Можно ли поменять номер «переходящего» журнала регистрации и как это сделать?

Вопрос
Прошу вас подсказать, как правильно cделать? Мы несколько лет ведем журнал под номером 01-01/0001, на титульном листе написан данный номер. В этом году мы утверждаем новую номенклатуру дел, где номер данного журнала в связи с добавлением других дел сместился на порядок ниже. Журнал пока не закончился, практически половина журнала еще пустая. Должны ли мы переделывать титульный лист журнала, т.е. написать на «старом» журнале новый номер по номенклатуре дел или продолжать журнал со старым номером?
Отвечает

Действительно, журнал представляет собой и учетный документ, и своеобразное «переходящее» дело, которое должно быть включено в номенклатуру дел. Рекомендуем решение вопроса об индексировании журнала принимать в зависимости от актуальности и цикла жизни самой номенклатуры дел.

Составление номенклатуры дел – сложная и трудоемкая аналитическая работа, поэтому ее схема классификации и систематизация заголовков каждый год существенно не перерабатываются. Новая номенклатура дел разрабатывается примерно 1 раз в 5 лет и, конечно же, в случае коренного изменения структуры и функций организации. Причем 5 лет – это управленческая норма, т.к. любая организация с точки зрения организационного развития через 5 лет представляет собой совсем иную организационно-функциональную структуру, чем в момент создания. Срок действия почти всех внутренних нормативных правовых и организационных документов, к которым возможно отнести и многофункциональную номенклатуру дел (она является и классификационным справочником, и учетным, организационным и плановым документом одновременно), составляет, соответственно, эти же 5 лет. Кстати, организации-источники комплектования архивов должны согласовывать номенклатуру дел с архивным учреждением также каждые 5 лет и в случае своей существенной реструктуризации.

Ежегодно в процессе переутверждения номенклатура дел только уточняется. Изменения ручкой или даже карандашом можно в течение всего года вносить в рабочий экземпляр номенклатуры дел, с которым работает в текущем режиме служба делопроизводства: уточняются, как правило, формулировки заголовков и иногда – сроки хранения дел, вносятся новые дела и даются соответствующие заголовки резервным номерам; если номенклатура дел правильно составлена, то изменения в порядок расположения дел намечаются для следующей номенклатуры не часто. На основании текущего рабочего экземпляра номенклатура дел переоформляется, утверждается первым руководителем организации (лучше – приказом, а не просто грифом утверждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В этом случае классификационная схема номенклатуры, систематизация заголовков дел в пределах ее разделов не должны подвергаться коренным изменениям. Журнал как «переходящее» дело с уже присвоенным индексом может сохранять свое место в схеме расположения заголовков дел, закрепленной номенклатурой дел, и свой индекс («старый номер»). В этой ситуации ежегодного переутверждения номенклатуры дел действительно будет соблюдаться рекомендация п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002), в соответствии с которой заголовки «переходящих» дел «...вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом». Не будет считаться какой-либо существенной ошибкой нарушение порядка расположения дел в соответствующем разделе номенклатуры дел, и каждый год «смещать» журнал и изменять его индекс не следует. Подходите к делу организационно правильно и практично.

Существенно перерабатывается номенклатура дел (фактически разрабатывается заново) один раз в 5 лет и каждый раз при коренном пересмотре структуры и функций. Вот в процессе такой ее разработки и следует привести в соответствие с действующими правилами порядок расположения заголовков дел в пределах новой схемы классификации (новой структурой организации, если это схема структурного типа; новыми наименованиями направлений деятельности и функций организации, если эта схема производственно-отраслевая или функциональная). Этот порядок расположения заголовок дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и взаимосвязью дел. Изменить «старый номер» переходящего журнала и закрепить его новый индекс в номенклатуре дел можно именно в этот момент.

Причем учитывайте, что в номенклатуре дел (в каждом ее разделе) систематизация заголовков следующая:

  1. Вначале располагаются дела с организационными документами самой организации (в структурных подразделениях могут находиться оригиналы или копии).
  2. Распорядительные документы вышестоящей организации (копии) и распорядительные документы самой организации (подлинники; в структурные подразделения могут быть направлены копии, которые хранятся в деле подразделения и фиксируются в его номенклатуре дел).
  3. Плановые и отчетные документы по степени значимости планируемых/отчетных направлений деятельности и самих документов (финансовые, производственные, реализации; годовые, квартальные, месячные, еженедельные).
  4. Договоры по видам сделок (журналы их регистрации и переписка по договорам).
  5. Дела и досье с документами по функциям организации или структурного подразделения, в том числе относящиеся к специальным системам документации (проекты, чертежи, схемы, клиентские досье и т.п.).
  6. Переписка (в зависимости от значимости вопросов и адресатов).
  7. Учетные документы (существующие самостоятельно книги, журналы, электронные файлы, таблицы, базы данных для учета и идентификации).
  8. Документы об организации делопроизводства и архивного дела (в службе делопроизводства и в структурных подразделениях, включая и саму номенклатуру дел).

