В начале года на сайте Росархива (archives.ru) в представлении «Документы», в разделе «Методические пособия, рекомендации, перечни» с пометкой «new!» опубликован отчет о НИР от 29.05.2013 № 016-2, который выполнен научным учреждением, имеющим статус «флагмана» нашей отрасли, ВНИИДАДом. Тема исследования сформулирована чрезвычайно актуально, а ожидаемые результаты могли бы обеспечить условия для перехода на реальный и эффективный электронный документооборот не только в государственных органах и органах местного самоуправления, но и действительно дать методологию для дальнейшего развития и совершенствования практически всех систем электронного документооборота, имеющихся на рынке. Итак, рассмотрим отчет о НИР «Архивоведческие и документоведеческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти» и сделаем выводы.
Актуальность и задачи
Требования разработаны в 2013 году в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 годы)», которая предполагает исследование современных процессов документационного обеспечения управления и электронного документооборота. Задачи разработки Требований сформулированы во введении к отчету о НИР. Это:
- анализ действующей нормативной правовой и нормативно-методической базы, на которой создаются и функционируют системы электронного документооборота (далее – СЭД или СУД) и межведомственного электронного взаимодействия;
- обобщение опыта разработки и функционирования СЭД в федеральных органах исполнительной власти (далее – ФОИВ);
- разработка собственно архивоведческих и документоведческих требований к СЭД, которые применяются во внутренней деятельности ФОИВ;
- создание теоретической базы для практического использования сформулированных требований при разработке СЭД ФОИВ (действительно, нет ничего практичнее хорошей теории!);
- подготовка предложений и рекомендаций по изменению нормативной правовой и научно-методической базы организации делопроизводства и архивного хранения документов в условиях применения СЭД (к сожалению, в опубликованном научном отчете рекомендации отсутствуют).
Актуальность разработки Требований обусловлена тем, что создание, использование и хранение документов в информационных системах должны рассматриваться как взаимосвязанные части единого процесса управления документами в СЭД, без чего невозможен реальный переход на безбумажный документооборот. Кроме того, очень важно с позиций документоведения и архивоведения гармонизировать:
- требования, закрепленные Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) и
- положения Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (утв. приказом Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221; далее – Требования Минкомсвязи).
Структура
Структура Требований обусловлена задачами исследования. Но вместо анализа нормативной базы и нормативных положений, на которых должны базироваться требования к СЭД с позиций документоведения и архивоведения, самый большой объем текста научного отчета (с. 14–32) занимает ее обзор. Как и любой обзор, раздел 1 «Обзор нормативных и методических документов, устанавливающих требования к организации делопроизводства и СЭД федеральных органов исполнительной власти» не содержит обоснований и выводов. В нем кратко излагаются основные положения стандартов ИСО (ISO 15489-1:2001; ISO 23081-1: 2006; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007), чуть более подробно – требования двух редакций MoReq и достаточно подробно – Требования Минкомсвязи. Причем MoReq представляется как своего рода «протокол обмена» между разработчиками и заказчиками / пользователями СЭД, что небесспорно.
Методические разработки, выполненные под эгидой Росархива (рекомендации о создании документов исключительно в электронной форме, о разработке инструкций по делопроизводству) не упоминаются. В целом по разделу отсутствуют выводы о нормативной базе формирования конкретных документоведческих и архивоведческих требований к информационным системам органов исполнительной власти, т.е. о разработке методологии управления документами в СЭД ФОИВ.
Второй раздел «Практика применения СЭД в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти» в соответствии с задачами исследования должен был бы содержать анализ и предложения по функциональным возможностям СЭД. Сотрудники служб делопроизводства уже давно требуют разработки единых унифицированных форм (шаблонов) для создания документов, единой системы конкретных классификаторов для ФОИВ (а не подгрузки целиком ОКУД или ОКВЭД, на выбор необходимого значения из которых уходит от 5 до 20 мин.) и разработки единых методических подходов к организации документопотоков с учетом взаимодействия с «внешним» контуром документооборота –...
