Что копится в СЭД?

Задача создания полноценного электронного архива при существующей нормативной и методической базе в России сродни научно-исследовательской работе – до многого придется доходить самим. Но для начала надо понять, что подразумевается под такой задачей, которую может поставить перед начальником службы ДОУ руководитель организации.

Если документы в СЭД не создаются в статусе электронных оригиналов, то за счет чего будет формироваться электронный архив? Многие СЭД работают только со скан-копиями бумажных оригиналов и электронными проектами опять же бумажных оригиналов.

В СЭД должно быть создано структурированное хранилище, в котором прежде всего:

• карточки документов,
• электронные копии и 
• электронные оригиналы (если они есть!).

Потом в СЭД проводится выборка по метаданным (срок хранения, в архив – не в архив) и формируется чаще всего фонд пользования, состоящий из электронных копий, которые нужно удостоверять, чтобы они были заверенными копиями. Все нужное – в архив, конвертация и перенос в другую систему. Все ненужное – на оперативное хранение и потом уничтожение.

Так что сначала следует грамотно организовать текущее оперативное, а потом и архивное хранение документов вообще, а уже потом осваивать «электронный архив» как технологию. Но народ зависит от руководства, которое порой ставит задачи как для Золушки...