Функциональные требования к СЭД с позиций современного управления документами

Современное толкование понятия документационного обеспечения управления (ДОУ) означает целенаправленную деятельность по управлению документами. Давайте посмотрим, что должна уметь СЭД, чтобы облегчить вам эту задачу.

Развитие и продвижение проектов внедрения систем электронного документооборота (СЭД) в организациях и создание условий для доверия к электронным документам (ЭД) предусматривается новой Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 гг. (утв. Указом Президента РФ от 09.05.2017 № 203). Доверие должно быть обеспечено, прежде всего, за счет разработки и применения отечественного:

• общесистемного и прикладного программного обеспечения,
• криптоалгоритмов и средств шифрования,
• оборудования и пользовательских устройств,

т.е. одновременно в масштабах страны должна реализоваться задача импортозамещения.

А на уровне конкретной организации доверие к ЭД может обеспечиваться за счет правильного управления документами и реализации в СЭД всех делопроизводственных операций и транзакций с документами.

Современные СЭД, представленные на отечественном рынке, уже прошли путь от реализации простой функции «транспорта» (т.е. движения документов) до функций обеспечения коллективной работы, идентификации документов, оперативного хранения за счет включения (capture) документов и информации о них в систему.

Включение документов в СЭД предполагает внесение информации о документе во входную форму СЭД и помещение в нее электронного образа документа (скан-копии). Этот способ реализован практически в любой СЭД.

А вот второй способ включения – создание документа в СЭД в статусе электронного оригинала – до сих пор не рассматривается как типовое функциональное решение. Но без его реализации невозможен реальный безбумажный документооборот, делопроизводство и переход СЭД по своим функциональным возможностям в статус систем управления документами (СУД), систем управления контентом (ЕСМ) и систем управления данными.

При проектировании СЭД службе делопроизводства необходимо руководствоваться концепцией управления документами, базироваться на требованиях нормативных правовых актов, помнить о методологии документоведения, архивоведения и учитывать опыт лучших практик. Сориентируем вас, как можно реализовать все эти задачи.

Принципиальный подход

Одним из главных принципов работы с документами является принцип методического единства делопроизводства и архивного дела. Именно тот документ, который создается в делопроизводстве, будет подвергнут экспертизе ценности, в т.ч. по критериям содержания и оформления, и выделен (или нет) для архивного хранения как нематериальный актив организации, который имеет ценность и может служить доказательством законности владения активами, принятых решений, истории развития. А в необходимых случаях документ может быть передан и на государственное или муниципальное хранение.

Действие данного принципа объективно должно проявляться в том, что во входных формах СЭД в состав обязательных полей, которые поддерживаются соответствующими классификаторами, должны включаться определенные параметры документа, определяющие его хранение (показаны в Примере 1).

Не случайно Международный совет архивов с 2005 года в своих рекомендациях призывает включать ответственных за архивы организаций в число инстанций обязательного согласования проектов СЭД и соответствующих технических заданий.

Важнейшим также является принцип единства работы с документами независимо от их формы – бумажной или электронной, на котором должны основываться все функциональные требования к СЭД.

Задачи документооборота в СЭД

При проектировании СЭД очень важно понимать сущность документооборота, который реализуется с помощью информационной системы. Главное в нем – не просто движение, а четкая маршрутизация каждого документопотока. Для их вычленения надо использовать параметры документопотоков:

• виды и разновидности документов, цели их создания и содержание (для создания документов могут быть спроектированы несколько входных форм, которые идентифицируют документы по классификаторам видов документов / типовых форм, вопросов и направлений деятельности);
• вопросы / участки деятельности / функции органа управления, где создаются документы того или иного вида и разновидности;
• полномочия структурных подразделений и должностных лиц (что очень важно для управления правами доступа и для состава документов в пределах документопотоков);
• сроки исполнения («исполняемость»), которые во входной форме отражаются в полях:
• подлежит контролю исполнения (да / нет);
• срок исполнения (типовой / индивидуальный);
• конкретная дата срока исполнения (в СЭД поддерживается счетчиком дат и функцией «Календарь»).

При формулировании функциональных требований решающую роль играют принципы организации документооборота, которые должны быть реализованы с помощью СЭД:

• оптимальность (документопотоки по функциям и задачам деятельности руководителей, подразделений и сотрудников-исполнителей должны...