«DocsVision» – недостатки и достоинства, или Практика внедрения электронного документооборота в энергетической компании

«Мужик подумал – мужик сделал!»

Каждая уважающая себя компания не раз задумывалась о переходе с бумажного документооборота на электронный. Многие руководители анализируют те или иные представленные решения на рынке систем электронного документооборота (далее по тексту – СЭД), читают комментарии и отзывы на специализированных сайтах, спрашивают совета у своих коллег-партнеров, кто уже внедрял какие-либо программные продукты, нередко прислушиваются к «сарафанному радио». Именно к этому «радио» прислушался и наш генеральный директор. Никто ни с кем внутри компании не советовался, не анализировал, просто «мы подумали – и я решил» выбрать систему управления документооборотом и процессами «DocsVision».

Почему из множества систем мы выбрали именно «DocsVision»? Наш генеральный директор увидел данный программный продукт у одного из крупных партнеров и подумал: «А чем мы хуже?» И получилось как в поговорке: «Мужик подумал – мужик сделал!», не думая о последствиях… Так наша компания с 2010 года начала свою работу с системой управления документооборотом и процессами «DocsVision».

Чтобы понять, как эта платформа работает, давайте рассмотрим ее назначение и архитектуру.

Что такое «DocsVision»?

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «DocsVision» – это комплексная платформа, на которой реализован набор законченных приложений:

• «DocsVision» «Делопроизводство» – обеспечивает автоматизацию традиционных процессов обработки документов: автоматизация канцелярии, создание архивов, маршрутизация документов, обработка корреспонденции, контроль исполнительской дисциплины, формирование отчетности о состоянии исполнения документов;
• «DocsVision» «Управление процессами» – обеспечивает возможность автоматизации бизнес-процессов в организации. Представляет собой мощный workflow-модуль с удобным графическим дизайнером процессов. С его помощью можно моделировать сложные процессы маршрутизации документов, организовывать процедуры обмена данными, автоматического изменения состояния документов, осуществлять групповые рассылки, настраивать средства взаимодействия с другими прикладными системами и многое другое. Этот модуль предназначен для автоматизации процессного управления в организациях, в том числе в соответствии со стандартом ISO 9001:2000.

Программная платформа «DocsVision» – это еще и первый шаг при создании инфраструктуры управления знаниями.

В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени. Система «DocsVision» предназначена для работы с большим массивом информации, разделенным на следующие категории:

• Контроль исполнительской дисциплины;
• Автоматизация делопроизводства;
• Создание электронных архивов;
• Создание электронных регламентов.

Разработчик системы «DocsVision»

Разработкой системы занимается компания «DocsVision». Исторически она образовалась на базе подразделения компании «Digital Design». Все продажи и внедрения системы «DocsVision» осуществляются только независимыми предприятиями – сертифицированными партнерами разработчика.

Напрямую в России нельзя работать с компанией «DocsVision», только через представителей компании; их в России несколько. Наша компания работает с компанией «IDoc», естественно, стоимость программы, техническая и консультационная поддержка через представителей намного дороже.

Архитектура системы «DocsVision»

Далее позволим себе страничку «технического текста». Для ваших IT-специалистов он может оказаться весьма полезным, а вам даст общее представление об архитектуре этой системы.

Сервер «DocsVision» базируется на платформе «Microsoft» (Windows Server, SQL Server, IIS, а также тесно интегрируется с «Microsoft Exchange Server»). Механизмы интеграции платформы «DocsVision» обеспечивают также интеграцию с «Microsoft SharePoint» и файловой системой «Windows». Клиент «DocsVision» представляет собой ASPX-приложение, которое может интегрироваться с «Microsoft Office», включая и «Microsoft Outlook», в том числе поддерживая режим «Off-line».

Нижним уровнем системы является технологическая платформа «DocsVision», главными компонентами которой являются серверы, предоставляющие приложениям «DocsVision» соответствующие сервисы, а также конструктор решений, предназначенный для создания карточек документов и бизнес-процессов. К слою платформы относятся также модули, реализующие специализированную технологическую функциональность, и шлюзы, обеспечивающие без дополнительного программирования взаимодействие бизнес-процессов «DocsVision» с внешними системами.

В состав платформы «DocsVision» входят шлюзы к:

• Файловой системе;
• Электронной почте;
• Microsoft SharePoint;
• Microsoft Dynamics AX;
• Microsoft Dynamics CRM;
• 1С:Предприятию.

Получается, что система «DocsVision» включает в себя следующие отдельно поставляемые компоненты:

• платформу «DocsVision» со встроенными приложениями, средствами настройки и разработки решений;
• приложения – прикладные решения, построенные на платформе «DocsVision» и реализующие специализированную функциональность (например, «Административное делопроизводство» или «Рабочее место руководителя»);
• дополнительные модули – технологические компоненты, реализующие расширения интеграционных возможностей системы (например, шлюзы «DocsVision»), а также расширяющие возможности масштабирования системы (например, модуль Репликации или модуль Архивирования).

Приложения и дополнительные модули разрабатываются и распространяются как самой компанией «DocsVision», так и ее партнерами и заказчиками.

Навигатор

Основным клиентским инструментом для работы в среде «DocsVision» является Навигатор «DocsVision» (далее – Навигатор). С его помощью пользователь системы в соответствии со своей ролью и выданными правами имеет возможность настраивать иерархию личных папок, создавать и обрабатывать карточки документов и заданий, использовать подсистему маршрутизации документов и т.д.