Top.Mail.Ru
Вопрос
Необходимо ли включать в номенклатуру дел действующие журналы регистрации?
Отвечает

Конечно, да! Все книги и журналы регистрации (писем, приказов, доверенностей, распоряжений, договоров, командировочных удостоверений, обращений граждан, личного приема граждан руководителями организации и т.п.), базы данных СЭД, в которых регистрируются документы, т.е. абсолютно все учетные документы подлежат включению в номенклатуру дел организации.

Книга или журнал учета представляют собой одновременно и документ, прошитый и заверенный с целью обеспечения его целостности, и своеобразное «дело». Оно может учитываться в номенклатуре дел как «переходящее», если в организации журнал используется до тех пор, пока не закончатся его листы. Например, журнал выдачи командировочных удостоверений (в кадровой службе) или журнал регистрации командировочных удостоверений (обычно в службе делопроизводства ведется для тех, кто прибыл в организацию в командировку) могут вестись в течение нескольких лет при условии, что номера документам будут присваиваться в пределах каждого нового календарного года.

Но книги и журналы могут представлять собой несколько томов одного «дела», если в них учитываются документы, образующие большой документопоток. Например, журнал регистрации поступающих документов (от клиентов и контрагентов) может вестись как учетный документ в течение года, но по мере внесения записей, когда один журнал уже заполнен, для продолжения регистрации заводится / открывается новый журнал. Страницы нового журнала нумеруются с 1 по n-й номер, журнал прошивается, к нему оформляется удостоверительная надпись. Но вот регистрация поступающих документов в этом новом журнале продолжается в валовом порядке номеров в пределах календарного года, а не начинается с первого номера. В конце года образуется несколько томов /частей данного журнала / «дела».

В номенклатуре дел учетные документы располагаются обычно с учетом степени значимости дел в конце каждого ее раздела, после заголовков категорий дел с перепиской и перед заголовками дел с документами об организации делопроизводства (номенклатура дел, описи дел и акты о выделении к уничтожению документов). Регистрационные базы данных, журналы и книги учета ведутся в основном как «переходящие» дела, о чем в графе «Примечание» номенклатуры дел делается соответствующая отметка. См. Пример 1.

Пример 1. Описание журналов регистрации в номенклатуре дел службы делопроизводства (сроки хранения определены по типовому Перечню 2010 г.)
Пример 2. Систематизация взаимосвязанных дел в номенклатуре дел юридического отдела (сроки хранения определены по типовому Перечню 2010 г.)
Пример 3. Систематизация взаимосвязанных дел в номенклатуре дел службы делопроизводства(сроки хранения определены по типовому Перечню 2010 г.)

Но в процессе систематизации заголовков в номенклатуре дел можно соблюдать принцип их расположения не только по степени значимости, но и во взаимосвязи, что в последнее время стало хорошей практикой организаций, поскольку после сдачи в архив учетные документы выполняют в нем справочную и поисковую функции. То есть сразу после заголовка дела, содержащего название вида/видов документов, связанных определенным вопросом/содержанием, в номенклатуру дел вносят заголовок учетного документа (книги/журнала), в котором регистрируются эти документы.

В Примере 2 показано, что в юридическом отделе журнал регистрации доверенностей будет храниться столько же, сколько и сами доверенности, поскольку в архиве он будет выполнять справочную функцию. В Примере 3 тоже показана систематизация взаимосвязанных дел.

Номенклатура дел как документ выполняет учетную функцию, т.е. в ней должны быть закреплены и идентифицированы все документы, которые составляют / будут составлять документальный фонд организации (он одновременно является и ее имуществом, и нематериальным активом).

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 8

Ульяна
01.11.2016, 10:37

Добрый день! Подскажите пожалуйста, на нашем предприятии ведутся элект.журналы заявок для выполнения работ (в формате EXCEL) находятся они на сервере предприятия. Как их учитывать в номенклатуре дел? Сроки хранения. Спасибо!

Кулешова Людмила Юрьевна
31.03.2017, 22:21 Ульяна

Ответ на Ваш вопрос см. здесь

Анонимный гость
22.11.2016, 13:24 Ульяна

Учитывать так же, как и документы на бумажном носителе, с пометкой "(в электронном виде)"

Елена
11.12.2015, 21:10

Подскажите пожалуйста, в номенклатуру должны включаться только документы, которые были зарегистрированы в отделе делопроизводства? Если документы не проходили регистрацию в отделе делопроизводства (например, бухгалтерские документы, документы отдела кадров), то они не включаются в номенклатуру дел?

Анонимный гость
18.06.2020, 09:35 Елена

В номенклатуру включаются все дела и журналы всех отделов организации

Галина
17.03.2014, 07:43

Подскажите, если приказы регистрируются в электронной базе данных, то как это должно отражаться в номенклатуре? Нужно ли делать распечатку из этой базы? И как часто? Регистрация входящих/исходящих документов ведется так же в электронной базе, ее то же следует распечатывать и как часто?

Дмитрий
04.12.2013, 16:34

А вот и нет! По крайней мере при наличии журнала учета журналов, который в обязательном порядке должен быть включен в номенклатуру, можно этого не делать, регистрируя в нем остальные журналы.

Администратор
10.12.2013, 13:31 Дмитрий

Журнала учета журналов в обычном делопроизводстве не бывает. Это делают только в конфиденциальном делопроизводстве, и то - иногда...
Не надо ничего изобретать, надо знать функции самой номенклатуры дел, которая выполняет функции и учетного документа тоже. Весь учет журналов осуществляется в номенклатуре, а не в журнале учета журналов.

Рекомендовано для вас

Архив входит в общий отдел. Как составить Положение о нем?

По структуре нашей организации (АО) архив входит в состав общего отдела. Необходимо ли издание отдельного Положения об архиве, если функции прописаны в Положении об общем отделе?

Головная компания присылает дочерней ЛНА. Как их внедрить?

Порядок согласующих лиц при разных способах проведения согласования

Как в приказах (и листах согласования) должны расставляться фамилии и должности согласовывающих: по алфавиту фамилий, по значимости должностей? Чем регламентирован этот момент?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?

Как оформить реквизит «Приложение» в случаях, когда: 1. Письмо и приложение к нему оформлены на бумажном носителе, но отправлены адресату будут только их скан-копии по электронной почте? 2. Письмо оформлено на бумажном носителе, а приложение к нему только в электронном виде, адресату письмо с приложением будет направлено по электронной почте? Что при этом написать на документе-приложении и в самом письме? Покажите, пожалуйста, как это грамотно оформить.

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?