Систематизацию (порядок расположения) заголовков дел приводим так подробно, потому что большой вопрос вызывает индекс самого журнала: 01-01/0001.

Первая часть индекса дела по номенклатуре дел – это индекс структурного подразделения, в номенклатуре дел (структурного типа) первым обычно указывается подразделение, ответственное за делопроизводство (канцелярия, управление делами, отдел делопроизводства и т.п.). Вторая часть индекса – номер дела по номенклатуре дел, и это должно быть дело с организационными документами самой организации (оригиналы в службе делопроизводства, см. пункт 1 приведенного выше списка), а не журнал, который относится к категории учетных документов (см. пункт 7 приведенного выше списка). Идентификатор («старый номер») собственно самого журнала как документа 0001 может состоять из четырех знаков, но в данном случае он означает, что несколько подобных журналов в год заводится при большом объеме учитываемых документов, и предполагается, что в организации в календарном году заводятся журналы 0002, 0003, 0004, 0005 и т.п. «Читая» данный индекс, можно сделать вывод, что «старый» журнал не может и не должен быть «переходящим» делом. А если он переходит на следующий год наполовину пустым, то дополнительные знаки 0001 после дроби являются лишними.

Журналы как учетные документы разрешается вносить в номенклатуру дел вместе с основными учитываемыми документами на основе принципа их взаимосвязи. И хранятся они в течение такого же срока, что и учитываемые в них документы (см. Пример 1).

Пример 1. Систематизация взаимосвязанных дел в номенклатуре дел службы делопроизводства (сроки хранения определены по Перечню типовых управленческих архивных документов... 2010 г.)

Помимо Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002), при разработке номенклатуры дел рекомендуем учесть требования Основных правил работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263; сохраняют свой нормативный характер). Рекомендация о сохранении одинаковых индексов для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (направлений деятельности) содержится в обоих документах, а рекомендация о сохранении индексов переходящих дел в пределах календарных годов – только в Основных правилах работы архивов организаций.

Если номер журнала все-таки надо изменить, то старый номер не зачеркивается, а ниже названия разновидности журнала делается отметка об изменении индекса, например:

  • «С 01 января 2014 г. присвоен № 01-05/0001» или
  • «С 11 января 2014 г. присвоен индекс № 01-05».

Отметку удостоверяет служба делопроизводства или руководитель / сотрудник того структурного подразделения, в котором ведется этот журнал.

Пример 2. Исправление «старого» номера на обложке журнала:
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Rodopa
10.11.2015, 14:19

Здравствуйте, прошу помощи в компетентной консультации. В связи с окончанием формирования (за ненадобностью) переходящее дело (2012-2015) изъято из номенклатуры дел нового года и отложено на хранение в подразделении до окончания срока (до 2020 г.). Вопрос: указывать ли хранящееся, но не "работающее" дело в НД подразделения на след.год или достаточно на его месте поставить РЕЗЕРВ? Тогда след. вопрос: можно ли занимать новым сформированным делом данный резерв, скажем, уже в 2016 году? Очень большое спасибо за ответ!

Рекомендовано для вас

Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД

Наша компания состоит из нескольких юридических лиц, входящих в группу компаний, использующую единую внутреннюю СЭД. Руководство решило часть процессов (ознакомление с приказами, согласование документов) и документов (служебные записки, заявки, накладные на перемещение ТМЦ и др.) перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Какие наши действия, чтобы оформить все верно? 1. В группе компаний есть документ, который говорит, что документооборот в ней ведется в СЭД 1С. 2. Будет приказ об утверждении Положения об использовании ПЭП с указанием перечня документов, которые переходят в электронный вид, т.е. подписанные ПЭП. 3. Будет соглашение с каждым сотрудником, подписанное собственноручной подписью работника, о его согласии на использование ПЭП. Необходимо ли заключать соглашение об использовании ЭДО между нашими обществами, входящими в группу компаний, во внутреннем документообороте или достаточно вышеуказанных документов № 1–3?

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?