Вы узнаете, как грамотно и корректно преподнести себя и свою организацию в электронной переписке. Кроме того, мы покажем вам несколько практических приемов экономии времени и оптимизации работы с исходящими сообщениями в самом, пожалуй, популярном почтовом клиенте – MS Outlook. В преддверии Нового года вам особенно помогут советы по осуществлению массовой рассылки новогодних поздравлений.
Ваш аккаунт в корпоративной почте
Любая уважающая себя компания давно имеет сайт, к которому привязаны аккаунты корпоративной электронной почты. Каждый сотрудник компании (в крайнем случае – каждый отдел) имеет собственный почтовый ящик. Пользоваться личными почтовыми ящиками, заведенными на бесплатных серверах Google, Yandex, Mail или Rambler, в деловых коммуникациях нежелательно, если только вы не работаете в упомянутых компаниях или не являетесь фрилансером. Но в любом случае ваше сетевое имя должно быть корректным и состоять по возможности из настоящих имени и фамилии (например, VolkovaAL@omega.ru или val@omega.ru). Согласитесь, трудно отправлять серьезное деловое предложение на адрес kisulechka@sitename.ru или superbumer@sitename.ru.
Подпись
Особое внимание стоит уделить настройкам подписи. Однажды настроенная, она будет автоматически помещаться в каждое ваше исходящее письмо. Если у вас на компьютере в MS Outlook настроены две и более учетные записи электронной почты (адресов), то подписи для них можно сделать разные (например, у одного писать данные отдела или компании, а у другого – ваши личные с должностью).
Чтобы настроить подпись, создайте новое сообщение (например, нажав в верхнем меню экранную кнопку 
), перейдите во вкладку Вставка, в отрывшейся панели «кликните» на Подпись и выберите команду подписи... См. Рисунок 1. Позже в одном списке со словом подписи... будут появляться все настроенные вами варианты, из которых вы сможете выбирать необходимый для конкретного письма.
Рисунок 1. Настройка подписи
Рисунок 2. Создание новой подписи
Рисунок 3. Настройка текста подписи
Но вернемся к созданию подписи. В открывшемся окне «Подписи и бланки» (см. Рисунок 2) нажмите на кнопку Создать. Появится небольшое окно «Новая подпись»; в предложенное поле нужно ввести имя для подписи и подтвердить его, выбрав ОК.
Затем в нижнем поле окна «Подписи и бланки» можно приступить к написанию подписи. В строке над полем вам предлагаются шрифты и набор опций для форматирования текста. Кроме того, в подпись можно вставить визитную карточку из системы Outlook, логотип вашей компании или любую иллюстрацию, а также гиперссылку на ваш сайт. Закончив работу над текстом, нажмите ОК.
Текст подписи не должен быть объемным, достаточно 3–5 строк. В подписи обязательно нужно отразить:
- ваши имя, фамилию (если в вашей сфере принято обращаться...
