Ведение журнала учета командированных работников, прибывших в организацию

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 3 / 2014

Баринова Ирина

специалист Управления делами ОАО «Куйбышевский нефтеперерабатывающий завод»

Сотрудник завода, на который прибывает в командировку более 2000 человек в год, поделилась своим опытом оптимизации работы по их регистрации. Вы узнаете, как выполнить требования приказа Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н, как можно вести Журнал учета, сколько его хранить, как оформлять отметки на командировочных удостоверениях, как можно распределить обязанности.

Что мы обязаны делать?

Все организации с выходом приказа Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» обязаны вести учет:

командируемых работников в Журнале выбытия (полностью он называется «Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации») и
прибывших в командировку работников в Журнале прибытия (полностью – «Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы»).

Формы обоих журналов утверждены приказом. Еще он требует назначения лица, ответственного за ведение этих журналов и проставление отметок в командировочных удостоверениях. Срок хранения данных журналов напрямую указан в п. 6 Порядка и составляет 5 лет.

Итак, после выхода данного приказа Минздравсоцразвития в номенклатуре дел должны быть 2 новых дела, наименование которых совпадает с официальным полным наименованием журналов, срок хранения каждого из них – 5 лет. Он отсчитывается после окончания делопроизводственного года, в котором сделана последняя регистрационная запись в журнале (например, если она датируется 23.12.2013, то первым годом хранения будет 2014-й, а последним пятым – 2018 год).

Кроме того, организации были обязаны издать приказ с назначением одного или нескольких ответственных лиц за ведение журналов и проставление отметок в командировочных удостоверениях. Если объем работы большой, то делить его между разными лицами лучше не по потокам (прибывающих и убывающих в командировку), а по подразделениям вашей организации (в которые прибывают и из которых выбывают в командировку) – так удобнее. Если организация использует стандартную форму журналов, то это нужно указать в своем приказе, сославшись на приложения № 2 и № 3 приказа Минздравсоцразвития. Уменьшать состав регистрируемой информации нельзя, но расширить можно (в этом случае дополненную форму лучше утвердить тем же приказом своего руководителя).

Фрагмент документа

Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»