форматы, точное описание которых было известно только им, для того, чтобы «привязать» пользователей к своим продуктам и получить преимущество перед конкурентами. Со временем из-за этого возникли настолько серьезные проблемы, связанные как с интероперабельностью программного обеспечения, так и с завышенными ценами на продукцию поставщиков-монополистов и с препятствиями для мелких и средних производителей программного обеспечения, что данным вопросом, с одной стороны, заинтересовались государственные органы, а с другой – сами поставщики почувствовали необходимость создания коллективными усилиями открытых форматов.

Что от форматов ждут пользователи?

Если пользователь работает на компьютере в одиночку и ему не нужно ни обмениваться соответствующей информацией с другими коллегами и организациями, ни обеспечивать ее длительную сохранность, то для него не имеет большого значения выбор форматов.

Проблемы у пользователей возникают в тех случаях, когда:

  • требуется обмениваться информацией с другими пользователями, коллективно работать над созданием документов, представлять документы во внешние органы и организации;
  • файлы, созданные в одних программах, нужно использовать в других;
  • необходимо обеспечить долговременное хранение и доступ к информации и документам без ущерба для их доказательной силы и юридической значимости.

Когда нужно обеспечить интероперабельность систем и программных приложений, возникает потребность в широко распространенных, поддерживаемых многочисленными поставщиками форматах, которые для этого должны быть хорошо стандартизованы и их описания должны быть свободно доступны всем заинтересованным сторонам.

Форматы, используемые для длительного хранения информации, должны быть стабильными, чтобы как можно реже приходилось заниматься конверсией файлов в более современные форматы....

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Внешнеэкономическая деятельность без бумажных документов

Для принятия осознанного решения о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своим зарубежным контрагентом нужно понять принципиальные вещи. Какую экономию времени и денег дает переход в цифру (приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др.)? Как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в России? Есть ли нерешенные проблемы для практического перехода на трансграничный электронный документооборот? С партнерами из каких стран российский бизнес уже может перейти на электронный документооборот, благодаря налаженной инфраструктуре? Что делать, если интересующей вас страны в этом списке пока нет? Каков алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО? Наши ответы на эти вопросы помогут вам в принятии решения о переходе на трансграничный ЭДО.

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Как получить квалифицированную электронную подпись в УЦ ФНС России

Какие организации бесплатно получают усиленную квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России. Куда за ней обращаться и что с собой взять. Что в результате получите от налоговой. Где можно будет использовать эту электронную подпись. Автор статьи показывает алгоритм действий с учетом изменений, внесенных в 2023 году. Отмечает и проблемы, часть которых его организации удалось разрешить. Данная статья написана по материалам выступления автора на Форуме ЭДО 2023.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.